De tabel Taken

Gebruikers met de rol van Taakindiener kunnen alleen de taken bekijken die ze hebben ingediend. Gebruikers met de rol van Taakindiener & kijker kunnen alle taken bekijken.

Ingediende taken zijn beschikbaar op RICOH TotalFlow Producer totdat ze worden verwijderd.

Wanneer u de toepassing voor het eerst opent, worden enkele voorbeeldtaken weergegeven in de tabel Taken.

De kolommen in de tabel Taken tonen standaard de volgende taakinformatie:

• ID - een uniek nummer dat TotalFlow Producer aan elke taak toewijst. Het bestaat uit het bestelnummer, gevolgd door het nummer dat het bestand binnen de bestelling heeft.
• Status - toont de huidige status van de taak. Een taak kan een van deze statussen hebben:

  Taakverwerking	Nieuwe taak (standaardtaakstatus toegewezen aan alle nieuwe taken) Bezig met virusscan Bestand in quarantaine geplaatst Taak wordt verwerkt Taak voltooid Fout:
  Verzenden naar hotfolder	Verzenden naarnaam hotfolder Verzonden naar naam van hotfolder
  Verzenden naar printer	In wachtrij voor printernaam In afdrukwachtrij geplaatst op printernaam Onderbroken op printernaam Bezig met verwerken op printernaam Wordt afgedrukt op printernaam Afgedrukt op printernaam Gepauzeerd op printernaam Opgeschort op printernaam Geannuleerd op printernaam Afgebroken op printernaam
  Preflight	Preflight in behandeling Bezig met uitvoeren van preflight
  Conversie naar PDF	Bezig met converteren naar PDF
  PDF afvlakken	PDF afvlakken

• Taaknaam - als u geen andere naam kiest, wordt de naam van het PDF-bestand de taaknaam.
• Status Preflight - toont of het bestand de preflightvalidatie heeft doorstaan.

  De status Preflight is beschikbaar met een abonnement op RICOH TotalFlow Producer Advanced.

• Datum ingediend - de datum en tijd waarop de taak is ingediend.
• Vervaldatum- de datum waarop de taak klaar moet zijn.
• Klant - als een klant de bestelling heeft ingediend, wordt hier hun Klant-naam weergegeven. Als u de bestelling hebt ingediend, is het veld leeg.
• Kopieën - het aantal af te drukken kopieën.
• Pagina's - het aantal pagina's in het PDF-taakbestand.
• Dubbelzijdig - geeft aan of de taak op beide zijden van het papier wordt afgedrukt of niet.
• Nieten - specificeert het type nietje dat op de vellen papier wordt toegepast nadat de taak is afgedrukt.
• Perforeren - specificeert het type perforatie dat op de vellen papier wordt toegepast nadat de taak is afgedrukt.
• Kleur/zwart-wit - specificeert de inktkleur die nodig is voor de taak.
• Papierformaat - specificeert het papierformaat dat nodig is voor de taak.

  U kunt er ook voor kiezen om andere taakinformatie weer te geven in de tabel Kolommen beheren:

• Toegewezen aan - de medewerker die verantwoordelijk is voor het bewaken van de taak.
• Bestemming - de printer of de hotfolder waarnaar de taak is verzonden.
• Bestellings-id - de ID van de bestelling waar de taak deel van uit maakt.
• Naam bestelling - de naam van de bestelling waar de taak deel van uit maakt.
• Indieningsmethode - geeft op of de taak vanuit de gebruikersinterface of via e-mail is ingediend.
• Ingediend door - geeft het e-mailadres van de indiener weer.

Op basis van uw abonnement en de toegangsrechten van uw gebruikersaccount kunt u de volgende acties uitvoeren in de tabel Taken:

• Taken indienen

  Klik in de rechterbovenhoek van de op de knop Taak indienen.

• De kolommen beheren die in de tabel worden weergegeven.

  Klik op , het pictogram Tabelinstellingen, en selecteer vervolgens Kolommen beheren.... Selecteer welke taakeigenschappen u wilt weergeven in de tabel Taken en stel hun volgorde in.

• Taken sorteren.

  Klik op een kolomkop om de taken in die kolom oplopend of aflopend te sorteren.

