Enlace de propiedades personalizadas con códigos de índice

Puede utilizar RICOH Visual Workbench para enlazar propiedades de documento o trabajo con códigos de índice en un archivo AFP de ejemplo.

Cuando una propiedad está enlazada con un código de índice, en los pasos de RICOH ProcessDirector se asigna el valor del código de índice de un archivo AFP de producción a la propiedad de un flujo de trabajo. Por ejemplo, si el valor del código de índice es un código postal, el valor de la propiedad de documento es también el código postal.

Puede enlazar más de una propiedad con el mismo código de índice. Por ejemplo, es posible que desee enlazar una propiedad de documento con una parte de un valor de código de índice y enlazar otra propiedad de documento con otra parte del mismo valor de código de índice. Por ejemplo, una línea de dirección podría contener la ciudad y la provincia o el país. Si el código de índice contiene la ciudad y el país, puede crear propiedades de documento individuales de Ciudad y País.

También puede enlazar varios códigos de índice a la misma propiedad. Por ejemplo, si tiene un código de índice llamado código de direccionamiento y un código de índice llamado código postal, puede asignar ambos códigos de índice a la propiedad código de correo. Puede utilizar el mismo Archivo de control de Visual Workbench para varios trabajos que utilicen distintos nombres de código de índice para la misma propiedad; sin embargo, el sistema espera que sólo haya uno de los códigos de índice en un documento concreto. Si hay más de un código de índice en un documento, el sistema asigna el valor de la propiedad basándose en la primera ocurrencia.

No es necesario que enlace todas las propiedades con códigos de índice, ni todos los códigos de índice con propiedades. RICOH ProcessDirector muestra el valor de una propiedad no enlazada como No definido.

Estos símbolos indican el estado de cada propiedad de documento y código de índice:

  • El símbolo de desenlazado (Imagen de desenlazado) indica que la propiedad o el código de índice se han desenlazado.
  • El símbolo de enlazado (Imagen de enlazado) indica que la propiedad o el código de índice se han enlazado.

Antes de poder enlazar propiedades de documento con códigos de índice:

  • Abra un archivo AFP de ejemplo en RICOH Visual Workbench. El archivo de ejemplo debe contener grupos de páginas y los códigos de índice que desea enlazar con las propiedades de documento. Utilice la modalidad Indexador de AFP de RICOH Visual Workbench para crear grupos de páginas y códigos de índice.
  • Como usuario del sistema RICOH ProcessDirector (aiw1 es el valor por omisión), cree un directorio para almacenar el archivo de control que contiene los enlaces. Se recomienda utilizar el directorio /aiw/aiw1/control_files/workbench (AIX y Linux) o C:\aiw\aiw1\control_files\workbench (Windows), ya que se crea una copia de seguridad de los archivos en este directorio al utilizar el proceso aiwbackup. Este directorio y cualquiera de los archivos creados debe ser propiedad del usuario del sistema RICOH ProcessDirector o un miembro del grupo RICOH ProcessDirector (aiwgrp1 es el valor por omisión), con los mismos permisos (775) que el directorio control_files.

Para enlazar una propiedad con un código de índice:

  1. En RICOH Visual Workbench, pulse Modalidad ⇒ Document Property Designer.
    Si la modalidad de Document Property Designer es la única modalidad disponible, esta modalidad se selecciona automáticamente.
  2. Pulse Herramientas ⇒ Enlazar propiedades.
    En la ventana que aparece, las propiedades se muestran en una tabla, en orden alfabético por nombre de propiedad; las propiedades de documento preceden a las de trabajo. Para cambiar el orden de las propiedades, haga clic en la cabecera de la columna. Pulse una vez para clasificar en orden ascendente; pulse dos veces para clasificar en orden descendente.
  3. En la ventana Enlazar propiedades:
    1. Seleccione una propiedad y seleccione el código de índice que desea enlazar con la propiedad.
      Opcional: Puede seleccionar más de un código de índice para enlazarlo a una única propiedad o seleccionar más de una propiedad para enlazarla a un único código de índice.
    2. Haga clic en Enlazar.
  4. Opcional: En la ventana Definir opciones de enlace, defina las opciones de enlace de la propiedad.
  5. Pulse Aceptar.
  6. Para enlazar otras propiedades con los códigos de índice, repita los pasos del al .
  7. Pulse Aceptar.
    Verá las propiedades y códigos de índice enlazados en la ficha Propiedades de documento y en la ficha Propiedades de trabajo en el panel inferior.
  8. Para guardar el Archivo de control de Visual Workbench que contiene información sobre cómo se enlazan las propiedades con códigos de índice, realice una de las acciones siguientes:
    • Para guardar un nuevo archivo de control, pulse Archivo ⇒ Guardar archivo de control como. Seleccione el directorio que ha creado anteriormente, especifique el nombre del archivo de control en el campo Nombre de archivo y luego pulse Guardar. Recuerde dónde ha guardado el archivo de control ya que debe especificar la ubicación del archivo de control cuando configure los pasos para identificar documentos en archivos AFP. La extensión por omisión de los archivos de control es .ctl. El archivo es un archivo XML.
    • Para guardar un archivo de control actualizado, pulse Archivo ⇒ Guardar archivo de control.
    • Si ha utilizado Indexador de AFP para definir los códigos de índice, debe utilizar el mismo archivo de control para las propiedades de documento y trabajo.
    Nota: Al añadir un paso al flujo de trabajo, puede hacer referencia al nombre del archivo de control mediante la anotación de símbolos del archivo de control del trabajo que coincide con un valor de una propiedad de trabajo, como el nombre de trabajo.

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