Planificación de la retención de datos de trabajos y documentos

Debe identificar lo siguiente:

• Los archivos que necesita almacenar
• Las propiedades que necesita almacenar
• La información de historial que necesita almacenar
• Los puntos del flujo de trabajo donde necesita almacenar los datos de trabajos y documentos
• Durante cuánto tiempo necesita retener los datos de trabajos y documentos
• Los usuarios que deben tener acceso a los datos de trabajos y documentos
• El sistema en el que se deben almacenar los datos de trabajos y documentos
• Las propiedades de búsqueda que necesita para recuperar datos de trabajos y documentos después de almacenarlos en un repositorio
• Qué valores de propiedades de trabajo necesita conservar para usarlos cuando el trabajo se recupere de un repositorio

Esta información le ayuda a decidir el número de repositorios que necesita. Puede crear los repositorios y añadir pasos StoreInRepository a sus flujos de trabajo.

Archivos

Cada paso StoreInRepository puede almacenar un archivo para cada trabajo en un repositorio. Puede almacenar cualquier tipo de archivo en sus repositorios. Por ejemplo, puede almacenar archivos PDF, detalles de trabajos JDF, archivos AFP, archivos PostScript o archivos comprimidos. Puede almacenar sólo valores de propiedad o historial de trabajos, sin almacenar archivos.

Si tiene instalada la característica Soporte de documento PDF, puede recuperar los datos, incluido un trabajo PDF, un documento en un trabajo o la información sobre un trabajo, de un repositorio y verlos. Si tiene instalada la característica Soporte de AFP, puede recuperar y ver los mismos tipos de datos para los trabajos AFP. No puede ver el contenido de los trabajos o documentos en otros tipos de archivo, aunque puede ver los valores de propiedad y el historial de trabajos si ha elegido almacenar esa información.

Puede crear repositorios basados en las personas de las que recibe archivos o en el uso que haga de los archivos en su empresa. Por ejemplo:

• Una imprenta puede almacenar archivos para cada cuenta de cliente en su propio repositorio.
• Un departamento de impresión interno puede almacenar archivos para cada línea de negocio en su propio repositorio. Puede almacenar trabajos de cuentas por cobrar en un repositorio y, en otro, trabajos de cuentas por pagar.
• Una empresa puede almacenar archivos para cada centro de llamadas en su propio repositorio. Los empleados de centros de llamadas pueden acceder rápidamente a los archivos que necesiten para ofrecer asistencia a los clientes.

Propiedades

Puede guardar los valores de las propiedades de trabajo y documento con o sin guardar un archivo de trabajo o historial de producción. También puede guardar los valores de las propiedades que están asociadas con un trabajo pero que son propiedades de otros objetos, y también datos de documentos que no se definen como propiedades de documento de RICOH ProcessDirector.

Puede usar las propiedades de trabajo y documento para recuperar un trabajo, un documento o información sobre el trabajo de un repositorio y ver la información. La información sobre el trabajo puede incluir propiedades asociadas con el trabajo, como el modelo de la impresora usada para imprimir el trabajo, y datos de documentos devueltos a RICOH ProcessDirector después de que un programa externo procese los documentos de un trabajo.

El almacenamiento de propiedades ocupa mucho menos espacio que el almacenamiento de trabajos, por lo que los repositorios de propiedades pueden ser mucho más pequeños que los repositorios que almacenan archivos.

Puede especificar las propiedades que se almacenarán en función del uso que haga de la información de propiedades en su empresa. Por ejemplo:

• Una empresa podría almacenar el nombre del cliente, el número de cuenta y otros datos en cada documento impreso, así como el número de páginas del documento y el modelo de la impresora usada para imprimir el trabajo. Almacenar archivos de trabajo que contengan los documentos reales podría no ser necesario.
• Un departamento de impresión interno podría almacenar archivos de trabajo, las propiedades de trabajo y documento necesarias para recuperar los documentos de cada archivo de trabajo y datos de procesamiento postal (por ejemplo, información de cambio de dirección) devueltos por software de correo de terceros. Aunque los datos de procesamiento postal no se definen como propiedades de documento de RICOH ProcessDirector, el personal del departamento puede ver los datos cuando recupera un documento del repositorio.

Historial de producción

Puede guardar el historial de producción de un trabajo, con o sin guardar un archivo de trabajo. Puede configurar notificaciones de registro del historial para capturar distintos niveles de detalle sobre el procesamiento de trabajos y luego establecer el paso StoreInRepository para que almacene los registros del historial. Por ejemplo, puede configurar las notificaciones para registrar todos los cambios de estado para cada paso del flujo de trabajo que procesa el trabajo. O bien, puede limitar lo que registra si elige un cambio de estado concreto, como el momento en que el estado del trabajo cambia a Finalización en el paso InsertJobs o el paso PrintJobs.

