Cenário de uso para distribuir instruções com base em um arquivo de preferência

Nesse cenário, uma empresa altera seu processo de impressão em PDF para distribuir instruções aos clientes por meio de vários canais. Os clientes escolhem se as instruções são impressas, enviadas por e-mail ou exibidas em sua conta do cliente no site da empresa. Como essas informações não fazem parte dos dados presentes na instrução, a empresa exporta as informações de seu banco de dados de clientes para um arquivo de texto que contém cabeçalhos. O arquivo de texto é usado como um arquivo de preferência. Os valores no arquivo determinam como cada instrução é distribuída ao cliente.

O arquivo de preferência contém números de conta do cliente, preferências de entrega de instrução, endereços de e-mail e preferências de marketing. Os clientes escolhem se querem receber ofertas da empresa e de fornecedores terceirizados, ofertas somente da empresa ou nenhuma oferta.

Antes de alterar o processo, a empresa imprime todas as instruções usando o fluxo de trabalho EnhancePDFDocuments fornecido. O valor da propriedade Identificar arquivo de controle do PDF na etapa IdentifyPDFDocuments é /aiw/aiw1/control_files/EnhancePDFdocs.ctl. O valor da propriedade Criar arquivo de controle 1 do PDF na etapa BuildPDFFromDocuments também é /aiw/aiw1/control_files/EnhancePDFdocs.ctl.

A empresa usa o dispositivo de entrada fornecido HotFolderPDF com a propriedade Fluxo de trabalho filho definida como EnhancePDFDocuments.

Ela usa o Plug-in do RICOH ProcessDirector para Adobe Acrobat para identificar as instruções como documentos individuais no arquivo PDF de produção de cada tarefa. Os dados em cada instrução incluem o número da conta.

Para dar suporte ao novo processo, o administrador:

Define propriedades do documento personalizadas.
Cria um objeto de mapeamento de propriedade.
Disponibiliza o arquivo de preferência ao RICOH ProcessDirector.
Adiciona a etapa ApplyPreferences ao fluxo de trabalho EnhancePDFDocuments.
Adiciona etapas que permitem as instruções de e-mail de fluxo de trabalho EnhancePDFDocuments modificadas para os clientes e exibem instruções no site da empresa.

Configurar propriedades do documento personalizadas

Para configurar propriedades do documento personalizadas, o administrador:

Define duas propriedades do documento personalizadas (com legendas que especificam os nomes de interface com o usuário) no arquivo docCustomDefinitions.xml:
- Doc.Custom.AccountNumber, com Número da conta para a legenda
- Doc.Custom.PrefOffers, com Preferência de ofertas para a legenda
Executa o utilitário docCustom e atualiza o recurso Propriedades do documento personalizadas.
Carrega as propriedades do documento atualizadas do RICOH ProcessDirector no Plug-in do RICOH ProcessDirector para Adobe Acrobat.
Usa a função Definir Propriedade do Documento no plug-in para mapear os dados de número da conta nos documentos para a propriedade do documento Número da conta (nome do banco de dados Doc.Custom.AccountNumber).
Durante o processamento, a etapa IdentifyPDFDocuments no fluxo de trabalho extrai os dados referentes à propriedade do documento Número da conta de cada documento no arquivo PDF da tarefa.
- A função Definir Propriedade do Documento não pode ser usada para mapear dados para a propriedade do documento Preferência de ofertas (nome do banco de dados Doc.Custom.PrefOffers) porque os documentos não têm esses dados. Durante o processamento, a etapa ApplyPreferences no fluxo de trabalho usa o arquivo de preferência para preencher os valores de propriedade.
Usa a função Salvar arquivo de controle no plug-in para salvar a definição da propriedade do documento no arquivo de controle EnhancePDFdocs.ctl.
Envia o arquivo de controle para o servidor do RICOH ProcessDirector.

Criar um objeto de mapeamento de propriedade

O administrador cria um objeto de mapeamento de propriedade CustomerPreferences com estes valores:

Na seção Geral, o valor de Tipo de arquivo é CSV.

