Kontrollanzeigen freigeben

Sie können Ihre Kontrollanzeigen für andere Benutzer freigeben. Empfänger einer freigegebenen Kontrollanzeige können die Kontrollanzeigen, die für sie freigegeben wurden, im Abschnitt MIT MIR GETEILT sehen.
    Wichtig:
  • Diese Funktion ist nur mit der Self-Service-Funktion verfügbar. Wenden Sie sich an Ihren Ricoh Kundendienstmitarbeiter, wenn Sie diese Funktion erwerben möchten.
  • Wenn Sie eine Kontrollanzeige freigeben, erhalten die Empfänger der Kontrollanzeige eine Benachrichtigung per E-Mail.

    Empfänger einer freigegebenen Kontrollanzeige können die Kontrollanzeigen, die für sie freigegeben wurden, im Abschnitt MIT MIR GETEILT sehen.

So geben Sie eine Kontrollanzeige frei:
  1. Klicken Sie auf Kontrollanzeigen-Tab, den Kontrollanzeigen-Tab.
  2. Wählen Sie die freizugebende Kontrollanzeige in der Kontrollanzeigen-Liste aus.
    Stellen Sie sicher, dass Sie der Besitzer der ausgewählten Kontrollanzeige sind.
  3. Klicken Sie auf Optionen-Schaltfläche, die Optionen-Schaltfläche auf der Kontrollanzeigen-Kopfzeile und wählen Sie Teilen aus.
    Kontrollanzeigen-Tab – Kontrollanzeigen-Optionen
  4. Legen Sie im Dialogfeld Teilen die erforderlichen Einstellungen fest:
    Teilen-Dialogfeld
    1. Geben Sie E-Mail-Adressen ein, um die Kontrollanzeigen-Empfänger zu bestimmen.

      Um alle Benutzer hinzuzufügen, die unter dem Unternehmenskonto registriert sind, geben Sie die Mandanten-ID ein. Um die Mandanten-ID zu sehen, klicken Sie auf Konto-Schaltfläche, die Konto-Schaltfläche, wählen Sie Kontodetails und wechseln Sie zu Mandanten-ID. Nur Administratoren können Kontodetails anzeigen.

      Die Kontaktinformationen der von Ihnen hinzugefügten Benutzer werden in der Mitte des Dialogfelds aufgelistet.

    2. Um festzulegen, wie die Empfänger mit der geteilten Kontrollanzeige interagieren können, wählen Sie eine Option aus dem Menü, das neben den Benutzern angezeigt wird:
      • Kann ansehen: Solche Empfänger können die Kontrollanzeige ansehen, aber nicht verändern.
      • Kann bearbeiten: Solche Empfänger können die Kontrollanzeige ansehen und verändern.

        Die Änderungen, die Empfänger an der Kontrollanzeige vornehmen, haben keinen Einfluss auf Ihre Kopie der Kontrollanzeige. Diese Änderungen werden automatisch auf eine separate Kopie der Kontrollanzeige angewendet, auf die nur der jeweilige Empfänger Zugriff hat. Kontrollanzeigen-Empfänger können jederzeit zur letzten von Ihnen geteilten Konfiguration zurückkehren, indem Sie auf Optionen-Schaltfläche, die Optionen-Schaltfläche, auf der Kontrollanzeigen-Kopfzeile klicken und Kontrollanzeige wiederherstellen auswählen.

      Sie können die Eigentümerschaft der Kontrollanzeige auch an einen autorisierten Benutzer übertragen, indem Sie Besitzer auswählen.
    3. Um die Benutzer auszuwählen, die einen Zeitplanbericht erhalten sollen, klicken Sie für jeden Benutzer auf die Schaltfläche Aus. Die Schaltfläche wechselt zu Ein. Um alle Benutzer der Liste für E-Mail-Berichte anzumelden, klicken Sie auf Alle abonnieren.
    4. Um Benutzern die Verwaltung ihrer Abonnementeinstellungen zu ermöglichen, klicken Sie auf Benutzer können ihre Abonnementeinstellungen nicht ändern. Die Einstellung ändert sich in Benutzer können ihre Abonnementeinstellungen ändern.
    5. Wenn die freigegebenen Benutzer ihre Abonnementeinstellungen ändern können, können sie in der Kontrollanzeigen-Kopfzeile auf Schaltfläche Optionen, die Schaltfläche Optionen, klicken und E-Mail-Berichte auswählen.
      Kontrollanzeigen-Tab – Kontrollanzeigen-Optionen

