Indexkennzeichen in Adressbereichen erstellen

Sie können Indexkennzeichen für Postanschriften in Adressbereichen erstellen.

Der Bereich muss in den einzelnen Seitengruppen an einer konsistenten Position erscheinen, er kann jedoch aus einer variablen Anzahl von Zeilen bestehen. In dem Bereich können Sie ein Indexkennzeichen für eine Postleitzahl im U.S. Postal Service-Format erstellen.

Eine Kundenadresse kann beispielsweise aus drei oder vier Zeilen bestehen, wobei die Postleitzahl immer die letzte Zeile ist. Identifizieren Sie zunächst die Position und Größe des Adressbereichs, indem Sie ein Kästchen um eine Adresse zeichnen, die die maximale Anzahl von Zeilen in der Adresse enthält: in diesem Beispiel vier Zeilen. Wenn die AFP-Musterdatei keine Adresse mit der maximalen Anzahl von Zeilen aufweist, zeichnen Sie ein Kästchen, das groß genug für alle möglichen Zeilen im Adressbereich ist. Wenn Sie die genaue Position und Größe des Adressbereichs kennen, können Sie die Größe des gezeichneten Kästchens durch Angabe der genauen X- und Y-Verschiebung, der Höhe und der Breite des Adressbereichs korrigieren. (Die X- und Y- Verschiebung bezieht sich auf den Ursprungspunkt der logischen Seite und nicht auf das physische Blatt Papier.)

Hinweise:
  1. Wenn die AFP-Datei keine Seitengruppen enthält, erstellen Sie Seitengruppen. Informationen zum Erstellen eines Indexkennzeichens für einen Adressbereich auf einer Seite außerhalb einer Seitengruppe finden Sie andernfalls in Indexkennzeichen auf Ergänzungsseiten erstellen.
  2. In RICOH Visual Workbench können Maßeinheiten in Millimetern oder Zoll angezeigt werden. Zum Wechsel zwischen den Maßeinheiten klicken Sie auf Anzeigen ⇒ Einheiten.

Danach können Sie Indexkennzeichen für Text in bestimmten Zeilen erstellen: den Kundennamen in der ersten Zeile, die Stadt in der letzten Zeile und das Bundesland in der letzten Zeile. Sie können dann mehrere Indexkennzeichen für die Zwischenzeilen erstellen, die die Straße enthalten. Zwischenzeilen sind die Zeilen zwischen den indexierten Zeilen. Der Adressbereich kann eine variable Anzahl von Zwischenzeilen enthalten.

JOHN SMITH <-- first line
123 MAIN STREET <-- intermediate line 1
SUITE 100 <-- intermediate line 2 (optional line)
DENVER, CO 12345-6789 <-- last line

Wenn die Postleitzahl das U.S. Postal Service-Format (nnnnn oder nnnnn-nnnn) hat, kann AFP Indexer automatisch die Postleitzahl in einer Zeile extrahieren und ein Indexkennzeichen für die Postleitzahl erstellen.

Hinweis: Im Adressbereich können Sie einen oder mehrere Indexkennzeichen erstellen. Es ist beispielsweise möglich, ein Indexkennzeichen nur für die Postleitzahl, aber nicht für anderen Text im Adressbereich zu erstellen.
Gehen Sie wie folgt vor, um Indexkennzeichen in einem Adressbereich zu erstellen:
  1. RICOH Visual WorkbenchÖffnen Sie in eine AFP-Musterdatei, die die zu indexierenden Adressen in dem zu indexierenden Format enthält. Klicken Sie dann auf Modus ⇒ AFP Indexer.
  2. Navigieren Sie zu einer Adresse, die die maximale Anzahl von Zeilen enthält.
    Wenn Sie keine Adresse mit der maximalen Anzahl von Zeilen finden, können Sie in den nächsten Schritten entweder einen größeren Bereich zeichnen oder die genaue Größe des Adressbereichs auf der Registerkarte Position angeben, um die maximale Anzahl von Zeilen zu ermöglichen.
  3. Platzieren Sie zum Erstellen des Adressbereichs den Cursor auf eine Ecke des Bereichs, der die gesamte Adresse enthält. Halten Sie die linke Maustaste gedrückt, und zeichnen Sie ein Kästchen, das alle Zeilen in der Adresse enthält.
    Der Adressbereich muss das erste Zeichen in den zu indexierenden AFP-Textblöcken enthalten. Er muss jedoch nicht den gesamten Text enthalten, da Textblöcke in unterschiedlichen Seitengruppen Text mit variabler Länge enthalten können. Beispielsweise kann ein Textblock mit dem Kundennamen in der einen Seitengruppe einen Kurznamen und in einer anderen Seitengruppe einen ausgeschriebenen Namen enthalten.
  4. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine beliebige Stelle der Seite, und klicken Sie dann auf Indexkennzeichen für Adresse erstellen.
    "Indexkennzeichen erstellen" wird in einem Fenster "Adressbereich" angezeigt.
  5. Überprüfen Sie, ob der zu indexierende Text im Feld Indexkennzeichen für Zwischenzeilen angezeigt wird. Wird der Text nicht angezeigt, klicken Sie auf Abbrechen und zeichnen Sie den Bereich auf der Seite neu, oder klicken Sie auf die Registerkarte Position, um den Ursprungspunkt und die Größe des Adressbereichs zu korrigieren.

