Caso de ejemplo de uso para extraer pólizas según direcciones ubicadas en una zona catastrófica

En este caso de ejemplo, una agencia de servicios imprime pólizas en un trabajo de impresión en PDF. Como unas graves inundaciones han hecho que sea imposible entregar el correo en dos códigos postales, la agencia de servicios suprime la impresión de pólizas con direcciones de clientes de dichos códigos postales. Elimina esas pólizas del trabajo de impresión y las envía por correo electrónico a los clientes.

El flujo de trabajo de este caso de ejemplo no tiene un paso que espere a que se reciba una lista de extracción. Los trabajos pasan por el flujo de trabajo sin esperar. En cuanto la agencia de servicios proporciona una lista de extracción de códigos postales en una zona catastrófica, RICOH ProcessDirector elimina los documentos con esos códigos postales de cada trabajo de impresión y entra en el paso SetDocPropsFromList. Cuando se reanuda la entrega de correo en todos los códigos postales de la lista de extracción, la agencia de servicios elimina la lista de extracción y RICOH ProcessDirector no elimina de los trabajos de impresión los documentos que entren en el paso SetDocPropsFromList. El paso permanece en el flujo de trabajo y se puede usar cuando se deba extraer documentos de un trabajo.

La agencia de servicios usa Plug-in RICOH ProcessDirector para Adobe Acrobat para identificar las pólizas como documentos individuales en el archivo PDF de producción de cada trabajo. Los datos de cada póliza incluyen el nombre del cliente, la dirección de correo electrónico del cliente y el código postal.

Para cambiar el flujo de trabajo de manera que extraiga pólizas de clientes que se encuentren en la zona catastrófica, un administrador de la agencia de servicios configura RICOH ProcessDirector para que soporte el nuevo proceso.

El administrador hace lo siguiente:

  • Define dos propiedades de documento personalizadas, Doc.Custom.CustomerName y Doc.Custom.PostalCode, en el archivo docCustomDefinitions.xml.
  • Ejecuta la utilidad docCustom y actualiza la característica Propiedades de documentos personalizadas.
  • Carga las propiedades de documento de RICOH ProcessDirector actualizadas a Plug-in RICOH ProcessDirector para Adobe Acrobat.
  • Usa la propiedad Definir propiedad de documento del plug-in para definir tres propiedades de documento:
    • Doc.Custom.PostalCode especifica los datos del código postal.
    • Doc.Custom.CustomerName especifica los datos del nombre del cliente.
    • Doc.EmailAddress especifica los datos de la dirección de correo electrónico del cliente.

      Esta propiedad de documento se suministra con todas las características de procesamiento de documentos.

    El paso IdentifyPDFDocuments del flujo de trabajo extraerá los datos de las tres propiedades de documento de cada documento en el archivo PDF para el trabajo. RICOH ProcessDirector usará los valores de la propiedad de documento Doc.Custom.PostalCode para determinar los documentos que hay que extraer del trabajo. RICOH ProcessDirector utilizará los valores de las propiedades de documento Doc.Custom.CustomerName y Doc.EmailAddress en el paso que envía los documentos extraídos por correo electrónico.

  • Utiliza la función Guardar archivo de control del plug-in para guardar las definiciones de propiedad de documento en el archivo de control que identifica las pólizas como documentos individuales.
  • Envía el archivo de control al servidor de RICOH ProcessDirector.
  • Especifica el nombre del archivo de control como el valor de la propiedad Identificar archivo de control PDF del paso IdentifyPDFDocuments.
  • Añade un paso SetDocPropsFromList al flujo de trabajo y establece los valores de las propiedades del paso:
    • El valor de Directorio de archivos de lista es /aiw/aiw1/clientfiles/pull.
    • El valor de Delimitador es Nueva línea.
    • El valor de Columnas en el archivo de lista es Doc.Custom.PostalCode.
    • El valor de Propiedad de documento para establecer es Documento de extracción. Documento de extracción es el nombre de la interfaz de usuario de la propiedad de documento Doc.Pull.

      La propiedad Doc.Pull se suministra con todas las características de procesamiento de documentos. Es una buena opción para el valor de la propiedad de documento Propiedad de documento para establecer. Como alternativa, el administrador podría crear una propiedad de documento personalizada y usarla como valor de Propiedad de documento para establecer.

    • El valor de Valor para documentos coincidentes es YES.
    • El valor de Valor para otros documentos es NO.
  • Añade un paso GroupDocuments al flujo de trabajo después del paso SetDocPropsFromList y establece el valor de la propiedad Agrupar primero en Documento de extracción.
  • Añade un paso CreateJobsFromDocuments al flujo de trabajo después del paso GroupDocuments y establece el valor de la propiedad Flujo de trabajo hijo en el nombre del flujo de trabajo actual.
  • Añade procesamiento condicional cerca del inicio del flujo de trabajo para procesar trabajos padre e hijo de manera diferente. La nueva derivación para los trabajos hijo les permite omitir los pasos de identificación de documentos.
  • Añade el paso SetDocPropsFromConditions al inicio de la derivación para trabajos hijo.

