Configuration du traitement d'une liste d'extraction par un flot de travaux

Identifiez les données qui déterminent si un document est extrait.

Exemples :

Vous souhaitez extraire des documents à partir d'une liste de numéros de compte. Le numéro de compte détermine si un document est extrait.
Vous souhaitez extraire des documents à partir d'une liste de codes postaux. Le code postal détermine si un document est extrait.
Vous souhaitez extraire des documents à partir d'une liste de types de police et d'états. Le type de police et l'état déterminent si un document est extrait.

Choisissez les propriétés de document que vous allez utiliser pour indiquer les données à extraire de chaque document du fichier d'impression par l'étape IdentifyPDFDocuments (fichiers PDF) ou IdentifyDocuments (fichiers AFP).

Vous pouvez utiliser des propriétés de document RICOH ProcessDirector existantes ou définir vos propres propriétés de document personnalisées.

Exemples :

Vous pouvez utiliser la propriété de document Doc.PullProp, fournie avec toutes les fonctions de traitement de document.
Vous pouvez utiliser une ou plusieurs propriétés de document personnalisées, telles que Doc.Custom.AccountNumber, Doc.Custom.PostalCode, Doc.Custom.PolicyType et Doc.Custom.State.
Si les propriétés de document personnalisées n'existent pas déjà, vous devez les définir.

Remarque:

Pour définir des propriétés de document :
- Éditiez le fichier de configuration des propriétés de document.
- Exécutez l'utilitaire docCustom.
  Lors de la première exécution de l'utilitaire, la fonction Propriétés de document personnalisées est créée.
- Utilisez Feature Manager pour installer ou mettre à jour la fonction Propriétés de document personnalisées.
- Si vous travaillez avec des fichiers PDF, chargez les propriétés de document RICOH ProcessDirector mises à jour dans Plug-in RICOH ProcessDirector pour Adobe Acrobat.

Indiquez les données à extraire de chaque document du travail par l'étape IdentifyPDFDocuments (fichiers PDF) ou IdentifyDocuments (fichiers AFP) :

Si vous travaillez avec des fichiers PDF, utilisez la fonction Définir la propriété de document dans Plug-in RICOH ProcessDirector pour Adobe Acrobat.
Si vous travaillez avec des fichiers AFP, utilisez le mode Document Property Designer (DPD) de RICOH Visual Workbench.
- Si les fichiers AFP ne contiennent pas de repères d'indexation définis pour les données de document que vous souhaitez extraire, utilisez AFP Indexer pour ajouter des repères. AFP Indexer est installée avec la fonctionnalité Prise en charge AFP.

Enregistrez les définitions des propriétés de document dans un fichier de contrôle à utiliser dans l'étape IdentifyPDFDocuments (fichiers PDF) ou IdentifyDocuments (fichiers AFP) :

Si vous travaillez avec des fichiers PDF, utilisez Sauvegarder le fichier de contrôle dans Plug-in RICOH ProcessDirector pour Adobe Acrobat.
Si vous travaillez avec des fichiers AFP, utilisez Sauvegarder le fichier de contrôle dans RICOH Visual Workbench.

Envoyez le fichier de contrôle au serveur RICOH ProcessDirector dans un répertoire auquel l'utilisateur du système RICOH ProcessDirector a le droit d'accéder.

Connectez-vous à RICOH ProcessDirector.

Cliquez sur l'onglet Flot de travaux.

Faites une copie du flot de travaux que vous souhaitez modifier, ou créez un nouveau flot de travaux.

Dans cette procédure, nous modifions un simple flot de travaux qui traite les fichiers PDF. Le flot de travaux comporte les étapes suivantes :

SetJobPropsFromTextFile
CountPages
IdentifyPDFDocuments
WriteDocumentsToDatabase
BuildPDFFromDocuments
UpdateDocumentsInDatabase
CreatePageRanges
PrintJobs
RetainCompletedJobs
RemoveJobs

Remarque:

Si vous avez installé Prise en charge AFP, un simple flot de travaux qui modifie les fichiers AFP peut comporter les étapes UseInlineFormDefinition et EnableRepositioning à la place de l'étape CountPages, l'étape IdentifyDocuments à la place de l'étape IdentifyPDFDocuments et l'étape BuildAFPFromDocuments à la place de l'étape BuildPDFFromDocuments.

Ajoutez une étape basée sur le modèle d'étape SetDocPropsFromList au flot de travaux après l'étape WriteDocumentsToDatabase.

