Configuration des comptes clients afin de pouvoir soumettre des travaux ou des commandes par e-mail

Les utilisateurs clients peuvent soumettre des Commandes ou des Travaux en utilisant une adresse e-mail personnalisée.
Pour configurer un compte client en vue de soumettre des travaux ou des commandes par e-mail :
  1. Connectez-vous à RICOH Account Administration.
  2. Cliquez sur Clients.
  3. Dans le tableau Clients, effectuez un clic droit sur la ligne du client et sélectionnez Modifier.
    La boîte de dialogue Modifier client : {1} s'ouvre.
  4. Sous Adresse e-mail pour la soumission des travaux, assurez-vous que l'option Activer la soumission des travaux par e-mail est sélectionnée.
    Lorsque l'option Activer la soumission des travaux par e-mail est activée, une adresse e-mail personnalisée est automatiquement créée uniquement pour ce client.
  5. Utilisez Insertion personnalisée pour l'e-mail pour personnaliser davantage l'adresse e-mail unique de ce client. L'adresse e-mail mise à jour se trouve dans le champ E-mail de soumission des travaux.
    Cliquez sur Bouton Aide, le bouton d'aide de la propriété, pour en savoir plus sur chaque élément.
  6. Partagez l'adresse e-mail avec votre client.
  7. Pour permettre à votre client de soumettre des travaux ou des commandes par e-mail, créez au moins un compte utilisateur pour lui, avec le rôle Émetteur du travail.
  8. Indiquez à votre client les éléments suivants :
    • Les utilisateurs peuvent joindre ces types de fichiers à un e-mail et les envoyer à l'adresse e-mail personnalisée :
      • PDF
      • Fichiers Microsoft Word, Excel et PowerPoint
      • PNG, JPEG/JPG et TIFF/TIF
        Remarque:
      • L'envoi de travaux au format Microsoft Office est une fonctionnalité BÊTA prise en charge par l'abonnement RICOH TotalFlow Producer avancé.
      • Les images et les fichiers soumis aux formats Microsoft Word, Excel et PowerPoint sont convertis en PDF.

        Toutes les polices utilisées doivent être intégrées dans le document Microsoft Office. Dans le cas contraire, la police est remplacée et le PDF final risque d'être différent du fichier d'origine.

      • Les pièces jointes ne peuvent pas dépasser la taille totale autorisée par le fournisseur de services de messagerie électronique.
    • Lorsque l'e-mail est reçu, une commande est créée sur RICOH TotalFlow Producer et les fichiers joints deviennent les fichiers de travail.

      L'objet de l'e-mail devient le nom de la commande. L'adresse e-mail de l'expéditeur et le corps de l'e-mail deviennent les instructions de travail.

    • Si l'e-mail contient à la fois des fichiers pris en charge et des fichiers non pris en charge, seuls les fichiers pris en charge sont envoyés à RICOH TotalFlow Producer. Le client reçoit un e-mail de confirmation contenant des informations sur l'état de la commande, le numéro de commande, la date et l'heure de soumission et la liste des travaux soumis.

      Si l'e-mail ne contient que des fichiers non pris en charge, les fichiers ne sont pas envoyés et le client recevra une notification d'échec.

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