De tabel Taken

Gebruikers met de rol Taakindiener kunnen alleen de taken bekijken die ze hebben ingediend. Gebruikers met Taakindiener & kijker-rollen kunnen alle taken bekijken.

Ingediende taken zijn beschikbaar op RICOH TotalFlow Producer totdat ze worden verwijderd.

Wanneer u de toepassing voor het eerst opent, worden enkele voorbeeldtaken weergegeven in de tabel Taken.

De kolommen in de tabel Taken tonen standaard de volgende taakinformatie:

• ID - een uniek nummer dat TotalFlow Producer aan elke taak toewijst. Het bestaat uit het bestelnummer, gevolgd door het nummer dat het bestand binnen de bestelling heeft.
• Status - toont de huidige status van de taak. Een taak kan een van deze statussen hebben:

  Taakverwerking	Nieuwe taak (standaardtaakstatus toegewezen aan alle nieuwe taken) Bezig met virusscan Bestand in quarantaine geplaatst Taak wordt verwerkt Taak voltooid Fout
  Verzenden naar hotfolder	Verzenden naarnaam hotfolder Verzonden naar naam van hotfolder
  Verzenden naar printer	Verzenden naar printernaam In afdrukwachtrij geplaatst op printernaam Onderbroken op printernaam Bezig met verwerken op printernaam Wordt afgedrukt op printernaam Afgedrukt op printernaam Gepauzeerd op printernaam Opgeschort op printernaam Geannuleerd op printernaam Afgebroken op printernaam
  Preflight	Preflight in behandeling Bezig met uitvoeren van preflight
  Conversie naar PDF	Bezig met converteren naar PDF
  PDF afvlakken	Flattening PDF

• Taaknaam - als u geen andere naam kiest, wordt de naam van het PDF-bestand de taaknaam.
• Status Preflight - toont of het bestand de preflightvalidatie heeft doorstaan.
  Opmerking: De status Preflight is beschikbaar met een abonnement op RICOH TotalFlow Producer Advanced.

• Datum ingediend - de datum en tijd waarop de taak is ingediend.
• Vervaldatum- de datum waarop de taak klaar moet zijn.
• Klant - als een klant de bestelling heeft ingediend, wordt hier hun Klant-naam weergegeven. Als u de bestelling hebt ingediend, is het veld leeg.
• Kopieën - het aantal af te drukken kopieën.
• Pagina's - het aantal pagina's dat het PDF-bestand van de taak bevat.
• Dubbelzijdig - geeft aan of de taak op beide zijden van het papier wordt afgedrukt of niet.
• Nieten - specificeert het type nietje dat op de vellen papier wordt toegepast nadat de taak is afgedrukt.
• Perforeren - specificeert het type perforatie dat op de vellen papier wordt toegepast nadat de taak is afgedrukt.
• Kleur/zwart-wit - specificeert de inktkleur die nodig is voor de taak.
• Papierformaat - specificeert het papierformaat dat nodig is voor de taak.

  U kunt er ook voor kiezen om andere taakinformatie weer te geven in de tabel Kolommen beheren:

• Toegewezen aan - de medewerker die verantwoordelijk is voor het bewaken van de taak.
• Bestemming - de printer of de hotfolder waarnaar de taak is verzonden.
• Bestellings-id - de ID van de bestelling waar de taak deel van uit maakt.
• Naam bestelling - de naam van de bestelling waar de taak deel van uit maakt.
• Indieningsmethode - geeft op of de taak vanuit de gebruikersinterface of via e-mail is ingediend.
• Ingediend door - geeft het e-mailadres van de indiener weer.

Op basis van de toegangsrechten van uw gebruikersaccount kunt u de volgende acties uitvoeren in de tabel Taken:

• Taken indienen

  Klik in de rechterbovenhoek van de op de knop Taak indienen.

• De kolommen met eigenschappen beheren.

  Klik op , het pictogram Tabelinstellingen, en selecteer vervolgens Kolommen beheren.... Selecteer welke taakeigenschappen worden weergegeven in de tabel Taken en rangschik ze op basis van uw behoeften.

• Taakeigenschappen bewerken.

  Klik met de rechtermuisknop in de taakrij en selecteer Eigenschappen...

• De PDF-bestanden van de taak bekijken.

  Klik met de rechtermuisknop in de taakrij en selecteer Weergeven.... De PDF Viewer wordt geopend en u kunt de weergavehulpmiddelen gebruiken om de zoom aan te passen, de weergave te wijzigen of het document op een lokale printer af te drukken.

• De PDF-bestanden van de taak downloaden.

  Klik met de rechtermuisknop in de taakrij en selecteer Downloaden.

• PDF-bestanden voor de taak bewerken.

  Klik met de rechtermuisknop in de taakrij en selecteer PDF bewerken.... De PDF-editor wordt geopend en u kunt verschillende soorten aantekeningen maken: tekst verbergen, pagina's opnieuw ordenen, opmerkingen, markeringen, tekeningen, handtekeningen en meer.

• Taken sorteren op hun eigenschappen.

  Klik op een kolomnaam om de volgorde van de taken volgens de geselecteerde eigenschap om te keren.

• Filter de taken.

  Klik op , het pictogram Zoeken, en typ een tekenreeks waarmee u de taken kunt filteren.

• De taken groeperen op een bepaalde eigenschap.

  Klik op het pijltje naast de tabel Taken en selecteer vervolgens een van de groeperingsregels:

  • Taken gegroepeerd op klant

    Klantgebruikers kunnen de taken van andere klanten niet zien en hebben geen toegang tot deze optie.

  • Taken gegroepeerd op indiener

    Gebruikers met de rol van Taakindiener kunnen alleen hun eigen taken bekijken en hebben geen toegang tot deze optie.

  • Taken gegroepeerd op status
  • Taken gegroepeerd op vervaldatum

• Taken verwijderen.

  Klik met de rechtermuisknop in de taakrij en selecteer Taken verwijderen...

  Als u meerdere taken tegelijk wilt verwijderen, selecteert u de taken, klikt u met de rechtermuisknop en selecteert u Taken verwijderen...

• Handmatig de status van de taak wijzigen.

  Klik met de rechtermuisknop op een taak of een groep geselecteerde taken en selecteer Status wijzigen in.... Selecteer vervolgens een taakstatus in het menu.

• Aangepaste taakstatussen toevoegen.

  Klik met de rechtermuisknop op een bestelling of een groep geselecteerde bestellingen en selecteer Status wijzigen in.... Selecteer vervolgens Instellingen taakstatus.... Maak een aangepaste taakstatus die u kunt gebruiken wanneer u de taakstatus handmatig wijzigt.

• Handmatig ondersteunde Microsoft Office-bestanden en afbeeldingen converteren naar PDF.
  Opmerking: Alleen gebruikers met een RICOH TotalFlow Producer Advanced-abonnement of proefabonnement kunnen Microsoft Office-bestanden of afbeeldingen handmatig converteren naar PDF.

  Klik met de rechtermuisknop op het taakbestand dat u wilt converteren en selecteer Converteren naar PDF.

• Versies van taakbestanden beheren.

  Klik met de rechtermuisknop op de taakrij en selecteer Versiegeschiedenis...

  U kunt een aangepast bestand herstellen naar de vorige versie en een bestandsversie downloaden of verwijderen.

• Taken naar toepassingen sturen.

  Selecteer een of meer taken en sleep ze over een van de toepassingspictogrammen aan de rechterkant.

  • - Preflight
  • - Hotfolders
  • - Printers
  Het toepassingspaneel wordt geopend. Zet de taken neer op een van de beschikbare items.