    El paso asigna un valor a una propiedad de trabajo basado en el valor de la propiedad de documento Documento de extracción. El archivo de condiciones de propiedad establece el valor de la propiedad de trabajo Personalizado 1 en Pull o Print.

  • Crea dos derivaciones de flujo de trabajo: una para trabajos hijo con documentos que se imprimirán y otra para trabajos hijo con documentos extraídos. Las reglas de las derivaciones son:
    • Personalizado 1 = Pull
    • Personalizado 1 = Print
  • Añade un paso EmailDocuments a la derivación para trabajos hijo con documentos extraídos. El paso envía cada documento como archivo PDF a la dirección de correo electrónico del cliente.
    • El valor de Dirección del destinatario es ${Doc.EmailAddress}.
    • El valor de Línea de asunto es Póliza de ${Doc.Custom.CustomerName}.
    • El valor de Mensaje es Como el servicio de correo al código postal ${Doc.Custom.PostalCode} se ha interrumpido, adjuntamos una copia en PDF de su póliza.
    • El valor de Adjuntar documento es Sí.
    • El valor de Nombre del documento adjunto es ${Doc.Custom.CustomerName}.pdf.
  • Vuelve a unir las dos derivaciones conectándolas a un paso WaitForRelatedJobs.
  • Crea una lista de extracción y la sube al directorio /aiw/aiw1/clientfiles/pull. La lista de extracción incluye dos códigos postales: 
    80455
80540

El administrador habilita el flujo de trabajo y le somete un trabajo.

El trabajo pasa por la derivación del flujo de trabajo para trabajos padre y entra en el paso SetDocPropsFromList. RICOH ProcessDirector:

  • Recupera la lista de extracción del directorio /aiw/aiw1/clientfiles/pull.
  • Examina los valores de la propiedad Doc.Custom.PostalCode en el archivo de propiedades de documento en el archivo de spool del trabajo.
  • Crea una columna de valores para la propiedad Doc.Pull en el archivo de propiedades de documento.

    Cuando el valor de la propiedad Doc.Custom.PostalCode coincide con uno de los dos códigos postales de la lista de extracción, RICOH ProcessDirector define el valor de la propiedad Doc.Pull como YES.

    Establece el valor de la propiedad Doc.Pull de todos los demás documentos del archivo de propiedades de documento en NO.

El trabajo entra en el paso GroupDocuments, que coloca cada documento en un grupo de dos posibles, en función del valor de la propiedad Doc.Pull.

El trabajo pasa al paso CreateJobsFromDocuments, que crea un trabajo hijo para cada grupo de documentos y somete los trabajos hijo al mismo flujo de trabajo.

Los trabajos hijo pasan por la derivación del flujo de trabajo para trabajos hijo.

Cuando los trabajos hijo llegan al paso SetDocPropsFromConditions, RICOH ProcessDirector establece el valor de la propiedad de trabajo Personalizado 1:

  • Para el trabajo hijo con la propiedad Doc.Pull establecida en Yes, la propiedad de trabajo Personalizado 1 se establece en Pull.
  • Para el trabajo hijo con la propiedad Doc.Pull establecida en No, la propiedad de trabajo Personalizado 1 se establece en Print.

RICOH ProcessDirector envía los trabajos hijo a la derivación de impresión o de extracción del flujo de trabajo, según el valor de la propiedad de trabajo Personalizado 1.

El trabajo hijo con documentos extraídos entra en el paso EmailDocuments y RICOH ProcessDirector envía cada póliza por correo electrónico como archivo PDF al cliente. Un cliente de nombre John Doe recibe este mensaje de correo electrónico: 

Para: John.Doe@mymail.com
Asunto: Póliza para John Doe
Archivo adjunto: John Doe.pdf
__________________________________________________
Dado que el servicio de correo al código postal 80455 ha sido interrumpido,
hemos adjuntado una copia de su póliza en PDF.

A continuación, el trabajo hijo pasa al paso WaitForRelatedJobs.

El trabajo hijo con documentos que se deben imprimir pasa al paso WaitForRelatedJobs después del paso PrintJobs.

Cuando los dos trabajos hijo llegan al paso WaitForRelatedJobs, RICOH ProcessDirector los envía al paso RetainCompletedJobs.

Tras reanudarse la entrega de correo a los códigos postales de la lista de extracción, el administrador elimina la lista de extracción del directorio /aiw/aiw1/clientfiles/pull.

RICOH ProcessDirector imprime todos los documentos de los trabajos que pasan por el flujo de trabajo hasta que el administrador coloca otra lista de extracción en el directorio pull.

Tema principal: Casos de ejemplo de uso para extraer documentos de un trabajo