El almacenamiento del historial de trabajos ocupa menos espacio que el almacenamiento de trabajos o documentos, por lo que los repositorios pueden ser mucho más pequeños que los repositorios que almacenan archivos o archivos e historial de trabajos juntos.

Puede crear notificaciones de registro del historial en función del modo en que usa el historial de trabajos en su empresa. Por ejemplo:

• Una imprenta podría desear poder indicar a los clientes con exactitud cuándo sus trabajos se reciben, se imprimen y están listos para la recogida.
• Una empresa podría desear crear un registro de auditoría para todas las actividades de procesamiento realizadas para clientes concretos cuyos trabajos tienen en cuenta el tiempo.

Flujos de trabajo

Puede guardar archivos, historial de trabajos o ambos en un repositorio mediante la adición de un paso basado en la plantilla de pasos StoreInRepository en cualquier punto del flujo de trabajo. Puede tener varios pasos StoreInRepository en un único flujo de trabajo.

Si desea guardar trabajos en diferentes puntos del mismo flujo de trabajo, puede crear un repositorio independiente para cada paso. Por ejemplo, puede almacenar más trabajos en un repositorio antes de procesarlos para tener un registro de los archivos recibidos de los clientes. Es posible que desee almacenar trabajos en otro repositorio tras imprimirlos con información de producto adicional, como códigos de barras postales. Los registros del historial almacenados por cada paso sólo contienen los cambios de estado del trabajo registrados en el momento en que se ejecutó cada paso. Cuando busca un trabajo desde el repositorio procesado por varios pasos StoreInRepository, se devuelve más de un resultado. Cada resultado contiene sólo la información de historial conocida en el momento en que se ejecutó el paso.

Nota: Algunos de los pasos que puede añadir a sus flujos de trabajo solo funcionan a nivel de trabajo; no reconocen los documentos que se encuentran dentro de los trabajos. Algunos de estos pasos, como ReversePDFPageOrder, cambian el orden de las páginas en el trabajo, sin tener en cuenta las propiedades de documento asociadas a cada página. Al reorganizar las páginas, las propiedades de documento permanecen asociadas a sus ubicaciones de páginas originales, incluso aunque el contenido de dicha página sea totalmente diferente. La apertura del trabajo en el visor y la búsqueda de propiedades de documento pueden desembocar en resultados de búsqueda incorrectos.

Por ejemplo, recibe un archivo con 50000 páginas de su cliente. El flujo de trabajo añade códigos de barras, clasifica el trabajo en función de los códigos postales y, a continuación, invierte el orden de las páginas para imprimir la última en primer lugar.

Si almacena un trabajo en un repositorio tras los pasos IdentifyDocuments, IdentifyPDFDocuments, BuildAFPFromDocuments o BuildPDFFromDocuments, y antes de los pasos ReversePDFPageOrder o ReverseOutputOrderpuede recuperar los documentos correctos de un trabajo por medio de propiedades de documento como criterios de búsqueda. Si almacena un trabajo en el repositorio tras los pasos ReversePDFPageOrder o ReverseOutputOrder, la búsqueda de un documento de un trabajo ofrece resultados poco fiables.

Tras añadir un paso StoreInRepository a un flujo de trabajo, puede ajustar el período de retención en el paso RetainCompletedJobs. Por ejemplo, ha establecido un largo período de retención en el paso RetainCompletedJobs debido a que es posible que necesite volver a imprimir un trabajo o documento. Puede reducir el período de retención debido a que ya puede reimprimir desde el repositorio.

Períodos de retención

Si necesita conservar diversos trabajos o historial de trabajos durante diferentes períodos, cree repositorios independientes para cada período de retención.

Al configurar un repositorio por primera vez, es posible que desee establecer un período de retención corto para poder probar la información especificada en el paso StoreInRepository. Establezca un período de retención de uno o dos días y envíe un trabajo de ejemplo a través del flujo de trabajo. A continuación, puede comprobar el repositorio para asegurarse de haber almacenado el archivo correcto, así como sus propiedades e información de historial. Verifique también que las notificaciones de registro del historial que configure capturen la información de historial que espera.

No es posible eliminar trabajos ni documentos de un repositorio ni cambiar las propiedades almacenadas con ellos, por lo que debe asegurarse de que toda la información que espera recuperar esté disponible. Tras completar las pruebas, puede utilizar la acción Cambiar período de retención en la página Repositorios para establecer el valor que desee utilizar para su trabajo de producción.

Acceso

Si desea controlar el acceso a un repositorio, puede establecer un valor para la propiedad Ubicación de repositorio. Únicamente los usuarios que dispongan de acceso a la ubicación establecida para el repositorio pueden encontrar los documentos y trabajos almacenados en él. Si diferentes grupos de usuarios deben disponer de acceso a diversos trabajos y documentos almacenados, cree repositorios independientes para cada grupo.

