Características de procesamiento de documentos

Las características de procesamiento de documentos amplían las capacidades del flujo de trabajo más allá del control y seguimiento de los trabajos para abarcar el control y el seguimiento de los documentos individuales de un trabajo.

Sin cambiar la aplicación que crea el trabajo, puede cambiar el modo en que se procesan los documentos individuales utilizando normas empresariales para indicar qué procesos se deben realizar. Puede extraer documentos de un flujo de trabajo, adjuntar documentos a correos electrónicos o reimprimir documentos individuales. Los documentos del trabajo se pueden dividir en varios trabajos, clasificar según información específica del documento, como los datos de dirección, o agruparse en trabajos de subconjunto según los datos de un documento.

Dos características añaden funciones y objetos básicos para procesar documentos. Debe instalar una o ambas de las características antes de que pueda instalar la otra característica de procesamiento de texto:

  • Soporte de documento PDF añade funciones y objetos para procesar documentos en trabajos PDF. Esta función gratuita se proporciona con el producto base pero no se instala de manera predeterminada.

  • Soporte de AFP añade funciones y objetos para procesar documentos en trabajos AFP.

Las otras características de procesamiento de documentos añaden funciones y objetos para necesidades especializadas, como archivar información de documentos en un repositorio o insertar documentos en sobres. Para instalar estas características, debe instalar Soporte de documento PDF, Soporte de AFP o ambos. Si instala Soporte de documento PDF,, las otras características de procesamiento de documentos trabajan con archivos PDF. Si instala Soporte de AFP, trabajan con archivos AFP. Si instala ambas, trabajan con ambos tipos de archivos. Algunos ejemplos de estas características de procesamiento de documentos son:

  • Archivador
  • Verificación automatizada
  • Unidad de inserción
  • Postal Enablement
  • Gestión de preferencias

Soporte de documento PDF y Soporte de AFP permiten identificar documentos individuales incluidos en un trabajo y correlaciona datos, como nombres de clientes o códigos postales, en los documentos con las propiedades del documento RICOH ProcessDirector. RICOH ProcessDirector almacena las propiedades de los documentos y sus valores en un archivo de propiedades de documento.

Soporte de documento PDF incluye Plug-in RICOH ProcessDirector para Adobe Acrobat para identificar los documentos y correlacionar datos. También puede utilizar el plug-in para añadir mejoras, como los códigos de barras, marcas de OMR, imágenes, áreas ocultas, y texto de los documentos.

Soporte de AFP incluye RICOH Visual Workbench para identificar los documentos y correlacionar datos. Puede adquirir características adicionales que agreguen plug-ins a RICOH Visual Workbench:

  • Editor de AFP le permite crear códigos de barras y texto, así como ocultar áreas que incluyen contenido no deseado, como códigos de barras obsoletos.

  • Whitespace Manager le permite definir áreas de espacio en blanco y rellenar dicho espacio en blanco con contenido, como imágenes y texto.

Objeto

Soporte de documento PDF y Soporte de AFP agregan el objeto de formato de código de barras. Los formatos de código de barras se utilizan para interpretar los datos recopilados por un escáner de códigos de barras. Puede definir un formato de código de barras que incluya una propiedad de documento que identifique cada documento de un trabajo. Luego puede explorar el código de barra de un documento para buscar el documento en el sistema.

Puede utilizar un escáner de códigos de barras de mano conectado a un equipo para reconciliar los documentos. Le recomendamos que configure su escáner de códigos de barras para enviar una señal de nueva línea después de cada exploración.

Fase de flujo de trabajo

Soporte de documento PDF y Soporte de AFP añaden la fase de ensamblaje al flujo de trabajo de RICOH ProcessDirector. En la figura Fase de procesamiento de documentos en el flujo de trabajo de RICOH ProcessDirector , se muestra cómo la fase de ensamblaje se adecúa al flujo de trabajo.

Nota: Si tiene nombres de fases personalizados en su sistema, serán diferentes de los nombres de fases del diagrama.

Fase de procesamiento de documentos en el flujo de trabajo de RICOH ProcessDirector

En la imagen se muestran las fases de recepción, preparación, ensamblaje, impresión y finalización

Plantillas de pasos

Soporte de documento PDF y Soporte de AFP añaden plantillas de pasos para el procesamiento de documentos dentro de flujos de trabajo:

  • Para Soporte de documento PDF, los pasos basados en las plantillas de pasos IdentifyPDFDocuments y BuildPDFFromDocuments aplican sus definiciones de documentos, correlación de datos y otros cambios de los documentos realizados con Plug-in RICOH ProcessDirector para Adobe Acrobat a trabajos en PDF.

  • Para Soporte de AFP, los pasos basados en las plantillas de pasos IdentifyDocuments y BuildAFPFromDocuments aplican sus definiciones de documentos, correlación de datos y otros cambios de los documentos realizados con RICOH Visual Workbench a trabajos en AFP.

  • Un paso basado en la plantilla de pasos SetDocPropsFromConditions le permite actualizar el archivo de propiedades de documento para un trabajo en base a los valores de propiedades de otros documentos y trabajos. Por ejemplo, puede agrupar los documentos basándose en un intervalo de códigos postales en particular, y después crear trabajos hijo individuales para los grupos de códigos postales.

  • Los pasos basados en las plantillas de pasos SortDocuments, SplitDocuments, y GroupDocuments le permiten manipular documentos dentro de un único archivo y generar la salida de los documentos en forma de uno o más trabajos nuevos.

  • Un paso basado en la plantilla de pasos EmailDocuments le permite enviar por correo electrónico cada documento PDF de un trabajo como un documento adjunto a una dirección de correo electrónico específica. RICOH ProcessDirector puede enviar un correo electrónico directamente a través del servidor SMTP por omisión o indirectamente a través de un proveedor de servicios de correo electrónico.

