AFP-Dateien verarbeiten, die Dokumente enthalten

Sie verwenden den AFP Indexer-Modus von RICOH Visual Workbench zum Erstellen benannter Seitengruppen und Indexkennzeichen in den Originaljobdaten. Sie können dann den Modus Document Property Designer von RICOH Visual Workbench verwenden, um Dokumentmerkmalen Indexkennzeichen zuzuordnen, mit denen Sie die Dokumente suchen und bearbeiten können. Mithilfe des AFP Enhancer-Modus können Sie Barcodes und Text erstellen sowie Bereiche mit unerwünschten Inhalten, wie nicht benötigte Barcodes, verdecken.

RICOH Visual Workbench erstellt eine Steuerdatei, die diese Zuordnungen enthält.

Schritte, die auf AFP-Unterstützung-Schrittschablonen basieren, extrahieren Informationen zu den Dokumenten in eine AFP-Datei und speichern diese Informationen in einer Dokumentmerkmaldatei, die wie eine Tabelle strukturiert ist. Die Dokumentmerkmaldatei ermöglicht RICOH ProcessDirector, Operationen an einzelnen Dokumenten und nicht nur am Job als Ganzes durchzuführen.

Wenn Sie einen Workflow zum Empfangen von AFP-Dateien erstellen, nehmen Sie einen Schritt auf, der auf der Schrittschablone IdentifyDocuments basiert. Sie geben die RICOH Visual Workbench-Steuerdatei an, die die Seitengruppendefinition und Dokumentmerkmale enthält. Dieser Schritt baut eine Dokumentmerkmaldatei auf, die einen Bestand aller Dokumente im Job darstellt.

Zum Verarbeiten einzelner Dokumente können Sie der Phase „Zusammensetzung“ des Workflows Schritte hinzufügen, die auf den folgenden Schrittschablonen basieren:

• GroupDocuments. Mit dieser Schrittschablone können Sie auf der Basis von bis zu sechs Dokumentmerkmalen alle Dokumente in Gruppen klassifizieren. Ist beispielsweise eine Datei mit 5000 Dokumenten vorhanden, die jeweils Nachträge zu Versicherungspolicen sind, können Sie alle Dokumente in alle Kombinationen von Policentypen (Auto oder Haus) und Staaten gruppieren.
• SortDocuments. Mit dieser Schrittschablone können Sie Dokumente nach bis zu sechs Dokumentmerkmalen sortieren. Sie können beispielsweise die Nachträge zu Policen innerhalb der einzelnen Gruppen so sortieren, dass erst alle Hauspolicen in den Staaten A bis Z und dann die Autopolicen in den Staaten A bis Z kommen.
• SplitDocuments. Mit dieser Schrittschablone können Sie einen größeren Job auf der Basis der Anzahl der Dokumente oder Blätter in den kleineren Jobs in mehrere kleinere Jobs unterteilen.

Bei jedem dieser Schritte werden Informationen in der Dokumentmerkmaldatei hinzugefügt oder geändert, ohne dass sich der Inhalt des PDF-Originaljobs ändert. Die ursprünglich zum Identifizieren aller Dokumente erstellte Dokumentmerkmaldatei enthält weitere Informationen wie beispielsweise die Position der einzelnen Dokumente in der neu angeordneten PDF-Datei.

Haben Sie Schritte zum Bearbeiten der Dokumente in die neue gewünschte Gruppierung und Reihenfolge definiert, können Sie einen Schritt in die Zusammensetzungsphase des Workflows aufnehmen, der eine neue PDF-Datei aufbaut, wobei die einzelnen Dokumente dieser Reihenfolge entsprechend organisiert sind. Sie benutzen einen Schritt, der auf der Schrittschablone BuildAFPFromDocuments basiert, wenn Sie einen einzelnen Ausgabejob erstellen wollen, der auf den neu sortierten Dokumenten basiert. Wenn Sie jedoch separate Ausgabejobs erstellen wollen, da Sie den Schritt SplitDocuments benutzt haben, oder jede von dem Schritt GroupDocuments erstellte Gruppe von Dokumenten separat drucken wollen, benutzen Sie stattdessen einen Schritt, der auf der Schrittschablone CreateAFPJobsFromDocuments basiert.

Sollen noch kompliziertere Bearbeitungen von Dokumenten möglich sein, können Sie eine Enhance-AFP-Steuerdatei aufbauen, die Text- oder Barcodedaten definiert, die den einzelnen Dokumenten hinzugefügt werden sollen, oder Textblöcke oder Bereiche identifiziert, die aus den einzelnen Dokumenten entfernt werden sollen. Der Name der Steuerdatei mit diesen Definitionen wird beim Erstellen des Schritts BuildAFPFromDocuments oder CreateAFPJobsFromDocuments in der Phase "Zusammensetzung" eines Workflows angegeben.

Der Rest des Workflows, der AFP-Jobs verarbeitet, sieht so aus, als ob AFP-Unterstützung nicht installiert wäre. Der Druckjob kann über Schritte neu positioniert werden, wenn eine Fehlerbehebung aufgrund eines Papierstaus erforderlich ist oder ausgewählte Dokumente erneut gedruckt werden müssen, wobei ein auf der Schrittschablone PrintJobs basierender Schritt die Druckverarbeitung verwaltet. Über Schritte in der Phase Abschluss können Sie den Job für ein bestimmtes angegebenes Zeitintervall in RICOH ProcessDirector aufbewahren. Nach Ablauf dieses Intervalls wird der Job aus dem System gelöscht.

Wenn Sie die Werte von Dokumentmerkmalen auf der Benutzeroberfläche anzeigen möchten oder nach einem Dokument auf der Grundlage eines Merkmalwerts suchen möchten, fügen Sie den Schritt WriteDocumentsToDatabase in Ihren Workflow ein. Dieser Schritt speichert Dokumentmerkmalwerte in der Dokumentdatenbank.