Substituindo Formulários Pré-impressos
Nos últimos cinco anos, o banco adquiriu dez instituições bancárias menores e está negociando outras diversas. O banco principal utiliza um sistema AFP para imprimir extratos internamente em formulários pré-impressos. Todos os formulários pré-impressos contêm logotipos coloridos. Alguns deles também contêm imagens de plano de fundo ou blocos coloridos que dividem a página em regiões. O sistema existente consiste em:
- RICOH InfoPrint Manager, incluindo o recurso Page Printer Formatting Aid (PPFA)
- Três linhas duplex InfoPrint 4000
- Duas linhas InfoPrint 4100 duplex
Os bancos que foram adquiridos lidavam com impressões de formas diferentes. Alguns deles tinham suas próprias gráficas; alguns terceirizavam impressões de outras empresas. A equipe de impressão do banco principal gastava uma quantidade significativa de tempo mudando as operações de impressão dos bancos adquiridos para as operações de impressão internas, começando com aquelas que terceirizavam as impressões. Cinco delas tiveram que ser convertidas. Os administradores da gráfica estão começando a enfrentar alguns problemas interessantes:
- O aumento da carga de trabalho para a operação interna significa que é preciso aumentar a capacidade de impressão.
- Cada um dos bancos que o banco principal adquiriu manteve seu próprio logotipo e marca. Cada vez que um dos bancos se integrou com as operações de impressão, ele apresentou pelo menos cinco formulários pré-impressos diferentes que precisaram ser ordenados e armazenados.
- Mesmo que cada tipo de formulário pré-impresso venha do mesmo fornecedor, as cores variam visivelmente.
- Com o tempo, os bancos adquiridos substituirão seus antigos logotipos e formulários pelo logotipo e pelos formulários do banco principal, mas as datas ainda não foram planejadas.
Com o aumento do número de formulários que devem ser armazenados, o espaço está se tornando um problema. A equipe sabe que precisa expandir a capacidade de impressão, mas não tem espaço para uma nova linha duplex. Se puder eliminar alguns dos papéis que precisam ser armazenados, ela poderá utilizar esse espaço para a nova linha.
A Solução
A equipe da Ricoh propõe uma solução colorida AFP para:
- Transformar formulários pré-impressos em extratos coloridos simples e eliminar a necessidade de formulários pré-impressos, reduzindo assim a quantidade de papéis que precisam ser armazenados.
- Simplificar o processo de mudança dos logotipos e formulários dos bancos adquiridos para os do banco principal.
- Otimizar o gerenciamento de recursos para aumentar o rendimento de processamento.
- Deixar as cores mais uniformes de uma tarefa para outra.
A solução inclui uma linha InfoPrint 5000 duplex e AFP Resource Installer no sistema existente e atualiza outros componentes para acrescer suporte de cor AFP. O banco pode escolher quais aplicativos mudar para o fluxo de trabalho colorido, levando em consideração o fato de que o rendimento de processamento da linha InfoPrint 5000 é menor que de uma linhaInfoPrint 4100. Além disso, essas tarefas de impressão não podem ser executadas nas impressoras InfoPrint 4100 ou InfoPrint 4000 existentes, pois elas não podem imprimir os elementos de cores necessários.
Conforme a equipe de impressão se torna cada vez mais experiente no uso do sistema, ela pode começar a preparar mais aplicativos para uma eventual mudança para o colorido, migrando-os para utilizar a função de escala de cinza de alta qualidade disponível em suas impressoras InfoPrint 4100. Depois, quando estiver preparada para incluir outra linha de cor (eliminando mais armazenamento de papéis ou substituindo uma das linhas InfoPrint 4000), a equipe pode mudar essas tarefas de impressão para as impressoras coloridas.
Diagrama de soluções para adicionar RICOH AFP Resource Installer e uma InfoPrint 5000 impressora
Implementação
Para implementar a solução de cor, a equipe de impressão do banco trabalha com a equipe da Ricoh em diversas fases:
- Planejamento da solução de cor
- Determine onde a biblioteca de recursos deve estar localizada para ficar acessível para todos os aplicativos que precisem utilizá-la.
- Determine quais tipos de recursos podem ou devem ser salvos na impressora para serem reutilizados. Por exemplo, provavelmente arquivos de assinatura não devem ser salvos na impressora; logotipos da empresa e imagens de plano de fundo devem ser salvos.
- Instalação e configuração do sistema
- Instale as InfoPrint 5000 impressoras.
- Aplique atualizações de serviço para RICOH InfoPrint Manager ePPFA para adicionar suporte para cor.
- Instale o AFP Resource Installer.
- Configuração do gerenciamento de recursos para um excelente desempenho
- Utilize AFP Resource Installer para instalar CMRs para as impressoras InfoPrint 5000.
- Obtenha o arquivo PDF do formulário pré-impresso ou utilize um software de arte gráfica para criar uma imagem de página completa para utilizar como imagem de plano de fundo.
- Utilize AFP Resource Installer para instalar o PDF ou a imagem como um recurso de objeto de dados e associar um CMR de conversão de cor a ele.
- Configure o RICOH InfoPrint Manager para reconhecer as bibliotecas de recursos que o AFP Resource Installer usa e para enviar tarefas de impressão para a nova impressora.
- Utilize PPFApara criar uma definição de formulário e uma definição de página que chame o novo
recurso de objeto de dados.
Consulte o objeto utilizando o ID que você especificou ao instalá-lo.
- Copie quaisquer novas definições de formulário ou definições de página que foram criadas em uma biblioteca de recursos existente.
- Testes de operações do sistema
- Crie uma tarefa de impressão que chame a definição de formulário e a definição de página e que aponte para as novas bibliotecas de recursos.
- Envie a tarefa de impressão.
- Verifique a saída de cor.