PDF-Dateien erweitern für Postal-Enablement

Zur Verarbeitung von Muster-PDF-Dateien für Postal-Enablement verwenden Sie RICOH ProcessDirector-Plugin für Adobe Acrobat, um die Dateien zu erweitern. Die Seiten müssen eine Seitengruppe haben, die Dokumente und Dokumentmerkmale identifiziert, welche für die externe Postsoftware erforderlich sind. Die Dateien können auch andere Markups, wie beispielsweise Barcodes, aufweisen, welche aktualisierte Adressdaten von der Postsoftware enthalten.
Installieren Sie RICOH ProcessDirector-Plugin für Adobe Acrobat. Folgen Sie dazu den Anweisungen in RICOH ProcessDirector: Installieren von Dokumentenverarbeitungsfunktionen.

Für weitere Informationen über die RICOH ProcessDirector-Plugin für Adobe Acrobat-Funktionen, die Sie bei diesem Vorgang verwenden, wie beispielsweise Mehrere Merkmale definieren, Text hinzufügen und Barcode hinzufügen, siehe RICOH ProcessDirector: Verwenden von RICOH ProcessDirector-Plugin für Adobe Acrobat.

Zur Erweiterung von PDF-Dateien zur Verwendung mit Postal-Enablement:
  1. Öffnen Sie in Adobe Acrobat Professional eine PDF-Datei, und klicken Sie auf Ricoh ⇒ Auswählen, um RICOH ProcessDirector-Plugin für Adobe Acrobat zu aktivieren.
  2. Ziehen Sie einen Rahmen um den Text, den Sie für die textbasierte Seitengruppendefinition verwenden möchten, oder ziehen Sie einen Rahmen an einer beliebigen Stelle, um Seitengruppen zu definieren, die nicht auf Text basieren. Klicken Sie dann auf Seitengruppen definieren.
    1. Wählen Sie aus dem Dropdown-Menü Seitengruppen Seitengruppen mit fester Länge erstellen oder Seitengruppe beginnen, wenn der ausgewählte Text gefunden wird.
      Sie können eine Seitengruppe anhand einer festen Anzahl Seiten oder anhand eines Textes definieren, der in der PDF-Datei wiederholt auftritt. Erscheint beispielsweise Seite 1 auf der ersten Seite jedes Dokuments, können Sie diesen Text zum Definieren von Seitengruppen verwenden.
        Other:

      • Wenn Sie Text verwenden, um den Beginn einer Seitengruppe zu definieren, sollte dieser Text auf der ersten Seite jeden Dokuments an derselben Position stehen.

      • Wenn Sie für die Definition von Seitengruppen eine Beispiel-PDF-Datei verwenden, stellen Sie sicher, dass Inhalt und Position des ausgewählten Texts innerhalb der Produktions-PDF-Dateien konsistent sind.

    2. Klicken Sie auf OK.
  3. Klicken Sie auf Ricoh ⇒ Seitengruppen-Navigator anzeigen, und prüfen Sie, ob die Dokumente in der PDF-Datei richtig definiert worden sind.
  4. Um Dokumentmerkmale zu definieren, die den Daten entsprechen, die von Ihrer Postsoftware verlangt werden, gehen Sie wie folgt vor:
    • Wenn die Dokumentmerkmale, die Sie brauchen, in der nachstehenden Tabelle aufgeführt sind, klicken Sie auf Ricoh ⇒ Einstellungen. Klicken Sie auf die Registerkarte Adresse, und wählen Sie Adresszeilen 1–7 oder US-Adressen. Klicken Sie auf Ricoh ⇒ Adressblock definieren, und ziehen Sie einen Rahmen um die Postadresse. Stellen Sie sicher, dass jedes Dokumentmerkmal den richtigen Wert hat, und klicken Sie dann auf OK.

      Die Funktion Adressblock definieren definiert einen Satz Dokumentmerkmale für die Postadressen. Sie können entweder Adresszeilen 1–7 oder US-Adressen auswählen.

      Hinweis: Sie können nicht die Zuordnung der Dokumentmerkmale im jeweiligen Satz ändern.