    Hinweis: Wird der Text in der AFP-Datei korrekt, aber in dem Feld Indexkennzeichen für Zwischenzeilen falsch angezeigt, versuchen Sie, die Standardcodepage zu ändern (Ressourcen ⇒ Standardcodierung ändern). Wird der Text immer noch nicht korrekt angezeigt, deutet dies normalerweise darauf hin, dass die Codepage keine Unicode-Standardzuordnung verwendet. Verwenden Sie in diesem Fall die Font-Zuordnungsdatei SampleCodePointMap.cp, um vor dem Fortfahren eine Codepunkt-Zuordnungsdatei zu erstellen.

  6. Optional: Ändern Sie auf der Registerkarte Position den Ursprungspunkt (linke obere Ecke) und die Größe des Adressbereichs in den folgenden Feldern. Dezimalwerte (beispielsweise 2,5) sind zulässig. Geben Sie die Werte in Zoll oder Millimetern an.
    X-Position
    Der horizontale Abstand der linken Seite des Bereichs, gemessen von der linken Seite der logischen Seite (nicht des physischen Blatts).
    Y-Position
    Der vertikale Abstand des oberen Randes des Bereichs, gemessen vom oberen Rand der logischen Seite (nicht des physischen Blatts).
    Breite
    Die horizontale Breite des Bereichs.
    Höhe
    Die vertikale Höhe des Bereichs.
    Hinweis: Haben Sie die AFP-Datei mit der Option Um 90 Grad drehen in dem Menü Anzeigen gedreht, messen Sie die X- und Y-Position von der linken oberen Ecke der logischen Seite in der nicht gedrehten Ansicht.
  7. Geben Sie auf der Registerkarte Indexkennzeichen einen beschreibenden Namen für den Bereich in das Feld Indexbereichsname ein.
    Wenn der Bereich beispielsweise die Kundenadresse enthält, kann der Name Kundenadressbereich sein.
  8. Geben Sie in das Feld Zeichen zwischen Textblöcken die Zeichen ein, die Sie zum Trennen von Textblöcken verwenden wollen.
    Das Standardzeichen zum Trennen von Textblöcken ist ein Leerzeichen. Wollen Sie den Text in mehreren Textblöcken verknüpfen, löschen Sie das Leerzeichen aus dem Feld.
    In dem Feld Indexkennzeichen für Zwischenzeilen erscheint der Text mit dem angegebenen Zeichen, falls ein Zeichen angegeben wurde, zwischen den Textblöcken.
  9. Optional: Gehen Sie wie folgt vor, um ein Indexkennzeichen für eine bestimmte Zeile in dem Bereich zu erstellen:
    1. Klicken Sie auf Hinzufügen.
    2. Verwenden Sie die Standardcodepage-Codierung, oder wählen Sie eine Codierung aus der Dropdown-Liste aus, wenn der Text nicht korrekt angezeigt wird.
    3. Geben Sie einen beschreibenden Namen für das Indexkennzeichen ein.
      Wenn die Zeile beispielsweise den Kundennamen enthält, kann der Name Kunde sein.
    4. Wählen Sie die Zeile aus, die den zu indexierenden Text enthält.
      • Wollen Sie die erste Zeile oder eine Zeile auswählen, deren Position sich auf die erste Zeile bezieht, wählen Sie Erste Zeile aus. Wählen Sie dann in der Dropdown-Liste für dieses Feld die relative Position der Zeile aus. Wählen Sie beispielsweise Erste Zeile plus 1 aus.
      • Wollen Sie die letzte Zeile oder eine Zeile auswählen, deren Position sich auf die letzte Zeile bezieht, wählen Sie Letzte Zeile aus. Wählen Sie dann in der Dropdown-Liste für dieses Feld die relative Position der Zeile aus. Wählen Sie beispielsweise Letzte Zeile minus 1 aus.
    5. Legen Sie fest, ob Sie den gesamten Textwert oder nur einen bestimmten Teil des Texts zum Erstellen des Indexkennzeichens verwenden wollen. Wollen Sie einen Teil des Texts als Indexkennzeichen auswählen, klicken Sie auf Indexwert bearbeiten. Bearbeiten Sie den Indexwert in dem Fenster Wert bearbeiten, und klicken Sie auf OK.
      Der Wert des Indexkennzeichens erscheint in dem Feld Bearbeiteter Wert.
