Caso de ejemplo de uso para extraer avisos de recordatorio de un trabajo cuando se reciban pagos con retraso

La agencia de servicios usa Plug-in RICOH ProcessDirector para Adobe Acrobat para identificar los avisos de recordatorio como documentos individuales en el archivo PDF de producción de cada trabajo. Los datos de cada aviso de recordatorio incluyen el número de cuenta.

Para cambiar el flujo de trabajo de manera que extraiga avisos de recordatorio de las cuentas incluidas en la lista de extracción, un administrador de la agencia de servicios configura RICOH ProcessDirector para que soporte el nuevo proceso.

El administrador hace lo siguiente:

• Usa la función Definir propiedad de documento de Plug-in RICOH ProcessDirector para Adobe Acrobat para definir la propiedad de documento Doc.PullProp. Para definir la propiedad, el administrador especifica los datos de número de cuenta que el paso IdentifyPDFDocuments del flujo de trabajo extrae de cada documento del archivo PDF del trabajo.

  En este caso de ejemplo, el administrador usa los valores de la propiedad de documento Doc.PullProp (es decir, los números de cuenta) para determinar los documentos que hay que eliminar del trabajo. Esta propiedad se proporciona con todas las características de procesamiento de documentos. Como alternativa, el administrador puede definir otra propiedad de documento, como Doc.Custom.AccountNumber, en el archivo docCustomDefinitions.xml, y usar esa propiedad en lugar de Doc.PullProp.

  Nota: Si define una propiedad de documento personalizada, debe ejecutar la utilidad docCustom, actualizar la característica Propiedades de documento personalizadas y cargar las propiedades de documento de RICOH ProcessDirector actualizadas en Plug-in RICOH ProcessDirector para Adobe Acrobat.

• Utiliza la función Guardar archivo de control del plug-in para guardar la definición de propiedad de documento en el archivo de control que identifica los avisos de recordatorio como documentos individuales.

• Envía el archivo de control al servidor de RICOH ProcessDirector.

• Especifica el nombre del archivo de control como el valor de la propiedad Identificar archivo de control PDF del paso IdentifyPDFDocuments.

• Añade un paso Wait al flujo de trabajo después del paso IdentifyPDFDocuments y establece el valor de la propiedad Esperar hasta en 3:00 PM.

• Añade un paso SetDocPropsFromList al flujo de trabajo después del paso Wait y establece los valores de las propiedades del paso:

  • El valor de Directorio de archivos de lista es /aiw/aiw1/clientfiles/pull.

  • El valor de Delimitador es Nueva línea.

  • El valor de Columnas en el archivo de lista es Propiedad de extracción. Propiedad de extracción es el nombre de la interfaz de usuario de la propiedad de documento Doc.PullProp.

    Si el administrador había definido una propiedad de documento Doc.Custom.AccountNumber para especificar los datos de número de cuenta, el valor de Columnas en el archivo de lista sería Doc.Custom.AccountNumber.

  • El valor de Propiedad de documento para establecer es Documento de extracción. Documento de extracción es el nombre de la interfaz de usuario de la propiedad de documento Doc.Pull.

    La propiedad Doc.Pull se suministra con todas las características de procesamiento de documentos. Es una buena opción para el valor de la propiedad de documento Propiedad de documento para establecer. Como alternativa, el administrador podría crear una propiedad de documento personalizada y usarla como valor de Propiedad de documento para establecer.

  • El valor de Valor para documentos coincidentes es YES.

  • El valor de Valor para otros documentos es NO.

• Añade un paso GroupDocuments al flujo de trabajo después del paso SetDocPropsFromList y establece el valor de la propiedad Agrupar primero en Documento de extracción.

• Añade un paso CreateJobsFromDocuments al flujo de trabajo después del paso GroupDocuments y establece el valor de la propiedad Flujo de trabajo hijo en el nombre del flujo de trabajo actual.

• Añade procesamiento condicional cerca del inicio del flujo de trabajo para procesar trabajos padre e hijo de manera diferente. La nueva derivación para los trabajos hijo les permite omitir los pasos de identificación de documentos.

• Añade el paso SetDocPropsFromConditions al inicio de la derivación para trabajos hijo.

