Konfigurieren von Kundenkonten für die Übermittlung per E-Mail

Kundenbenutzer können Aufträge oder Jobs über eine individuelle E-Mail-Adresse übermitteln.
So konfigurieren Sie ein Kundenkonten für die Übermittlung per E-Mail:
  1. Melden Sie sich bei RICOH Account Administration an.
  2. Klicken Sie auf Kunden.
  3. Klicken Sie in der Kunden-Tabelle mit der rechten Maustaste auf die Kundenzeile und wählen Sie Bearbeiten.
    Das Dialogfeld Kunde bearbeiten: {1} wird geöffnet.
  4. Vergewissern Sie sich unter E-Mail-Adresse für Jobübermittlung, dass die Option Auftragsübermittlung per E-Mail aktivieren ausgewählt ist.
    Wenn die Option Auftragsübermittlung per E-Mail aktivieren aktiviert ist, wird automatisch eine individuelle E-Mail-Adresse nur für diesen Kunden eingerichtet.
  5. Verwenden Sie Benutzerdefinierte Einlage für E-Mail, um die eindeutige E-Mail-Adresse für diesen Kunden weiter anzupassen. Sie können die aktualisierte E-Mail-Adresse im Feld E-Mail für Job-Übermittlung sehen.
    Klicken Sie auf Schaltfläche "Hilfe", die Schaltfläche für die Eigenschaftshilfe, um Informationen zu jedem Element zu erhalten.
  6. Geben Sie die E-Mail-Adresse an Ihren Kunden weiter.
  7. Um Ihren Kunden die Möglichkeit zu geben, Jobs oder Aufträge per E-Mail zu übermitteln, erstellen Sie mindestens ein Benutzerkonto für sie mit der Rolle Job-Absender.
  8. Informieren Sie Ihren Kunden über Folgendes:
    • Die Benutzer können diese Arten von Dateien an eine E-Mail anhängen und an die benutzerdefinierte E-Mail-Adresse senden:
      • PDF
      • Microsoft Word-, Excel- und PowerPoint-Dateien
      • PNG, JPEG/JPG und TIFF/TIF
        Hinweis:
      • Die Übermittlung von Jobs im Microsoft Office-Format ist eine Beta-Funktion, die beim RICOH TotalFlow Producer-Advanced-Abonnement unterstützt wird.
      • Bilder und Dateien, die in Microsoft Word-, Excel- und PowerPoint-Formaten übermittelt werden, können in PDF konvertiert werden.

        Alle verwendeten Schriftarten sollten in das Microsoft Office-Dokument eingebettet sein. Andernfalls wird die Schriftart ersetzt und die resultierende PDF-Datei sieht möglicherweise anders aus als die Originaldatei.

      • Die Anhänge dürfen die vom E-Mail-Anbieter zugelassene Gesamtgröße nicht überschreiten.
    • Wenn die E-Mail eingeht, wird ein Auftrag in RICOH TotalFlow Producer erstellt und die angehängten Dateien werden zu den Jobdateien.

      Der Betreff der E-Mail wird zum Auftragsnamen. Die E-Mail des Absenders und der Text der E-Mail werden zu Jobanweisungen.

    • Wenn die E-Mail unterstützte und nicht unterstützte Dateitypen enthält, werden nur die unterstützten Dateien an RICOH TotalFlow Producer übermittelt. Der Kunde erhält eine Bestätigungs-E-Mail mit Informationen über den Bestellungsstatus, die Bestellnummer, das Datum und die Uhrzeit der Übermittlung sowie die Liste der übermittelten Jobs.

      Enthält die E-Mail nur nicht unterstützte Dateien, werden die Dateien nicht übermittelt und der Kunde erhält eine Fehlermeldung.

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