      Im Dialogfeld Teilen kann der Benutzer das Abonnement deaktivieren, indem er das vom Kontrollanzeigenbesitzer festgelegte Abonnement für Berichtslieferungen deaktiviert, oder das Abonnement bestätigen, indem er die Option aktiviert lässt und auf OK klickt. Wenn die Abonnementoption aktiviert ist, kann der Benutzer auch die Einstellungen für seine Zeitplanberichte ändern. Um einen Bericht auf Anforderung zu erhalten, verwalten Sie die Einstellungen für den Bericht und klicken Sie auf die Schaltfläche MIR JETZT EINEN BERICHT SENDEN.

      Teilen-Dialogfeld
  5. Um eine Berichtszustellung zu planen, klicken Sie auf Registerkarte Kontrollanzeigenzustellung, die Registerkarte Berichtszustellung planen.
    Registerkarte Berichtszustellung planen
    1. Wählen Sie im Abschnitt E-Mail-Berichtsinhalt die Art des Berichts aus, den Sie versenden möchten:
      • E-Mail-Bericht: Die Widgets sind in den E-Mail-Text eingebettet und vertikal angeordnet.
      • PDF-Anhang: Der Bericht wird der E-Mail als PDF-Anhang beigefügt.
    2. Legen Sie im Abschnitt Zeitplan die Zeitzone für den Versand der E-Mail-Berichte fest und wählen Sie die Häufigkeit des Versands von E-Mail-Benachrichtigungen. Sie können zwischen folgenden Optionen wählen:
      • Täglich: Wählen Sie diese Option, um einen E-Mail-Bericht zur festgelegten Zeit zu senden. Wählen Sie im Feld Täglich die Tage aus, an denen der geplante Bericht gesendet werden soll. Sie können mehrere Tage auswählen. Wählen Sie die Uhrzeit, zu der die E-Mail gesendet werden soll.
      • Monatlich: Wählen Sie diese Option, um einen E-Mail-Bericht pro Monat zu senden. Wählen Sie im Feld Jeder Monat die Monate aus, in denen der geplante Bericht gesendet werden soll. Sie können mehrere Monate auswählen. Wählen Sie Jeden Monat, um jeden Monat einen Bericht zu senden. Wählen Sie den Tag oder die Tage des Monats und die Uhrzeit, zu denen die E-Mail gesendet werden soll.
    3. Klicken Sie auf OK.

Wenn Besitzer ihre Kontrollanzeigen verändern, geschieht keine automatische Aktualisierung für die Empfänger. Kontrollanzeigen-Besitzer müssen die aktualisierte Kontrollanzeige erneut freigeben und Empfänger müssen Ihre Kontrollanzeigen aktualisieren, bevor Änderungen darauf angewendet werden. Weitere Informationen finden Sie unter Kontrollanzeige-Aktualisierungen freigeben.

Als Kontrollanzeigen-Besitzer können Sie die Freigabe einer Kontrollanzeige jederzeit stoppen, indem Sie alle Empfänger im Dialogfeld Teilen entfernen.

In this section:

  1. Kontrollanzeige-Aktualisierungen freigeben
    Wenn Sie als Besitzer eine freigegebene Kontrollanzeigen verändern, geschieht keine automatische Aktualisierung für die Empfänger. Sie müssen die aktualisierte Kontrollanzeige erneut freigeben und Empfänger müssen ihre Kontrollanzeigen aktualisieren, bevor Änderungen darauf angewendet werden.
  2. Kontrollanzeigen wiederherstellen
    Wenn Sie eine freigegebene Kontrollanzeige geändert haben, können Sie jederzeit zu der neuesten vom Kontrollanzeigen-Eigentümer freigegebenen Konfiguration zurückkehren. Wenn Sie eine Kontrollanzeige wiederherstellen, werden persönliche Änderungen an der Kontrollanzeige überschrieben.
Übergeordnetes Thema: Kontrollanzeigen erstellen und verwalten