Einsatzszenario: Dokumente nach der Kuvertierung prüfen

Dieses Szenario beschreibt die Schritte, die zum Konfigurieren einer Kamera oder eines Barcodescanners erforderlich sind, damit diese/r die Barcodes durch jedes Briefumschlagfenster eines Jobs lesen kann, wenn diese aus der Kuvertiereinheit kommen. Einige dieser Schritte können zur gleichen Zeit ausgeführt werden.
  1. Bereiten Sie die Kamera- bzw. die Barcodescanner-Hardware vor.
    1. Kaufen Sie die Kamera bzw. den Barcodescanner, und bringen Sie diese/n auf der Kuvertiereinheit an.
        Hinweis:
      • Befolgen Sie die Anweisungen des Herstellers zur Installation der Kamera oder des Barcode-Scanners. Testen Sie die Lichtverhältnisse, um sicherzustellen, dass die Kamera den Barcode klar lesen kann. Wird das Licht vom Briefumschlagsfenster reflektiert, werden die Barcodes womöglich nicht gelesen. Messen Sie zudem die Position der Kamera bzw. des Barcodescanners, um sicherzustellen, dass diese der Position des Barcodes auf allen Dokumenttypen, die gescannt werden, entspricht.
    2. Verbinden Sie die Kamera bzw. den Barcodescanner mit dem Netzwerk. Schreiben Sie sich die IP-Adresse und die Anschlussnummer auf, die von der Kamera verwendet werden.
  2. Verstehen und erstellen Sie Ihr Barcodeformat.
    1. Bestimmen Sie, welchen Barcodetyp Sie verwenden und wie Sie die Daten in den Barcodes formatieren möchten, die Ihren Dokumenten hinzugefügt werden. Das Barcodeformat muss das Jobmerkmal Jobnummer und das Dokumentmerkmal Folge im untergeordneten Job enthalten. Sie müssen bestimmen, wie viele Zeichen Sie den einzelnen Merkmalen zuordnen und ob Sie weitere Informationen in den Barcode einfügen möchten.
        Hinweis:
      • Obwohl die Jobnummer anfangs mit acht Zeichen festgelegt wurde, sollten Sie mindestens zwei weitere Zeichen (.n) im Barcodeformat hinzufügen. Die Jobnummern der untergeordneten Jobs, die für ein erneutes Drucken erstellt wurden, umfassen mindestens 10 Zeichen. Stellen Sie sicher, dass die von Ihnen verwendete Barcode-Symbologie Punktzeichen zulässt, da diese in der Jobnummer jedes untergeordneten Jobs, der zum Nachdruck erstellt wird, enthalten sind.
    2. Melden Sie sich bei RICOH ProcessDirector als Administrator an und erstellen Sie das Barcodeformatobjekt. Wenn Sie nur eine Kamera installieren und alle Barcodes von derselben Stelle auf dem Briefumschlag abgelesen werden, sollte ein Barcodeformat für das System ausreichend sein. Werden aus anderen Gründen weitere Daten in den Barcode eingefügt und können diese Daten nicht ohne Probleme anwendungsübergreifend standardisiert übernommen werden, müssen Sie womöglich mehrere Barcodeformate erstellen. Die Jobnummer und die Merkmale Folge im untergeordneten Job müssen sich jedoch bei allen Barcodeformaten, die für denselben Barcodeleser verwendet werden, in derselben Position im Barcode befinden.
  3. Befindet sich die Druckdatei im PDF-Format, fügen Sie die Barcodes zu den Druckdaten hinzu.
    1. Befolgen Sie die Anweisungen in RICOH ProcessDirector: Installieren von Dokumentenverarbeitungsfunktionen für die Installation des Plugins in Ihrem Adobe Acrobat Professional-System.
    2. Öffnen Sie die Datei in Adobe Acrobat Professional, und aktivieren Sie das Ricoh Plugin.
    3. Legen Sie fest, wie die Dokumentgrenzen in der Druckdatei bestimmt werden können. Diese Grenzen stellen Trigger dar, die RICOH ProcessDirector verwenden kann, um zu wissen, wo ein Dokument endet und ein anderes beginnt.
    4. Nachdem die Dokumentgrenzen festgelegt wurden, bestimmen Sie bitte die Position, an der der Barcode und dessen Inhalte eingefügt werden sollen. Stellen Sie sicher, dass der Barcode so positioniert ist, dass die Kamera bzw. der Barcodescanner diesen lesen kann. Sie können den Barcode nur auf der ersten Seite eines jeden Dokuments einfügen, da die Kamera (in diesem Beispiel) den Barcode durch den Briefumschlag liest.
    5. Wählen Sie für den ersten Inhaltstyp das Jobmerkmal und als Inhaltswert die Job-ID aus. Klicken Sie auf Bearbeiten und wählen Sie die Option Füllzeichen als Modifikator aus. Geben Sie den Wert 0 im Feld Füllzeichen ein, und geben Sie mindestens drei Ziffern ein, damit Nachdrucke ausgeführt werden können.
    6. Gehen Sie zum Dialogfenster "Barcode hinzufügen" zurück, und wählen Sie das Dokumentmerkmal für den nächsten Inhaltstyp mit dem Inhaltswert Doc.SequenceInChild aus. Wiederholen Sie die oben beschriebenen Schritte, und füllen Sie mindestens so viele Stellen des Wertes mit Nullen auf, wie dies der Anzahl der Dokumente, die Sie im Job erwarten, entspricht. Beispiel: Wenn Sie erwarten, 9.999 Dokumente in diesem Druckjob zu haben, geben Sie den Wert 4 in das Feld Minimale Fülltextlänge ein. Wenn Sie erwarten, 100.000 Dokumente in diesem Druckjob zu haben, geben Sie den Wert 6 in das Feld Minimale Fülltextlänge ein.
    7. Speichern Sie die Steuerdatei ab, die mit dem Plug-In erstellt wurde. Senden Sie die Datei verknüpfter Merkmale in ein Verzeichnis des RICOH ProcessDirector-Servers, auf das der RICOH ProcessDirector-Systembenutzer zugreifen kann.
  4. Besitzt die Druckdatei das AFP-Format, fügen Sie die Barcodes zu den Druckdaten hinzu.
      Wichtig:
    • Bei AFP-Jobs müssen Sie bereits Seitengruppen definiert haben, um Barcodes hinzuzufügen. Wenn Ihre AFP-Dateien keine Seitengruppen enthalten, können Sie den AFP Indexer-Modus in RICOH Visual Workbench verwenden, um Seitengruppen hinzuzufügen.

