Envío de archivos por correo electrónico durante el proceso de trabajo

Puede añadir el paso SendEmail a un flujo de trabajo y configurarlo para enviar correos electrónicos con uno o más datos adjuntos. Cuando el trabajo llega a ese paso, este recupera los archivos solicitados, los adjunta a un correo electrónico y envía el correo electrónico a las direcciones especificadas. Si establece la propiedad Adjuntar archivo ZIP en Sí, el paso empaqueta todos los datos adjuntos en un archivo ZIP y lo adjunta al correo electrónico.

Puede utilizar esta función en varias situaciones:

• Si el flujo de trabajo utiliza un programa externo de formato para volver a formatear los trabajos, puede enviar páginas del trabajo reformateado al cliente para que las apruebe.
• Si el cliente desea archivar trabajos en su propio sistema, puede enviarle trabajos después de haberlos imprimido.
• Si tiene Acuerdos de nivel de servicio (SLA) con los clientes, puede enviarles notificaciones (que incluyen páginas de muestra de los trabajos) cuando se completen los pasos clave.

Puede utilizar el paso EmailDocuments para enviar documentos PDF individuales del trabajo como datos adjuntos a un correo electrónico. Por ejemplo, puede enviar cada extracto de cliente a una dirección de correo electrónico independiente especificando la propiedad ${Doc.EmailAddress} en el campo Dirección del destinatario del paso. Utilizar direcciones de correo electrónico de clientes individuales es útil si el trabajo produce una salida como extractos de clientes o actualizaciones de pólizas de seguros.

Para utilizar el paso SendEmail o EmailDocuments, debe configurar su sistema para conectarse a un servidor SMTP. Si envía algún correo electrónico desde un servidor de correo electrónico y alguno desde otro servidor diferente, puede configurar un servidor SMTP por omisión y un Servidor SMTP alternativo para el sistema. Cuando añade alguno de los pasos a un flujo de trabajo, puede elegir qué servidor SMTP utilizar.