Partage de tableaux de bord

Vous pouvez partager vos tableaux de bord avec d'autres utilisateurs. Les destinataires du tableau de bord peuvent voir les tableaux de bord partagés avec eux dans la section PARTAGÉ AVEC MOI.
    Important:
  • Cette fonction est uniquement disponible avec la fonction Libre-service. Si vous souhaitez acheter cette fonction, contactez votre représentant Ricoh.
  • Lorsque vous partagez un tableau de bord, les destinataires du tableau de bord reçoivent un e-mail de notification.

    Les destinataires du tableau de bord peuvent voir les tableaux de bord partagés avec eux dans la section PARTAGÉ AVEC MOI.

Pour partager un tableau de bord, procédez comme suit :
  1. Cliquez sur Onglet Tableaux de bord, l'onglet Tableaux de bord.
  2. Sélectionnez le tableau de bord que vous souhaitez partager dans la liste Tableaux de bord.
    Assurez-vous que vous êtes le propriétaire du tableau de bord sélectionné.
  3. Cliquez sur bouton Options, le bouton Options, dans l'en-tête du tableau de bord, puis sélectionnez Partager.
    Onglet Tableaux de bord - Options du tableau de bord
  4. Spécifiez les paramètres requis dans la boîte de dialogue Partager :
    Boîte de dialogue Partager
    1. Entrez des adresses e-mail utilisateur pour définir les destinataires du tableau de bord.

      Pour ajouter tous les utilisateurs enregistrés sur le compte de l'entreprise, saisissez l'ID client. Pour voir l'ID client, cliquez sur bouton Compte, le bouton Compte, sélectionnez Détails du compte et accédez à ID client. Seuls les administrateurs peuvent voir les détails du compte.

      Les coordonnées des utilisateurs que vous ajoutez sont répertoriées au centre de la boîte de dialogue.

    2. Pour spécifier la façon dont les destinataires peuvent interagir avec le tableau de bord partagé, sélectionnez une option dans le menu disponible en regard de chaque utilisateur :
      • Affichage uniquement : Les destinataires peuvent afficher le tableau de bord mais pas le modifier.
      • Création : Les destinataires peuvent afficher et modifier le tableau de bord.

        Les modifications qu'ils apportent au tableau de bord n'affectent pas votre copie du tableau de bord. Ces modifications sont automatiquement appliquées sur une copie distincte du tableau de bord à laquelle ils sont les seuls à pouvoir accéder. Les destinataires du tableau de bord peuvent à tout moment rétablir votre dernière copie partagée en cliquant sur bouton Options, le bouton Options, dans l'en-tête du tableau de bord, puis en sélectionnant Restaurer le tableau de bord.

      Vous pouvez également transférer la propriété du tableau de bord vers un utilisateur autorisé en sélectionnant Propriétaire.
    3. Pour sélectionner les utilisateurs qui recevront un rapport de planification, cliquez sur le bouton Désactiver pour chaque utilisateur. Le bouton devient Activer. Pour abonner tous les utilisateurs de la liste aux rapports par e-mail, cliquez sur Abonner tous.
    4. Pour permettre aux utilisateurs de gérer leurs paramètres d'abonnement, cliquez sur Les utilisateurs ne peuvent pas modifier leurs paramètres d'abonnement. Le paramètre devient Les utilisateurs peuvent modifier les paramètres de leur abonnement.
    5. Si les utilisateurs partagés peuvent modifier leurs paramètres d'abonnement, lorsqu'ils cliquent sur bouton Options, le bouton Options, dans l'en-tête du tableau de bord, ils peuvent sélectionner Rapports par e-mail.
      Onglet Tableaux de bord - Options du tableau de bord

      Dans la boîte de dialogue Partager, l'utilisateur peut annuler l'abonnement en désactivant l'abonnement aux livraisons de rapports défini par le propriétaire du tableau de bord ou confirmer l'abonnement en laissant l'option activée et en cliquant sur OK. Si l'option d'abonnement est activée, l'utilisateur peut également modifier les paramètres de ses rapports programmés. Pour recevoir un rapport à la demande, gérez les paramètres du rapport et cliquez sur le bouton ENVOYEZ-MOI UN RAPPORT MAINTENANT.

      Boîte de dialogue Partager
  5. Pour planifier la livraison d'un rapport, cliquez sur onglet Livraison des tableaux de bord, l'onglet Planifier la livraison du rapport.
    Onglet Programmer la livraison du rapport
    1. Dans la section Contenu du rapport par e-mail, sélectionnez le type de rapport que vous souhaitez envoyer :
      • Rapport par e-mail: Les widgets sont intégrés dans le corps du message de l'e-mail, disposés verticalement.
      • Pièce jointe en PDF: Le rapport est joint à l'e-mail sous forme de PDF.
    2. Dans la section Programme, définissez le fuseau horaire pour l'envoi des rapports par e-mail et sélectionnez la fréquence d'envoi des notifications par e-mail. Vous pouvez choisir entre :
      • Quotidien: Sélectionnez cette option pour envoyer un rapport par e-mail à l'heure définie. Dans le champ Tous les jours, sélectionnez les jours où le rapport programmé doit être envoyé. Vous pouvez sélectionner plusieurs jours. Sélectionnez l'heure à laquelle l'e-mail sera envoyé.
      • Mensuel: Choisissez d'envoyer un rapport par e-mail par mois. Dans le champ Tous les mois, sélectionnez le mois au cours duquel le rapport programmé doit être envoyé. Vous pouvez sélectionner plusieurs mois. Sélectionnez Tous les mois pour envoyer un rapport chaque mois. Sélectionnez le ou les jours du mois et l'heure au cours desquels l'e-mail doit être envoyé.
    3. Cliquez sur OK.

Lorsqu'un propriétaire modifie un tableau de bord, celui-ci n'est pas mis à jour automatiquement pour les destinataires. Le propriétaire du tableau de bord doit partager de nouveau le tableau de bord mis à jour, et les destinataires du tableau de bord doivent actualiser leur tableau de bord pour que les modifications soient appliquées. Pour en savoir plus, consultez Partage de mises à jour de tableaux de bord.

En tant que propriétaire de tableau de bord, vous pouvez arrêter le partage d'un tableau de bord à tout moment en retirant les destinataires depuis la boîte de dialogue Partager.

In this section:

  1. Partage de mises à jour de tableaux de bord
    En tant que propriétaire du tableau de bord, lorsque vous modifiez un tableau de bord partagé, celui-ci n'est pas mis à jour automatiquement pour les destinataires. Vous devez partager de nouveau le tableau de bord mis à jour, et les destinataires doivent actualiser leur tableau de bord avant que les modifications ne soient appliquées.
  2. Restauration de tableaux de bord
    Si vous avez modifié un tableau de bord partagé, vous pouvez à tout moment rétablir la dernière copie partagée par le propriétaire du tableau de bord. Lorsque vous restaurez un tableau de bord, les modifications locales apportées au tableau de bord sont écrasées.
Rubrique parente : Création et gestion de tableaux de bord