    Wenn Sie zum Identifizieren von Dokumenten das Merkmal Prüfempfänger verwenden möchten, muss bereits ein Indexkennzeichen in der AFP-Datei enthalten sein, das Sie dem Dokumentmerkmal Prüfempfänger zuordnen können, welches mithilfe des Automatische Überprüfung-Features hinzugefügt wird. Die bereitgestellte Musterdatei verfügt bereits über dieses definierte Merkmal. So ordnen Sie dem Merkmal Ihr eigenes Indexkennzeichen zu:

    1. Öffnen Sie die AFP-Datei in AFP Visual Workbench. Wählen Sie das DPD-Plugin.
    2. Doppelklicken Sie im unteren Bereich des Fensters auf das Dokumentmerkmal Prüfempfänger, und geben Sie die erforderlichen Informationen im Dialogfenster "Verbindungsoptionen definieren" ein.
    3. Speichern Sie die Steuerdatei ab, die von AFP Visual Workbench erstellt wurde. Senden Sie die Datei verknüpfter Merkmale in ein Verzeichnis des RICOH ProcessDirector-Servers, auf das der RICOH ProcessDirector-Systembenutzer zugreifen kann.
    4. Um einen Barcode zu erstellen, wählen Sie den Enhance AFP-Modus und exportieren eine EnhanceAFP-Steuerdatei, die von dem Schritt BuildAFPFromDocuments verwendet wird. Eine Mustersteuerdatei mit dem Namen VerifyAFPbarcode.cfg wird im Verzeichnis /aiw/aiw1/testfiles (AIX oder Linux) oder C:\aiw\aiw1\testfiles (Windows) gespeichert. Verwenden Sie die Befehle in der Datei zur Angabe der Anzahl der Zeichen für alle Merkmale, um Ihr Barcodeformat abzustimmen. Stellen Sie sicher, dass der Barcode an der Position ausgerichtet ist, auf die Kamera oder Barcode-Scanner ihren Fokus gelegt haben.
  5. Erstellen Sie ein Barcodeleserobjekt.
    Melden Sie sich bei RICOH ProcessDirector als Administrator an, und erstellen Sie das Barcodeleserobjekt, sodass dieses mit der Kamera bzw. dem Barcodescanner kommunizieren kann. Verwenden Sie die IP-Adresse, den Anschluss und das Barcodeformat, die Sie bereits erstellt haben.
  6. Der mit RICOH ProcessDirector bereitgestellte VerifySample-Workflow verarbeitet sowohl PDF- als auch AFP-Dateien mithilfe des Automatische Überprüfung-Workflows. Beginnen Sie mit einer Kopie des Workflows VerifySample, und nehmen Sie die Änderungen vor, um Ihre eigenen Druckdateien zu bearbeiten:
    1. Wenn es sich bei Ihrer Druckdatei um eine PDF-Datei handelt, legen Sie die Steuerdatei im Schritt IdentifyPDFDocuments und BuildPDFFromDocuments fest, die Sie mit Hilfe des Acrobat Plugins erstellt haben.
    2. Wenn es sich bei Ihrer Druckdatei um eine PDF-Datei handelt, legen Sie die Steuerdatei im Schritt IdentifyDocuments fest, die Sie mit AFP Visual Workbench erstellt haben. Legen Sie im Schritt BuildAFPFromDocuments die Enhance-AFP-Steuerdatei fest, die Sie zuvor erstellt haben.
    3. Bestimmen Sie im Schritt ReadBarcodeData den Barcode-Reader, den Sie zuvor eingerichtet haben.
    4. Legen Sie fest, welches Dokumentmerkmal in diesem ReadBarcodeData-Schritt aktualisiert werden soll, wenn der Barcode-Reader Daten über die Barcodes auf den Dokumenten empfängt.
    5. Entscheiden Sie, wie Sie diesen Schritt ausführen möchten und wie viel Zeit eingeräumt werden soll, um sicherzustellen, dass alle Barcodes gelesen wurden.
  7. Erstellen Sie eine Eingabeeinheit, die auf den von Ihnen erstellten Workflow verweist.
  8. Übergeben Sie einen Job, um das System zu testen.
    1. Aktivieren Sie den Workflow, und stellen Sie eine Verbindung zum Barcode-Reader her. Stellen Sie sicher, dass die Eingabeeinheit verbunden und aktiviert ist.
    2. Übergeben Sie die Datei an die Eingabeeinheit.
  9. Wenn der Job in den Schritt ReadBarcodeData übergeht, wird der Status in Barcodes werden gelesen geändert. Die Kamera auf der Kuvertiereinheit liest die Barcodes durch die Fenster der Briefumschläge, die Dokumente für den Job enthalten.