    6. Löschen Sie das Feld Kennzeichen für leeren Wert erstellen, wenn AFP Indexer keine Indexkennzeichen mit Nullwerten erstellen soll.
      Andernfalls enthält ein Indexkennzeichen den Wert Null, wenn der indexierte Text in einer bestimmten Seitengruppe nicht vorhanden ist. Wenn beispielsweise eine Seitengruppe eine Adresse hat, die keinen Ländernamen enthält, ist das Indexkennzeichen für den Ländernamen für diese Seitengruppe Null.
    7. Klicken Sie auf OK.
      Das Indexkennzeichen und der Indexkennzeichenwert erscheinen in dem Feld Indexkennzeichen für bestimmte Zeilen.
  10. Optional: Wollen Sie ein anderes Indexkennzeichen mit Text in derselben Zeile oder in einer anderen Zeile erstellen, klicken Sie erneut auf Hinzufügen.
    Sie können in diesem Bereich so viele Indexkennzeichen für bestimmte Zeilen erstellen wie Sie wollen.
  11. Optional: Gehen Sie wie folgt vor, um Indexkennzeichen für die Zeilen zu erstellen, die in dem Feld Indexkennzeichen für Zwischenzeilen angezeigt werden:
    1. Klicken Sie auf Zwischenzeilen indexieren.
    2. Geben Sie den Namen für die Indexkennzeichen in das Feld Indexkennzeichenname ein. Wählen Sie als Name beispielsweise Straße aus.
    3. Benutzen Sie für die erste Zwischenzeile die Dropdown-Liste neben dem Feld Indexkennzeichenname, um die Nummer auszuwählen, die an das Indexkennzeichen angehängt werden soll.
    4. Verwenden Sie die Standardcodepage-Codierung, oder wählen Sie eine Codierung aus der Dropdown-Liste aus.
    AFP Indexer erstellt Indexkennzeichen für jede Zwischenzeile in dem Bereich, beispielsweise Straße1 und Straße2. AFP Indexer erstellt keine Indexkennzeichen für Zwischenzeilen, die nicht in einer Seitengruppe vorhanden sind. Wenn die Adresse in einer bestimmten Seitengruppe beispielsweise keine zweite Zwischenzeile für die Straße enthält, erstellt AFP Indexer nur das Indexkennzeichen Straße1.
  12. Optional: Gehen Sie wie folgt vor, um ein Indexkennzeichen für eine Postleitzahl im U.S. Postal Service-Format (nnnnn oder nnnnn-nnnn) zu erstellen:
    1. Klicken Sie auf die Registerkarte Postleitzahl.
      Die Postleitzahl erscheint in dem Feld Postleitzahl.
    2. Geben Sie einen beschreibenden Namen für das Indexkennzeichen ein.
      Wählen Sie als Name beispielsweise Postleitzahl aus.
    3. Verwenden Sie die Standardcodepage-Codierung, oder wählen Sie eine Codierung aus der Dropdown-Liste aus.
    4. Löschen Sie das Feld Kennzeichen für leeren Wert erstellen, wenn AFP Indexer keine Indexkennzeichen mit dem Wert Null erstellen soll. Wenn die Postleitzahl in einer bestimmten Seitengruppe nicht vorhanden ist, enthält das Indexkennzeichen für diese Seitengruppe andernfalls den Wert Null.
  13. Klicken Sie auf OK.
    Die Indexkennzeichen werden im unteren Teilfenster für die einzelnen Seitengruppen aufgelistet.
  14. Überprüfen Sie, ob Sie die korrekten Indexkennzeichen erstellt haben:
    1. Klicken Sie doppelt auf die Indexkennzeichen in dem unteren Teilfenster, und überprüfen Sie, ob die korrekten Seiten in den Seitengruppen angezeigt werden.
    2. Ist ein Indexkennzeichen falsch, ändern oder löschen Sie das Kennzeichen, indem Sie auf Tools ⇒ Definitionen ändern klicken.
      Das Indexkennzeichen ist unter Seitengruppendefinition ⇒ Seitengruppendefinition ⇒ Adressindizes aufgelistet.

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Text für Auslöser und Indexkennzeichen bearbeiten
AFP Indexer-Definitionen ändern oder löschen
AFP Indexer
Datei SampleCodePointMap.cp
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