Définissez les valeurs pour les propriétés de l'étape SetDocPropsFromList :

Pour la propriété Répertoire du fichier de liste, indiquez l'emplacement du répertoire qui contient les listes d'extraction.
Par exemple : /aiw/aiw1/clientfiles/pull.
Pour la propriété Délimiteur, indiquez le délimiteur utilisé pour séparer les valeurs dans la liste d'extraction.
Si la liste d'extraction n'utilise qu'une seule propriété, vous devez placer chaque valeur sur une ligne distincte et indiquer Nouvelle ligne comme délimiteur.
Si la liste d'extraction utilise plusieurs propriétés, vous devez placer chaque ensemble de valeurs sur une ligne distincte. Indiquez le délimiteur que vous utilisez pour séparer les valeurs sur chaque ligne : Tabulation, Point-virgule, Virgule, Espace ou Tilde.
Exemples :
- La liste d'extraction contient les numéros de compte suivants :
```
4377852A
4372341A
4400076A
4401132H
```
  Définissez la valeur de la propriété Délimiteur sur Nouvelle ligne.
- La liste d'extraction contient des types de police et des états séparés par des virgules :
```
Home,AZ
Home,CO
Auto,CO
```
  Définissez la valeur de la propriété Délimiteur sur Virgule.
Pour la propriété Colonnes du fichier de liste, sélectionnez toutes les propriétés de document que vous utilisez pour indiquer les données qui déterminent si un document est extrait.
Exemples :
- Doc.PullProp
- Doc.Custom.AccountNumber
- Doc.Custom.PostalCode
- Doc.Custom.PolicyType et Doc.Custom.State
Si vous utilisez plusieurs propriétés de document pour indiquer les données, classez-les (de haut en bas) de sorte que l'ordre corresponde à celui des colonnes de données dans la liste d'extraction (de gauche à droite).
Pour réorganiser les propriétés, cliquez sur , l'icône crayon. Dans la boîte de dialogue qui s'affiche, cliquez avec le bouton droit sur chaque propriété sélectionnée et choisissez Déplacer au début. Après avoir déplacé toutes les propriétés sélectionnées en haut de la liste, utilisez la fonction glisser-déposer pour les placer dans l'ordre qui convient. Une fois la réorganisation des propriétés terminée, cliquez à l'extérieur de la boîte de dialogue pour la fermer.
Pour la propriété Interrompre en cas de colonnes en excès :
- Sélectionnez OUI si vous souhaitez que l'étape passe à l'état d'erreur si la liste d'extraction comporte plus de colonnes de données que le nombre de propriétés de document indiqué par la propriété Colonnes du fichier de liste.
  Par exemple, sélectionnez OUI si la liste d'extraction comporte deux colonnes de données et la propriété Colonnes du fichier de liste indique deux propriétés de document. Vous souhaitez que l'étape passe à l'état d'erreur si une liste d'extraction comportant quatre colonnes de données est placée dans le répertoire du fichier de liste.
- Sélectionnez NON si vous ne souhaitez pas que l'étape passe à l'état d'erreur si la liste d'extraction comporte plus de colonnes de données que le nombre de propriétés de document indiqué par la propriété Colonnes du fichier de liste.
  Par exemple, sélectionnez NON si la liste d'extraction comporte quatre colonnes de données et que vous utilisez uniquement la première colonne. La propriété Colonnes du fichier de liste indique une propriété de document.
  - Si la liste d'extraction comporte des colonnes en excès, elles doivent toutes se trouver à droite des colonnes que vous utilisez.
L'étape passe toujours à l'état d'erreur si la liste d'extraction comporte moins de colonnes de données que le nombre de propriétés de document indiqué par la propriété Colonnes du fichier de liste.
Pour la propriété Propriété de document à définir, sélectionnez la propriété de document que vous souhaitez utiliser pour indiquer si un document est extrait.
La propriété Doc.Pull est fournie avec toutes les fonctions de traitement de document. C'est un choix pratique pour la valeur de la propriété Propriété de document à définir. Vous pouvez également créer une propriété de document personnalisée ou utiliser une propriété de document existante comme valeur de la propriété Propriété de document à définir.
- Si vous utilisez une propriété de document qui contient déjà une valeur pour les documents du travail, RICOH ProcessDirector remplace la valeur initiale par la nouvelle valeur des documents correspondants ou la nouvelle valeur des autres documents. Étant donné que la nouvelle valeur remplace la valeur initiale, assurez-vous de ne plus avoir besoin de la valeur initiale.
Indiquez les valeurs des propriétés Valeur des documents correspondants et Valeur des autres documents.
Si la propriété de document que vous indiquez comme valeur de la propriété Propriété de document à définir n'existe pas dans le fichier de propriétés de document du travail, RICOH ProcessDirector crée une colonne pour la propriété de document dans le fichier, et remplit la colonne avec les valeurs indiquées pour les propriétés Valeur des documents correspondants et Valeur des autres documents.
Si la propriété de document existe dans le fichier de propriétés de document, RICOH ProcessDirector modifie les valeurs de la propriété en fonction des valeurs des propriétés Valeur des documents correspondants et Valeur des autres documents.
Exemple :
- Un fichier de propriétés de document contient trois propriétés de documents :
```
Doc.Custom.AccountNumber  Doc.Custom.PolicyType  Doc.Custom.State
144372                    Home                   CO
144372                    Auto                   CO
144372                    Business               CO
187456                    Home                   AZ
187456                    Auto                   AZ
187456                    Business               AZ
223114                    Home                   NY
223114                    Auto                   NY
223114                    Business               NY
```
- Une liste d'extraction contient les valeurs des propriétés de document Doc.Custom.PolicyType et Doc.Custom.State :
```
Home,AZ
Home,CO
Auto,CO
```
- La valeur de la propriété Propriété de document à définir est Doc.Pull. Le fichier de propriétés de document du travail ne comporte pas de colonne pour la propriété de document Doc.Pull.
- La valeur de la propriété Valeur des documents correspondants est OUI.
- La valeur de la propriété Valeur des autres documents est NON.
- Lorsqu'un travail parvient à l'étape SetDocPropsFromList, RICOH ProcessDirector :
  - Crée une colonne pour Doc.Pull dans le fichier de propriétés de document du travail.
  - Définit la valeur de la propriété de document Doc.Pull sur OUI si les valeurs des propriétés de document d'un document correspondent à toutes les valeurs des propriétés de document dans la liste d'extraction.
    La valeur de la propriété de document Doc.Pull est définie sur OUI pour les documents contenant des polices Habitation dans l'Arizona (AZ) et les documents contenant des polices Habitation ou Véhicule dans le Colorado (CO).
  - Définit la valeur sur NON si la valeur de toute propriété de document d'un document ne correspond pas à la valeur d'une propriété de document dans la liste d'extraction.
    La valeur de la propriété de document Doc.Pull est définie sur NON pour les documents contenant des polices Habitation dans l'Arizona, les documents contenant des polices autres que Habitation ou Véhicule, et les documents contenant des polices dans tout État autre que l'Arizona ou le Colorado.
  - Le fichier de propriétés de document mis à jour comporte quatre propriétés de document :
```
Doc.Custom.AccountNumber  Doc.Custom.PolicyType  Doc.Custom.State  Doc.Pull
144372                    Home                   CO                YES
144372                    Auto                   CO                YES
144372                    Business               CO                NO
187456                    Home                   AZ                YES
187456                    Auto                   AZ                NO
187456                    Business               AZ                NO
223114                    Home                   NY                NO
223114                    Auto                   NY                NO
223114                    Business               NY                NO
```
Éditez les autres propriétés d'étape selon vos besoins.