  • Un paso basado en la plantilla de pasos SetDocPropsFromList le permite leer uno o más archivos de lista en un directorio y establecer el valor de una propiedad de documento especificada para cada documento en el archivo de propiedades de documento del trabajo. Puede utilizar el valor de la propiedad del documento para agrupar documentos de un trabajo para su procesamiento común. Por ejemplo, con este paso, puede proporcionar una "lista acumulativa" de documentos de un trabajo. Con la lista acumulativa, puede suprimir la impresión de documentos, desviar su inserción o enviarlos a un servicio de correo urgente.

  • Un paso basado en la plantilla de pasos SetPropertiesForReconcile le permite utilizar la propiedad de documentos Secuencia de inserción para buscar documentos en el cuadro de diálogo Reconciliar trabajo o el portlet Documentos.

  • Un paso basado en la plantilla de pasos Reconciliar permite a un operador establecer una acción que se debe realizar en los documentos de un trabajo. Puede colocar un paso Reconciliar después de un paso PrintJobs en un flujo de trabajo. Cuando un trabajo entra en el paso Reconciliar, el operador selecciona la acción Reconciliar para reconciliar manualmente un trabajo. Durante la reconciliación manual, el operador marca los documentos que son correctos, los documentos que se van a volver a imprimir y los documentos que se van a extraer del trabajo sin volver a imprimir.

  • Un paso basado en la plantilla de pasos CreateReprints procesa los documentos que deben reimprimirse tras la reconciliación mediante la creación de un trabajo hijo que contiene solo las reimpresiones. El trabajo hijo se puede enviar a través del mismo flujo de trabajo que el trabajo original o a través de un flujo de trabajo diferente.

Para obtener una lista completa de plantillas pasos con características de procesamiento de documentos, consulte la sección de referencia del centro de información de RICOH ProcessDirector.

In this section:

  1. Soporte de documento PDF
    La característica Soporte de documento PDF añade objetos y funciones que le permiten procesar documentos individuales en trabajos en PDF. La característica incluye Plug-in RICOH ProcessDirector para Adobe Acrobat.
  2. Soporte para documentos AFP
    Además de los objetos y funciones que le permiten procesar los trabajos en AFP, la característica Soporte de AFP añade objetos y funciones que le permiten procesar documentos individuales en trabajos en AFP. La característica incluye RICOH Visual Workbench.
  3. Característica de la unidad de inserción
    Las características de la Unidad de Inserción ayudan a automatizar la inserción de documentos impresos e inserciones adicionales (como material de marketing) en los sobres. RICOH ProcessDirector admite dos características que son compatibles con las unidades de inserción: la característica completa de Inserción y la característica de Inserción Rápida de Quadient.
  4. Verificación automatizada
    La característica Verificación automatizada permite añadir códigos de barras a los documentos de un trabajo de impresión. Las cámaras o los escáneres de códigos de barras leen los códigos de barras para detectar los documentos que no han realizado un paso de su flujo de trabajo. Usted elije si RICOH ProcessDirector vuelve a imprimir automáticamente cualquier documento que falte o si un operador determina una acción para cada documento que falte.
  5. Archivador
    La característica Archivador le permite almacenar trabajos, documentos e historial de procesamiento de trabajos en un repositorio y recuperarlos por medio de la búsqueda de propiedades de trabajo y de documento. Por ejemplo, puede buscar documentos por nombre de trabajo, nombre de cliente y número de cuenta. Tras recuperar un trabajo o documento, puede verlo, revisar las propiedades que se almacenaron con él, comprobar el historial de producción y someter el trabajo o documento a un flujo de trabajo para su reimpresión u otras tareas de procesamiento.
  6. Electronic Presentment
    La función Electronic Presentment proporciona un flujo de trabajo de muestra que recibe los trabajos desde un dispositivo de entrada de muestra y utiliza una notificación de registro de historial de muestra para capturar las horas en que los trabajos se imprimen y se envían por correo. El flujo de trabajo almacena trabajos, documentos, valores de propiedad e información de historial en un repositorio de ejemplo.
  7. Postal Enablement
    La característica Postal Enablement le permite extraer datos de dirección de correo de los documentos de un trabajo y prepararlos para su procesamiento por un software postal de terceros. Una vez que el software postal ha verificado las direcciones y mejorado su calidad, la característica Postal Enablement puede procesar los resultados recibidos del software postal para actualizar los documentos del trabajo.
  8. Sustitución de formularios preimpresos
    La característica Sustitución de formularios preimpresos permite imprimir trabajos en papel sin formato que anteriormente necesitaban formularios preimpresos. Debe actualizar la definición de cada uno de los objetos de soporte para los soportes solicitados por estos trabajos para incluir el equivalente electrónico de los datos del formulario preimpreso. La aplicación que envía los archivos de impresión a RICOH ProcessDirector puede continuar especificando el soporte para los trabajos del mismo modo.
  9. Gestión de preferencias
    La característica Gestión de preferencias le permite actualizar los valores de propiedad del documento con valores de un archivo de preferencias externas. Se pueden utilizar estos valores para cambiar el contenido de los documentos seleccionados o para cambiar el procesamiento de dichos documentos.
  10. Casos de ejemplos de uso para el procesamiento de documentos
    Si tiene el Soporte de documento PDF o la característica Soporte de AFP, este tema proporciona vínculos a casos de ejemplos de uso. Estos casos de ejemplos muestran cómo se utiliza el procesamiento de documentos para mejorar los procesos de producción y para ofrecer nuevos servicios a los clientes.

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