Almacenamiento en el sistema

Si desea almacenar archivos en carpetas en diferentes ubicaciones de su sistema informático, cree un repositorio independiente para cada carpeta. Puede crear un repositorio en el sistema local o en una unidad montada en cualquier ubicación de su red.

Búsqueda de propiedades

Puede buscar y recuperar trabajos, documentos y su información de historial de un repositorio en función de propiedades de trabajo o documento almacenadas en el archivador.

Para cada paso StoreInRepository de los flujos de trabajo, identifique las propiedades que necesita buscar para trabajos, documentos o historial de trabajos almacenados. Por ejemplo, puede buscar utilizando las propiedades de trabajo Nombre de trabajo y Nombre de cliente. Puede buscar un documento utilizando la propiedad de documento Número de miembro.

Nota: La característica Archivador ofrece un gran número de propiedades de trabajo y documento que puede utilizar para buscar trabajos y documentos en un repositorio. Examine los valores de las propiedades Propiedades de trabajo que se almacenarán y Propiedades de documento que se almacenarán en la plantilla de pasos StoreInRepository. Si necesita propiedades de documento personalizadas, puede crearlas al mejorar los archivos PDF o AFP para su uso con Archivador.

En un paso basado en la plantilla de pasos StoreInRepository, especifique el repositorio en el que almacenará el trabajo y las propiedades de trabajo y documento utilizadas para buscar trabajos y documentos en el repositorio. Puede especificar el mismo repositorio para varios pasos StoreInRepository. Puede especificar diferentes propiedades de búsqueda para cada paso.

Si utiliza diferentes propiedades de búsqueda para diversos trabajos, considere la creación de un repositorio independiente para cada conjunto de trabajos que utilicen diferentes propiedades de búsqueda.

Le recomendamos que siga las siguientes prácticas recomendadas:

• Especifique las mismas propiedades de búsqueda para todos los pasos que almacenen trabajos en el mismo repositorio.
• Almacene los trabajos que tengan diferentes propiedades de búsqueda en diversos repositorios.
• Elija las propiedades con cuidado, ya que, una vez que se almacene el documento o el trabajo en el repositorio, no podrá cambiar sus propiedades ni eliminar el documento ni el trabajo del repositorio.

Cuando las propiedades de búsqueda de un repositorio son coherentes, RICOH ProcessDirector muestra los resultados mucho más rápidamente y los usuarios pueden encontrar los datos de forma más sencilla.

Por ejemplo, el repositorio A tiene 15 propiedades de búsqueda. Las propiedades coinciden para todos los pasos que almacenen trabajos en el repositorio. El repositorio B tiene 10 propiedades de búsqueda. Algunos trabajos almacenados en el repositorio B utilizan 5 de las 10 propiedades. Algunos trabajos almacenados en el repositorio B utilizan 3 de las propiedades. RICOH ProcessDirector muestra los resultados de las búsquedas en el Repositorio A más rápidamente. Los usuarios que realicen búsquedas en el Repositorio B pueden confundirse al especificar propiedades, ya que las propiedades utilizadas para buscar algunos trabajos no coinciden con las propiedades utilizadas para encontrar otros. Si un trabajo o documento no tiene ningún valor para la propiedad buscada por el usuario, no se devuelve el trabajo o documento en los resultados de la búsqueda.

Velocidad de la búsqueda

La configuración de los repositorios puede afectar a la velocidad de las búsquedas en estos. Tenga en cuenta los siguientes puntos:

• Puede realizar búsquedas más rápidamente en repositorios que sólo tengan trabajos almacenados con las mismas propiedades de búsqueda que en repositorios con trabajos almacenados con una mezcla de diferentes propiedades de búsqueda.
• Si un repositorio sólo tiene trabajos almacenados con las mismas propiedades de búsqueda, las búsquedas se realizan más rápidamente si se almacenan menos propiedades de búsqueda.
• Las búsquedas se realizan más rápidamente en los repositorios pequeños que en los de gran tamaño.
• La velocidad de búsqueda no se ve afectada si almacena archivos de datos junto con propiedades e información del historial.

Conservación de los valores de propiedades de trabajo

Puede almacenar los valores de las propiedades de trabajo establecidos cuando se procesa un trabajo para conservarlos a fin de usarlos cuando el trabajo, o un documento del trabajo, se recupere desde un repositorio y se someta como un nuevo trabajo. Por ejemplo, si un trabajo tiene propiedades personalizadas cuyos valores indican requisitos de procesamiento especiales, puede almacenar dichos valores en un archivo de propiedades de alteraciones temporales y someterlos con el trabajo o el documento cuando lo recupere del repositorio.