En option: Si vous souhaitez mettre les travaux en attente jusqu'à recevoir une liste d'extraction, ajoutez l'étape Wait au flot de travaux avant l'étape SetDocPropsFromList. Indiquez les valeurs des propriétés de l'étape.

Exemples :

Pour mettre en attente jusqu'à 18:00, définissez la propriété Attendre jusqu'à sur 18:00. N'indiquez pas de valeurs pour les propriétés Attendre pendant et Terminer l'étape après.
Pour mettre en attente pendant quatre heures, définissez la propriété Attendre pendant sur 4 heures. N'indiquez pas de valeurs pour les propriétés Attendre jusqu'à et Terminer l'étape après.
Pour mettre en attente pendant six heures ou jusqu'à 17:00, selon la première éventualité, définissez la propriété Attendre jusqu'à sur 17:00, la propriété Attendre pendant sur 6 heures et la propriété Terminer l'étape après sur Première éventualité.
Pour mettre en attente pendant au moins trois heures et au moins jusqu'à 16:00, selon la dernière éventualité, définissez la propriété Attendre jusqu'à sur 16:00, la propriété Attendre pendant sur 3 heures et la propriété Terminer l'étape après sur Dernière éventualité.

Ajoutez des étapes qui traitent les documents après l'étape SetDocPropsFromList.

Par exemple :

Vous pouvez ajouter une étape GroupDocuments et définir la valeur de la propriété Regrouper en premier sur Extraire le document.
Puis vous pouvez ajouter une étape CreateJobsFromDocuments et définir la valeur de la propriété Flot de travaux enfant sur le nom du flot de travaux en cours.
- Cet exemple utilise le traitement conditionnel dans le flot de travaux PullPDFSample fourni. Vous pouvez également définir la propriété Flot de travaux enfant sur le nom d'un autre flot de travaux et utiliser ce flot de travaux pour traiter les travaux enfant.
L'étape CreateJobsFromDocuments crée deux travaux enfant : un pour le groupe de documents dont Extraire le document est défini sur OUI et un autre pour le groupe de documents dont Extraire le document est défini sur NON.

Ajoutez un traitement conditionnel pour les documents qui sont extraits et les documents qui restent dans le travail.