      Adresszeilen 1-7 US-Adressen
      Doc.Address.1 Doc.Address.FullName
      Doc.Address.2 Doc.Address.Other
      Doc.Address.3 Doc.Address.Secondary
      Doc.Address.4 Doc.Address.Primary
      Doc.Address.5 Doc.Address.City
      Doc.Address.6 Doc.Address.State
      Doc.Address.7 Doc.Address.ZipCode

    • Wenn Die Dokumentmerkmale, die Sie brauchen, nicht in der obigen Tabelle aufgeführt sind, klicken Sie auf Ricoh ⇒ Mehrere Merkmale definieren, und ziehen Sie einen Rahmen um die Postadresse.

      Wählen Sie die komplizierteste und längste Adresse in der Muster-PDF-Datei aus. Wenn die Adressen beispielsweise drei bis fünf Zeilen aufweisen, wählen Sie eine Adresse mit fünf Zeilen.

      Sie können ein einzelnes Dokumentmerkmal für eine Textzeile definieren. Alternativ können Sie mehrere Dokumentmerkmale für eine Textzeile definieren, indem Sie auf Folgendes klicken: Symbol Bearbeiten-Symbol und Definieren von Text-Modifikator-Regeln zum Extrahieren einer Teilmenge der Daten in der Zeile. Sie können beispielsweise die Stadt, das Bundesland, die Region oder die Postleitzahl extrahieren und dies als Dokumentmerkmal definieren.

  5. Wenn Sie Ihre Seitengruppendefinition und Dokumentmerkmale speichern möchten, klicken Sie auf Ricoh ⇒ Steuerdatei speichern.
  6. Geben Sie der Steuerdatei einen Namen oder verwenden Sie den Standardwert. Klicken Sie auf Speichern. Es erscheint eine Bestätigungsnachricht. Klicken Sie auf OK.
  7. Senden Sie die Steuerdatei an ein Verzeichnis des RICOH ProcessDirector-Servers, auf das der RICOH ProcessDirector-Systembenutzer zugreifen kann.
    Hinweis: Geben Sie beim Erstellen Ihres Postal-Enablement-Workflows den Namen und das Verzeichnis der Steuerdatei in jedem Schritt an, der auf der Schrittschablone IdentifyPDFDocuments basiert.
  8. Um die Markups in der von Ihnen gespeicherten Steuerdatei zu löschen, klicken Sie auf Ricoh ⇒ Markups löschen.
  9. Klicken Sie auf Ricoh ⇒ Seitengruppe definieren, und definieren Sie dieselbe Seitengruppe, die Sie in der Steuerdatei definiert haben, welche Sie in dem auf der IdentifyPDFDocuments-Schrittschablone beruhenden Schritt angegeben haben.
  10. Wenn Sie die ursprünglichen Postadressdaten durch aktualisierte, von der Postsoftware zurückgegebene Daten ersetzen möchten, erstellen Sie eine neue Steuerdatei. Führen Sie die folgenden Schritte aus:
    1. Klicken Sie auf Ricoh ⇒ Bereich verdecken, und ziehen Sie einen Rahmen um die Postadresse.
      Stellen Sie sicher, dass der Rahmen alle Adressen in der Muster-PDF-Datei verdeckt. Adressteile, die über den Rahmen hinausgehen, werden nicht verdeckt.
    2. Klicken Sie auf Ricoh ⇒ Text hinzufügen, und definieren Sie den Textinhalt, indem Sie Dokumentmerkmale mit aktualisierten, von der Postsoftware zurückgegebenen Daten angeben.
  11. Optional: Klicken Sie auf Ricoh ⇒ Barcode hinzufügen, um einen Barcode mit den von der Postsoftware zurückgegebenen Postadressdaten zu definieren.
  12. Wenn Sie Ihre Markups speichern möchten, klicken Sie auf Ricoh ⇒ Steuerdatei speichern.
  13. Geben Sie der Steuerdatei einen Namen oder verwenden Sie den Standardwert. Klicken Sie auf Speichern. Es erscheint eine Bestätigungsnachricht. Klicken Sie auf OK.
  14. Senden Sie die Steuerdatei an ein Verzeichnis des RICOH ProcessDirector-Servers, auf das der RICOH ProcessDirector-Systembenutzer zugreifen kann.
    Hinweis: Geben Sie beim Erstellen Ihres Postal-Enablement-Workflows den Namen und das Verzeichnis der Steuerdatei in jedem Schritt an, der auf der Schrittschablone BuildPDFFromDocuments basiert.

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