Verarbeitung von Jobs mit verschlüsselten PDF-Dateien

Die meisten Schritte können verschlüsselte Dateien nicht verarbeiten. Deshalb müssen Sie die Datei vor dem ersten Schritt im Workflow entschlüsseln, der benötigt wird, um die PDF-Datei zu öffnen. Fügen Sie zum Entfernen der Verschlüsselung von PDF-Dateien einen Schritt basierend auf der Schrittschablone DecryptPDF aus.

Wenn Sie eine PDF-Datei verschlüsseln, können Sie bis zu zwei Kennwörter angeben. Das Besitzerkennwort ist das Masterkennwort. Es entsperrt die Datei vollständig, damit der Empfänger sie lesen, Formularfelder ausfüllen und sogar den Inhalt der Datei bearbeiten kann. RICOH ProcessDirector Schritte benötigen die Zugriffsebene, die vom Besitzerkennwort bei der Verarbeitung von Jobs bereitgestellt wird, da sie diese PDF-Dateien häufig ändern.

Das Benutzerkennwort ist ein begrenzteres Kennwort. Es entsperrt die Datei, sodass sie gelesen, aber in keiner Weise bearbeitet werden kann. Dieses Kennwort ist nur erforderlich, falls beide der folgenden Behauptungen zutreffen:

• Der Empfänger muss ein Kennwort eingeben, um die Datei zu öffnen.
• Dem Empfänger des Dokuments muss das Ändern verboten sein, wie z. B. Ausfüllen von Formularen oder Bearbeiten des Inhalts.

Wenn die Datei keine sicheren Informationen enthält, können Sie sie verschlüsseln, damit sie dann ohne Kennwort geöffnet werden kann. Sie benötigt jedoch noch das Besitzerkennwort für Bearbeitungsfunktionen.

Um eine PDF-Datei zu entschlüsseln, müssen Sie das Besitzerkennwort verwenden, das eingerichtet wurde, als die Datei erstellt wurde. Arbeiten Sie mit Ihrem Kunden zusammen, um die beste Methode zum Verwalten dieser Kennwörter zu bestimmen. Sie können auswählen, dasselbe Kennwort für jede PDF-Datei, die der Kunde übermittelt, zu verwenden. In diesem Fall können Sie den Wert Besitzerkennwort im DecryptPDF-Schritt ohne Aktualisierung aufzeichnen.

Alternativ dazu können Sie für jede PDF-Datei, die gesendet wird, ein anderes Kennwort festlegen. Wenn sich das Kennwort bei jedem Auftrag ändert, müssen Sie dem Bediener eine Möglichkeit geben, das Kennwort für jeden Job anzugeben. Sie können dem Workflow vor dem DecryptPDF-Schritt einen manuellen Schritt hinzufügen und ihm einen Namen geben, wie EnterOwnerPassword. Während der Verarbeitung wird der Job bei diesem Schritt gestoppt. Der Bediener kann das Merkmalnotizbuch für den Job öffnen und das Besitzerkennwort in der Registerkarte Enhance-PDF eingeben. Dann kann der Bediener den manuellen Schritt abschließen und das Kennwort steht zur Verfügung, wenn der DecryptPDF-Schritt ausgeführt wird.

Das Besitzerkennwort kann auch zusammen mit anderen Jobmerkmalen in einer Überschreibungsdatei übergeben werden. Diese Methode wird jedoch nicht empfohlen, weil sie nicht sicher ist.