    Der Bediener kann die Barcodeaktion Abschluss in der Jobtabelle verwenden, um die Prozentanzahl der gelesenen Dokumente anzuzeigen. Das Dialogfenster wird nicht automatisch aktualisiert, kann jedoch zum Überprüfen des Fortschritts vom Bediener geschlossen und erneut geöffnet werden.

  10. Wird aufgrund der Konfiguration des Schritts ReadBarcodeData der Schritt automatisch ausgeführt, wenn 100 % des Dokuments gelesen wurden oder eine bestimmte Zeit lang keine Aktivität erfolgt, fährt der Job mit dem nächsten Schritt im Workflow fort, ohne dass vom Bediener Aktionen durchgeführt werden.

    Fährt der Job nicht mit dem nächsten Schritt fort, muss der Bediener die Barcodeaktion Abschluss für den Job auswählen. Dieser Dialog zeigt die Prozentzahl der Dokumente an, die vom Scanner gelesen wurden, und die Anzahl der Dokumente, die noch nicht gelesen wurden. Der Bediener kann auswählen, ob der Schritt auch mit den fehlenden Dokumenten abgeschlossen werden soll, sodass der Job in den nächsten Schritt übergehen kann, der meist Abgleichen lautet.

  11. Wenn der Schritt Abgleichen konfiguriert wird, um alle fehlenden Dokumente für den Neudruck automatisch zu markieren und den untergeordneten Job an den Drucker zu übergeben, wird ein untergeordneter Job, der die Neudrucke enthält, automatisch erstellt. Der Originaljob fährt mit dem nächsten Schritt im Workflow fort, sofern keine doppelten Scans erkannt wurden. Wenn Dokumente mehr als einmal erkannt wurden, kehrt der Job zum Status Warten auf Abgleich zurück, auch wenn die Option "Automatischer Abgleich" aktiviert ist.

    Wurde die Option "Automatischer Abgleich" deaktiviert, muss der Bediener die Aktion Abgleichen für den Job auswählen, wenn sich dieser im Status Warten auf Abgleich befindet. Im Dialogfenster "Abgleichen" wird dem Bediener eine Liste von Dokumenten angezeigt, für die der Wert des Dokumentstatus-Merkmals in diesem Schritt auf Warnung oder Doppelt aktualisiert wird. Der Bediener kann sich dafür entscheiden, ein oder mehrere Dokumente mit dem Status Warnung oder Doppelt erneut zu drucken, abzuziehen oder anzunehmen ( als "OK" kennzeichnen).

    Wenn alle Dokumente im Job über einen anderen Status als Warnung oder Doppelt verfügen, ist der Schritt Abgleichen vollständig abgeschlossen und der Job wird in den nächsten Schritt versetzt.

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Übergeordnetes Thema: Automatische Überprüfung