  El paso asigna un valor a una propiedad de trabajo basado en el valor de la propiedad de documento Documento de extracción. El archivo de condiciones de propiedad establece el valor de la propiedad de trabajo Personalizado 1 en Pull o Print.

• Crea dos derivaciones de flujo de trabajo: una para trabajos hijo con documentos que se imprimirán y otra para trabajos hijo con documentos extraídos. Las reglas de las derivaciones son:

  • Personalizado 1 = Pull

  • Personalizado 1 = Print

• Añade un paso Columnas en el archivo de lista a la derivación para trabajos hijo con documentos extraídos. El paso envía el archivo PDF del trabajo al cliente para verificar que se han extraído los documentos.

  • El valor de la propiedad Dirección del destinatario es la dirección de correo electrónico de la persona en la empresa del cliente que ha solicitado archivos PDF para su verificación.

  • El valor de la propiedad Archivos adjuntos es ${getCurrentFile(pdf)}.

  • El valor de la propiedad Mensaje es Estos avisos de recordatorio se han extraído del trabajo ${Job.Name}.

• Vuelve a unir las dos derivaciones conectándolas a un paso WaitForRelatedJobs.

El administrador habilita el flujo de trabajo y le somete un trabajo a las 8:00 AM.

El trabajo pasa por la derivación del flujo de trabajo para trabajos padre y se detiene en el paso Wait.

A la 1:00 PM, el operador recibe una lista de extracción del cliente y la sube al directorio /aiw/aiw1/clientfiles/pull. La lista de extracción contiene seis números de cuenta:

245876A 
270011H 
335698R 
520905B 
558721L 
875540R

A las 2:50 PM, el operador recibe una segunda lista de extracción del cliente y la sube. La lista de extracción contiene dos números de cuenta:

445009S 500112A

A las 3:00 PM, RICOH ProcessDirector libera el trabajo del paso Wait.

El trabajo entra en el paso SetDocPropsFromList. RICOH ProcessDirector:

• Recupera las dos listas de extracción del directorio /aiw/aiw1/clientfiles/pull

  .

• Examina los valores de la propiedad Doc.PullProp en el archivo de propiedades de documento en el archivo de spool del trabajo.

• Crea una columna de valores para la propiedad Doc.Pull en el archivo de propiedades de documento.

  Cuando el valor de la propiedad Doc.PullProp coincide con uno de los ocho números de cuenta de las listas de extracción, RICOH ProcessDirector define el valor de la propiedad Doc.Pull como YES.

  Establece el valor de la propiedad Doc.Pull de todos los demás documentos del archivo de propiedades de documento en NO.

El trabajo entra en el paso GroupDocuments, que coloca cada documento en un grupo de dos posibles, en función del valor de la propiedad Doc.Pull.

El trabajo pasa al paso CreateJobsFromDocuments, que crea un trabajo hijo para cada grupo de documentos y somete los trabajos hijo al mismo flujo de trabajo.

Los trabajos hijo pasan por la derivación del flujo de trabajo para trabajos hijo.

Cuando los trabajos hijo llegan al paso SetDocPropsFromConditions, RICOH ProcessDirector establece el valor de la propiedad de trabajo Personalizado 1:

• Para el trabajo hijo con la propiedad Doc.Pull establecida en Yes, la propiedad de trabajo Personalizado 1 se establece en Pull.

• Para el trabajo hijo con la propiedad Doc.Pull establecida en No, la propiedad de trabajo Personalizado 1 se establece en Print.

RICOH ProcessDirector envía los trabajos hijo a la derivación de impresión o de extracción del flujo de trabajo, según el valor de la propiedad de trabajo Personalizado 1.

El trabajo hijo con documentos extraídos entra en el paso SendEmail y RICOH ProcessDirector envía el trabajo al cliente para su verificación. A continuación, el trabajo hijo pasa al paso WaitForRelatedJobs.

El trabajo hijo con documentos que se deben imprimir pasa al paso WaitForRelatedJobs después del paso PrintJobs.

Cuando los dos trabajos hijo llegan al paso WaitForRelatedJobs, RICOH ProcessDirector los envía al paso RetainCompletedJobs.