Par exemple :

Ajoutez un traitement conditionnel pour les travaux enfant et parent près du début du flot de travaux, après l'étape SetJobPropsFromTextFile.
- Définir une règle pour la branche qui reçoit les travaux parent :
  Numéro du travail Unlike *.*
  
  Dans notre exemple, cette branche est connectée à l'étape DetectInputDataStream existante.
- Ajoutez une étape basée sur le modèle d'étape SetDocPropsFromConditions.
- Créez une nouvelle branche pour les travaux enfant, qui comporte une décimale dans leur numéro de travail, et connectez la branche à l'étape SetDocPropsFromConditions.
  Dans notre exemple, connectez l'étape SetDocPropsFromConditions à l'étape BuildPDFFromDocuments, qui se connecte à l'étape UpdateDocumentsInDatabase.
Définissez les propriétés de l'étape SetDocPropsFromConditions.
Dans notre exemple, l'étape affecte une valeur à une propriété de travail en se basant sur la valeur de la propriété de document Extraire le document. Le fichier de conditions de propriété définit la valeur de la propriété de travail Personnalisé1 (nom de propriété de base de données Job.Info.Attr1) sur Extraire ou Imprimer. L'exemple qui suit présente le contenu du fichier de conditions de propriété :
```
"Doc.Pull","Job.Info.Attr1"
"=YES","Pull"
"=NO","Print"
```

Ajoutez des étapes qui traitent les documents extraits.

Par exemple, si vous traitez des travaux PDF, vous pouvez ajouter une étape EmailDocuments qui envoie par e-mail les documents extraits à quelqu'un pour vérifier que les documents ont bien été extraits.

Ajoutez des étapes qui traitent les documents à imprimer.

Par exemple, si vous traitez des travaux PDF, vous pouvez ajouter les étapes CreatePageRanges et PrintJobs.

Ajoutez un traitement conditionnel pour envoyer les travaux enfant à des branches d'extraction et d'impression distinctes du flot de travaux.

Dans notre exemple, il faut ajouter un connecteur entre l'étape UpdateDocumentsInDatabase et la nouvelle étape EmailDocuments. Ajoutez la règle suivante au connecteur : Personnalisé1 = Extraire
Dans notre exemple, il faut ajouter un connecteur entre l'étape UpdateDocumentsInDatabase et l'étape CreatePageRanges. Ajoutez la règle suivante au connecteur : Personnalisé1 = Imprimer

Lorsque des travaux sont envoyés via le flot de travaux et que les travaux enfant atteignent l'étape SetDocPropsFromConditions, RICOH ProcessDirector définit la valeur de la propriété de travail Personnalisé1 :

Pour un travail enfant dont la propriété Doc.Pull est définie sur Oui, la propriété de travail Personnalisé1 est définie sur Extraire. Le travail enfant passe par le connecteur avec la règle Personnalisé1 = Extraire.
Pour un travail enfant dont la propriété Doc.Pull est définie sur Non, la propriété de travail Personnalisé1 est définie sur Imprimer. Le travail enfant passe par le connecteur avec la règle Personnalisé1 = Imprimer.

Si vous avez créé un traitement conditionnel pour des travaux parent et enfant, envoyez les travaux parent et enfant ensemble à l'étape RetainCompletedJobs :

Ajoutez une étape basée sur le modèle d'étape WaitForRelatedJobs au flot de travaux avant l'étape RetainCompletedJobs.
Connectez la branche des travaux parent et les deux branches des travaux enfant à l'étape WaitForRelatedJobs.
Dans notre exemple, il faut connecter ces étapes à l'étape WaitForRelatedJobs :
- CreateJobsFromDocuments dans la branche des travaux parent.
- EmailDocuments dans la branche des travaux enfant avec des documents ayant été extraits.
- PrintJobs dans la branche des travaux enfant avec des documents à imprimer.

Le flot de travaux est désormais similaire au flot de travaux PullPDFSample, mais avec les différences suivantes :

PullPDFSample comporte les étapes DetectInputDataStream, FailWithMessage, SetDocPropsFromOriginal, CountPagesChild, AssignJobValuesPull et AssignJobValuesPrint.
Ce flot de travaux comporte l'étape EmailDocuments à la place des étapes AssignJobValuesPull et ManualStepWithAutoRestart dans le flot de travaux PullPDFSample.

Enregistrez le flot de travaux.

Testez le flot de travaux :

Créez une ou plusieurs unités d'entrée pointant sur le flot de travaux.
Activez le flot de travaux.
Activez les unités d'entrée.
Placez un exemple de liste d'extraction dans le répertoire du fichier de liste.
Soumettez votre travail à l'unité d'entrée.

RICOH ProcessDirector™ for AIX

Configuration du traitement d'une liste d'extraction par un flot de travaux

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