Función Control de documentos

Las capacidades de verificación previa se pueden integrar en el flujo de trabajo TotalFlow BatchBuilder utilizando la función Control de documentos.

Puede activar o desactivar la verificación previa mediante el sistema TotalFlow BatchBuilder al pulsar el botón Habilitar o Inhabilitar.

Nota: Si tiene el sistema TotalFlow BatchBuilder instalado en el equipo, puede iniciar el editor de verificación previa haciendo clic en Abrir Editor de perfil de Control de documentos.

Pestaña Filtros

Filtros de exclusión de Control de documentos
Puede crear un número máximo de 20 Filtros de exclusión de Control de documentos. Cuando se recibe un nuevo trabajo, el sistema TotalFlow BatchBuilder verifica si el trabajo coincide con alguno de los Filtros de exclusión de Control de documentos existentes. Si el trabajo coincide con Filtros de exclusión de Control de documentos, omite el proceso de verificación previa y el estado del trabajo se establece en No dispuesto en lotes.
Filtros de Control de documentos
Puede crear un número máximo de 20 Filtros de Control de documentos. Si se recibe un nuevo trabajo y no coincide con Filtros de exclusión de Control de documentos, el sistema TotalFlow BatchBuilder verifica si el trabajo coincide con alguno de los Filtros de Control de documentos existentes.

Puede añadir nuevos filtros de verificación previa o quitar algunos. Haga clic en , el botón Añadir para añadir un nuevo filtro de verificación previa. Haga clic en , el botón Eliminar, para eliminar un filtro de verificación previa de la lista.

Haga clic en Editar para configurar las propiedades de filtro de verificación previa. Se muestra el cuadro de diálogo de detalles Filtros de Control de documentos:

Nombre de filtro
Puede especificar un nombre de filtro.
Descripción
Puede introducir una descripción del filtro.

En la pestaña Propiedades del trabajo, puede especificar atributos de trabajo utilizados para seleccionar trabajos entrantes.

Coincidencia
Seleccione una de estas opciones:
  • Todos los atributos (lógica "y")
  • Cualquier atributo (lógica "o")

Si selecciona Todos los atributos (lógica "y"), el filtro selecciona los trabajos que coinciden con todos los atributos establecidos en la pestaña Propiedades del trabajo. Si selecciona Cualquier atributo (lógica "o"), el filtro selecciona cualquier trabajo que coincida como mínimo con uno de los atributos especificados.

Para configurar los criterios del filtro:

  1. Seleccione el tipo de atributo de la primera lista.
  2. En la segunda lista seleccione un operador.
  3. Introduzca un valor para el tipo de atributo seleccionado para completar el criterio.

Puede seleccionar uno o más atributos para utilizarlos como criterio para el filtro. Para añadir un nuevo atributo, haga clic en , el botón Añadir criterio. Para eliminar un atributo de los criterios de componentes, haga clic en , el botón Eliminar criterio.

Si desea filtrar los trabajos por una fecha y una hora específicos, seleccione el atributo Fecha de vencimiento de la primera lista. Seleccione Es o Menor o igual que como operador de la segunda lista.

Nota: Si selecciona Es como operador, solo puede ajustar el día como el valor especificado.

Para establecer valores específicos para la fecha y la hora, haga clic en el botón , el Calendario. Aparece el cuadro de diálogo Vencimiento:

  1. Seleccione una de las opciones disponibles o introduzca para establecer la hora y la fecha de vencimiento del trabajo.

    Nota: El valor especificado representa una fecha específica y no se repite cada semana.
  2. Haga clic en Aceptar.

Se muestra la pestaña Carpeta de Control de documentos solo cuando se utiliza la verificación previa externa.

Carpeta PitStop Server
Seleccione una carpeta activa de verificación previa de la lista. Todos los trabajos entrantes que coinciden con los criterios de filtro se envían a la carpeta activa de verificación previa seleccionada para el proceso de verificación previa externa.

Pestaña Ajustes

Los siguientes Ajustes están disponibles para la verificación previa interna:

Procesos concurrentes de Control de documentos

Puede ejecutar varios procesos de verificación previa concurrentes. Seleccione el número de procesos de verificación previa en la lista.

    Importante:
  1. El número máximo de procesos de verificación previa concurrentes se limita al número de núcleos CPU disponibles en su equipo. Para ejecutar procesos de verificación previa concurrentes, asegúrese de que tiene la configuración de hardware recomendada.
  2. Un núcleo CPU se reserva para TotalFlow BatchBuilder. Un núcleo CPU es necesario si Ultimate Impostrip® se está ejecutando en el mismo equipo que TotalFlow BatchBuilder.

En la pestaña Perfiles/Acciones, puede especificar los perfiles de verificación previa y las acciones que desea usar en trabajos entrantes.

Aplicar perfil
Haga clic en Examinar… y seleccione un perfil de verificación previa de la lista de perfiles existentes.
Listas de acciones
En el menú, seleccione Listas de acciones que desea aplicar a los trabajos entrantes. Haga clic en para abrir la ventana Seleccionar listas de acciones. En la ventana Seleccionar listas de acciones puede editar una lista de acciones existentes o crear una nueva.
Listas de perfiles y acciones
Haga clic en Actualizar perfiles de Control de documentos para actualizar la lista de perfiles y acciones de la base de datos de verificación previa.
    Nota:
  1. La pestaña Perfiles/Acciones está disponible solo para Filtros de Control de documentos.
  2. Para ejecutar un proceso de verificación previa, debe especificar un Perfil de Control de documentos y/o un Lista de acciones de Control de documentos.

