Configurazione degli account cliente per l'invio via e-mail

Gli utenti Cliente possono inviare Ordini o Processi utilizzando un indirizzo e-mail personalizzato.
Per configurare un account cliente per l'invio via e-mail:
  1. Accedere a RICOH Account Administration.
  2. Fare clic su Clienti.
  3. Nella tabella Clienti, fare clic con il pulsante destro del mouse sulla riga del cliente e selezionare Modifica.
    Si apre la finestra di dialogo Modifica cliente: {1}.
  4. In Indirizzo e-mail per invio lavori, assicurarsi che sia selezionata l'opzione Attiva invio di lavori via e-mail.
    Quando è abilitata l'opzione Attiva invio di lavori via e-mail, viene creato automaticamente un indirizzo e-mail personalizzato solo per quel cliente.
  5. Utilizzare Inserto personalizzato per e-mail per personalizzare ulteriormente l'indirizzo e-mail unico per questo cliente. L'indirizzo e-mail aggiornato è visibile nel campo E-mail di invio lavori.
    Fare clic su Pulsante Guida, il pulsante guida per le proprietà, per ottenere informazioni su ciascun elemento.
  6. Condividere l'indirizzo e-mail con il cliente.
  7. Per consentire ai clienti di inviare processi o ordini via e-mail, creare almeno un account utente per loro, con il ruolo Utente invio lavoro.
  8. Comunicare al cliente che:
    • Gli utenti possono allegare questi tipi di file a un'e-mail e inviarli all'indirizzo e-mail personalizzato:
      • PDF
      • File Microsoft Word, Excel e PowerPoint
      • PNG, JPEG/JPG e TIFF/TIF
        Nota:
      • L'invio di processi in formato Microsoft Office è una funzione BETA supportata dall'abbonamento RICOH TotalFlow Producer Advanced.
      • Immagini e file inviati in formato Microsoft Word, Excel e PowerPoint vengono convertiti in PDF.

        I font utilizzati devono essere incorporati nel documento Microsoft Office. In caso contrario, il font viene sostituito e il PDF risultante potrebbe avere un aspetto diverso dal file originale.

      • Gli allegati non possono superare le dimensioni totali consentite dal provider di servizi e-mail.
    • Quando l'e-mail viene ricevuta, viene creato un ordine in RICOH TotalFlow Producer e i file allegati diventano i file del processo.

      L'oggetto dell'e-mail diventa il nome dell'ordine. L'indirizzo e-mail del mittente e il corpo dell'e-mail diventano le istruzioni per il processo.

    • Se l'e-mail contiene tipi di file supportati e non supportati, solo i file supportati vengono inviati a RICOH TotalFlow Producer. Il cliente riceve un'e-mail di conferma con informazioni sullo stato dell'ordine, il numero dell'ordine, la data e l'ora di invio e l'elenco dei processi inviati.

      Se l'e-mail contiene solo file non supportati, i file non vengono inviati e il cliente riceve un avviso di errore.

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