• Taken filteren.

  Klik op , het pictogram Zoeken, en typ een tekenreeks om de taken te filteren.

• Taken groeperen.

  Klik op pijl naast de titel van de tabel Taken en selecteer een van de groeperingsmethoden:

  • Taken gegroepeerd op klant

    Klantgebruikers kunnen de taken van andere klanten niet zien en hebben geen toegang tot deze optie.

  • Taken gegroepeerd op indiener

    Gebruikers met de rol van Taakindiener kunnen alleen hun eigen taken bekijken en hebben geen toegang tot deze optie.

  • Taken gegroepeerd op status
  • Taken gegroepeerd op vervaldatum

• De taak- of bestellingsgegevens bewerken.

  Klik met de rechtermuisknop op een taak en selecteer Bestellingseigenschappen.... Als u een abonnement hebt op Base, wordt het dialoogvenster Taak bewerken geopend. Als u een abonnement op Advanced of een proefabonnement hebt, wordt het dialoogvenster Bestelling bewerken geopend en is de taak al geselecteerd.

• PDF-taken in de Editor Taakeigenschappen bewerken.

  Klik met de rechtermuisknop op een PDF-taak en selecteer Taakeigenschappen.... U kunt verschillende instellingen opgeven, zoals lay-out, papier, afwerking, kleur, afdrukkwaliteit en instellingen voor het vijfde station en voor-/achterbladen, tussenbladen of uitzonderingspagina's configureren. De meeste wijzigingen worden in realtime weergegeven, zodat u een voorbeeld van de uiteindelijke uitvoer kunt bekijken.

• Het PDF-taakbestand bekijken.

  Klik met de rechtermuisknop op een PDF-taak en selecteer Weergeven.... Als u een Base-abonnement hebt, wordt het bestand geopend in de PDF-viewer. U kunt door de pagina's navigeren, de weergave-instellingen aanpassen of het document afdrukken naar een lokale printer. Als u een abonnement op Advanced of een proefabonnement hebt, wordt het bestand in de PDF Editor geopend. U kunt door de pagina's navigeren, de weergave-instellingen aanpassen, opmerkingen of tekeningen toevoegen en het document doorzoeken.

• Het PDF-taakbestand bewerken in de PDF Editor.

  Klik met de rechtermuisknop op een PDF-taak en selecteer PDF weergeven en bewerken.... De PDF Editor wordt geopend en u kunt verschillende soorten aantekeningen maken: tekst verbergen, pagina's opnieuw ordenen, opmerkingen, markeringen, tekeningen en handtekeningen toevoegen en meer.

• Het taakbestand downloaden.

  Klik met de rechtermuisknop op een taak en selecteer Downloaden.

• Handmatig ondersteunde Microsoft Office-bestanden en afbeeldingen converteren naar PDF.

  Klik met de rechtermuisknop op de taak die u wilt converteren en selecteer Converteren naar PDF.

• Handmatig de status van de taak wijzigen.

  Klik met de rechtermuisknop op een taak of een groep geselecteerde taken en selecteer Status wijzigen in.... Selecteer vervolgens een taakstatus in het menu.

• Aangepaste taakstatussen toevoegen.

  Klik met de rechtermuisknop op een taak of een groep geselecteerde taken en selecteer Status wijzigen in.... Selecteer vervolgens Instellingen taakstatus.... Maak een aangepaste taakstatus die u kunt gebruiken wanneer u de taakstatus handmatig wijzigt.

• Versies van taakbestanden beheren.

  Klik met de rechtermuisknop op een taak en selecteer Versiegeschiedenis....

  U kunt een aangepast bestand herstellen naar de vorige versie en een bestandsversie downloaden of verwijderen.

• Taken verwijderen.

  Klik met de rechtermuisknop op een taak of een groep geselecteerde taken en selecteer Taken verwijderen....

• Taken verzenden naar preflight, hotfolders of printers.

  Selecteer een of meer taken en sleep ze over een van de pictogrammen aan de rechterkant.

  • - Preflight
  • - Hotfolders
  • - Printers
  Zet de taken vervolgens neer op een van de beschikbare items in het paneel.