Los siguientes Ajustes están disponibles para la verificación previa externa:

Puede cambiar entre la verificación previa interna a TotalFlow BatchBuilder y un software de verificación previa externa.

Antes de cambiar a verificación previa externa o interna, asegúrese de que todos los datos de la sección Admin, pestaña Control de documentos se guardan cuando se realicen los cambios.

Para cambiar a software de verificación previa externa:

  1. Acceda a Archivos de programa ⇒ Ricoh ⇒ TotalFlow BatchBuilder ⇒ bin.
  2. Haga clic con el botón derecho en el script cambie el archivo preflight.bat y seleccione Ejecutar como administrador. Aparecerá un mensaje de aviso.
  3. Si está utilizando la verificación previa interna, escriba Sí tras el siguiente mensaje: Actualmente, la función de verificación previa está utilizando el software de verificación previa INTERNA. ¿Desea cambiar a software de verificación previa EXTERNA (sí/no)?
    Nota:
  • La pestaña Admin para la verificación previa muestra los ajustes adecuados basados en la configuración.
  • Si cambia la configuración, la función de verificación previa entrará en modo desactivado. Debe volver a activar la verificación previa tras el cambio.
  • Antes de cambiar a verificación previa interna o externa, todos los datos de la configuración Admin se deben guardar para mantener todas las configuraciones anteriores.
  • Durante el cambio de verificación previa, se reinicia TotalFlow BatchBuilder.

Las capacidades de verificación previa se pueden integrar en el TotalFlow BatchBuilder flujo de trabajo utilizando un PitStop Server externo. Las carpetas activas deben definirse primero en PitStop Server, compartirse utilizando el sistema de uso compartido de Windows y, a continuación, definirse TotalFlow BatchBuilder en la sección Admin.

Asignación BatchBuilder-to-PitStop Server

Si se utiliza PitStop Server, es necesario que las asignaciones de carpetas activas se redirijan TotalFlow BatchBuilder para buscar carpetas de manera remota.

Carpetas activas de Control de documentos

Puede definir la configuración de una carpeta activa para que coincida con cada una de las carpetas activas definidas en PitStop Server.

Puede añadir o eliminar carpetas activas de verificación previa. Haga clic en el botón para añadir una nueva carpeta activa de verificación previa. Haga clic en el botón , para eliminar una carpeta activa de verificación previa de la lista.

Haga clic en el botón Editar para configurar las propiedades de carpeta activa de verificación previa. Se mostrará el diálogo de detalles Nueva carpeta activa de Control de documentos:

Nombre de carpeta activa
Puede especificar un nombre de carpeta activa.
Carpeta de entrada
Haga clic en Examinar… y seleccione la ubicación donde TotalFlow BatchBuilder copia los archivos que necesitan verificación previa utilizando esta configuración de carpeta activa particular.
INFORMES
Con estado Correcto
Haga clic en Examinar… y seleccione la ubicación donde guardar los informes de verificación previa cuando ésta se completa sin encontrarse errores de verificación previa.
Con estado Error
Haga clic en Examinar… y seleccione la ubicación donde guardar informes de verificación previa si se encuentran errores de verificación previa.
DOCUMENTOS PROCESADOS
Con estado Correcto
Haga clic en Examinar… y seleccione la ubicación donde guardar el PDF procesado (verificado previamente) si no se han identificado errores de verificación previa.
Con estado Error
Haga clic en Examinar… y seleccione la ubicación donde guardar el PDF procesado (verificado previamente) si se han identificado errores de verificación previa.

Para guardar los cambios, haga clic en Aceptar. Para rechazar los cambios, haga clic en Cancelar.

    Importante:
  1. Al gestionar carpetas activas de verificación previa, no se puede eliminar una carpeta activa de verificación previa a la que se hace referencia mediante un filtro de verificación previa o entrada.
  2. Cualquier cambio en PitStop Server debe llevarse a cabo en TotalFlow BatchBuilder, de lo contrario la solución dejará de funcionar.
  3. Una vez realizados los cambios en la configuración de las carpetas activas, deben guardarse todos los datos anteriores en la configuración Admin, para que si vuelve a verificación previa interna o externa, pueda acceder a la configuración anterior.
  4. Al configurar carpetas activas de PitStop Server:
    1. No debe modificar los ajustes de nomenclatura de archivo predeterminado en la sección Procesamiento.
    2. Los usuarios deben habilitar la generación de informes para PDF y XML en la sección Procesamiento.
    3. Debe configurarla carpeta activa utilizando la opción Configuración básica en la sección Carpetas.
  5. Para ver información sobre el número de versión de Enfocus PitStop Server:
    1. Vaya a la sección Admin, pestaña Verificación previa, y habilite y configure adecuadamente la función Verificación previa.
    2. En la pestaña Trabajos, pulse dos veces sobre un trabajo para abrir las propiedades de trabajo. En la pestaña Verificación previa, abra el documento del campo Informe de verificación previa. Si no hay ningún informe disponible, pulse el botón Ejecutar verificación previa manual.
    3. En el informe de verificación previa generado, vea la versión de Enfocus PitStop Server en el pie de página de todas las páginas y en la sección Información general del archivo.

    Para obtener más información sobre cómo configurar Enfocus PitStop Server, consulte: https://www.enfocus.com/en/support/manuals/pitstop-pro-manuals.

    Nota:
  1. Puede definir filtros que dirijan trabajos entrantes a las distintas carpetas activas de PitStop Server basado en los criterios de filtro.
  2. Los filtros creados en un modo específico, tanto verificación previa interna como externa, se pueden ver solo en el modo en que se configuraron.
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