Adressblöcke definieren

Sie können Dokumentmerkmale in einem Adressblock in jedem Dokument in einer PDF-Datei definieren. Nachdem Sie die Dokumentmerkmale definiert haben, können Sie sie extrahieren und anzeigen oder in einer Textdatei speichern.

Hinweis: Verwenden Sie die Funktion Mehrere Merkmale definieren, um Dokumentmerkmale für Adressen zu definieren, wenn:

  • Die Adresskomponenten nicht in Blockform sind.

  • Sie den Dokumentmerkmalen Ihre eigenen Namen geben möchten.

  • Die Funktion Adressblock definieren eine oder mehr Komponenten des Adresstexts dem falschen Dokumentmerkmal zuordnet.

Gehen Sie wie folgt vor, um einen Adressblock zu definieren:

  1. Öffnen Sie in Adobe Acrobat Professional eine PDF-Datei, und laden Sie entweder die Steuerdatei, die die Seitengruppendefinition enthält, oder erstellen Sie eine Seitengruppe.
    Tipp: Bevor Sie einen Adressblock auswählen, suchen Sie in der Beispiel-PDF-Datei die komplizierteste und längste Adresse, die in den zu verarbeitenden PDF-Dateien vorhanden ist. Beispiel: Das erste Dokument Ihrer PDF-Datei enthält eine Adresse mit nur drei Zeilen, auf Seite 80 finden Sie eine Adresse mit fünf Zeilen. Ziehen Sie einen Rahmen um die Adresse mit fünf Zeilen, um die kompliziertere Adresse als Grundlage zu nehmen. Wenn Sie Dokumentmerkmalwerte anzeigen, können Sie überprüfen, dass jedes Dokumentmerkmal in kürzeren Adressblöcken den richtigen Wert hat.
  2. Klicken Sie mit der linken Maustaste in die linke obere Ecke eines Adressbereichs, und ziehen Sie dann die Maus, um alle Adresszeilen zu erfassen.
  3. Wählen Sie aus dem Popup-Menü die Option Adressblock definieren.
  4. Überprüfen Sie den Bereich Ausgewählte Adresse im Fenster "Adressblock definieren". Wenn Sie nicht alle Zeilen im Adressblock erfasst haben, klicken Sie auf Abbrechen, und ziehen Sie den Rahmen um die Adresse erneut. Wiederholen Sie diesen Schritt, bis die gewünschte Adresse korrekt in der Tabelle Ausgewählte Adresse angezeigt wird.
  5. Geben Sie einen Namen für den Adressblock ein.
  6. Verwenden Sie den Abschnitt Extrahierungsbedingungen, um die Seite in jedem Dokument anzugeben, von der ab Adressblockdaten extrahiert werden. Gehen Sie auf eine der folgenden Arten vor:
    • Wählen Sie die Option Auf Regel basierende Seiten aus, und wählen Sie anschließend in der Dropdown-Liste eine Regel aus. Die Standardregel ist Nur erste Vorderseite. Alternativ können Sie wie folgt vorgehen:
      • Klicken Sie auf Symbol Inhalt hinzufügen Symbol zum Definieren einer neuen Regel.
      • Klicken Sie auf Symbol Regelmanager Symbol für den Aufruf des Regelmanagers.
      Wichtig: Die Regeln Letzte Rückseite, Letzte Vorderseite und Letzte Seite funktionieren nicht mit Adressblockextrahierung.
    • Wählen Sie Bestimmte Seiten und geben Sie die Seite in jedem Dokument ein, die Sie möchten.

      Wenn Sie mehrere Seiten angeben, extrahiert RICOH ProcessDirector-Plugin für Adobe Acrobat den Adressblock von der letzten angegebenen Seite in jedem Dokument. Beispiele:

      • Sie geben die Seiten 2–4 an. Wenn ein Dokument vier oder mehr Seiten hat, wird der Adressblock von Seite 4 extrahiert. Wenn ein Dokument drei Seiten hat, wird der Adressblock von Seite 3 extrahiert. Wenn ein Dokument zwei Seiten hat, wird der Adressblock von Seite 2 extrahiert.
      • Sie geben die Seiten 2,4 an. Wenn ein Dokument vier oder mehr Seiten hat, wird der Adressblock von Seite 4 extrahiert. Wenn ein Dokument 2-3 Seiten hat, wird der Adressblock von Seite 2 extrahiert.
      • Sie geben die Seiten 2–n an. Weil n die letzte Seite repräsentiert, wird der Adressblock von der letzten Seite extrahiert, wenn das Dokument zwei oder mehr Seiten hat.
        Wichtig: Wenn Sie nur Seite n angeben, wird RICOH ProcessDirector-Plugin für Adobe Acrobat den Adressblock von keiner Seite in einem Dokument extrahieren.

  7. Wählen Sie einen Adresstyp:
    • Adresszeilen 1-7

      Diese Option definiert sieben Dokumentmerkmale (Doc.Address.1 bis Doc.Address.7), basierend auf den ersten sieben Zeilen im Adressblock. Nachfolgende Seiten werden ignoriert.

    • US-Adressen

      Diese Option definiert acht Dokumentmerkmale:

      • Doc.Address.FullName

      • Doc.Address.Primary

      • Doc.Address.Secondary

      • Doc.Address.Other

      • Doc.Address.City

      • Doc.Address.State

      • Doc.Address.ZipCode

      • Doc.Address.CityStateZip

    Jede Komponente des Adressentexts in Ausgewählte Adresse wird ein Wert für ein Dokumentmerkmal im Bereich Address Document Properties.
  8. Stellen Sie sicher, dass jedes Dokumentmerkmal den richtigen Wert hat.
  9. Klicken Sie auf OK, um die Dokumentmerkmale für den Adressblock zu erstellen.
  10. Klicken Sie auf Ricoh ⇒ Dokumentmerkmalwerte anzeigen, um zu überprüfen, ob die Merkmale den gewünschten Inhalt besitzen.
  11. Optional: Sie können die Adressblockdefinition bearbeiten, indem Sie doppelt auf das entsprechende Feld klicken oder mit der rechten Maustaste das Kontextmenü öffnen und die Option Bearbeiten wählen.
  12. Wenn Sie bereit sind, alle Erweiterungen, einschließlich der neuen Dokumentmerkmale für den Adressblock, in der PDF-Datei zu speichern, klicken Sie auf Ricoh ⇒ Steuerdatei speichern.
  13. Machen Sie die Steuerdatei über Ihren RICOH ProcessDirector-Server verfügbar und fügen Sie den Namen und das Verzeichnis in den Schritt IdentifyPDFDocuments ein. Diese Steuerdatei muss auch die Seitengruppendefinition enthalten, die die Dokumente der PDF-Dateien definiert, die von diesem Schritt verarbeitet werden.

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Regeln definieren
Übergeordnetes Thema: Mit Dokumentmerkmalen arbeiten