Na seção Mapeamento de propriedade, os valores são:

Cabeçalho	Propriedade do documento	Uso
Número da conta	Número da conta	Identificar documento
Tipo de saída	Tipo de saída	Atualizar propriedade
Endereço de e-mail	Endereço de e-mail	Atualizar propriedade
Ofertas	Preferência de ofertas	Atualizar propriedade

Disponibilizando o arquivo de preferência ao RICOH ProcessDirector

Para disponibilizar o arquivo de preferência ao RICOH ProcessDirector, o administrador:

Cria um diretório /aiw/aiw1/preferences para os arquivos de preferência.
Solicita ao departamento que fornece o arquivo de preferência para nomeá-lo como EnhancePDFprefs.csv e gravá-lo no diretório /aiw/aiw1/preferences
Certifica-se de que o arquivo de preferência está pronto para processamento pelo RICOH ProcessDirector:
- O arquivo deve estar no formato de valores separados por vírgula (CSV) ou no formato de texto limitado.
  As colunas de dados devem ter os cabeçalhos especificados no objeto de mapeamento de propriedade: Account Number, Output Type, Email Address e Offers.
Este exemplo mostra uma parte do arquivo:
```
Account Number,Output Type,Email Address,Offers
2000144372,Print,,All
2001144678,Print,,None
2001154898,Email,m.lopez@isp1.com,Company
2004187456,Print,,Company
2007192007,Web,j.gomez@isp2.com,All
2010197554,Email,s.jones@isp3.com,Company
2010223114,Email,d.wilson@isp4.com,None
2012234096,Web,a.larson@isp5.com,None
2231547625,Print,,All
```

Modificar o fluxo de trabalho

Para modificar o fluxo de trabalho EnhancePDFDocuments que a empresa usa para imprimir instruções, o administrador:

Adiciona uma etapa ApplyPreferences após a etapa IdentifyPDFDocuments e define valores para as propriedades da etapa:
- O valor do Arquivo de preferências é /aiw/aiw1/preferences/EnhancePDFprefs.csv.
- O valor de Mapeamento de propriedade é CustomerPreferences.
Inclui uma etapa GroupDocuments após a etapa ApplyPreferences e configura o valor da propriedade Primeiro grupo como Tipo de saída.
A etapa GroupDocuments cria três grupos de documentos com base nos valores da propriedade do documento Tipo de saída. Os valores vêm do arquivo EnhancePDFprefs.csv: Print, Email e Web.
Inclui uma etapa CreateJobsFromDocuments no fluxo de trabalho depois da etapa GroupDocuments e configura o valor da propriedade Fluxo de trabalho filho com o nome do fluxo de trabalho atual.
Desconecta a etapa CreateJobsFromDocuments da etapa BuildPDFFromDocuments.
Adiciona uma condição no conector entre as etapas SetJobPropsFromTextFile e CountPages. A regra no conector é: Número da tarefa diferente de *.*
Esta regra permite processar tarefas pai e filho por meio de ramificações. Tarefas pai, que não têm um . (ponto final) em seus nomes, usam essa ramificação.
Adiciona uma etapa SetDocPropsFromConditions e conecta a etapa SetJobPropsFromTextFile a ela. A etapa SetDocPropsFromConditions inicia uma nova ramificação para tarefas filho. O conector não tem uma regra. Tarefas filho, que têm um ponto decimal em seu número da tarefa, vão abaixo dessa ramificação.
A etapa SetDocPropsFromConditions especifica um arquivo de condições de propriedade que define a propriedade da tarefa Custom 1 (nome do banco de dados Job.Info.Attr1) com base no valor da propriedade do documento Tipo de saída do arquivo de preferência. O arquivo e condições de propriedade tem este conteúdo:
```
"Doc.Pref.Output","Job.Info.Attr1"
"=Email","Email"
"=Print","Print"
"=Web","Web"
```
Conecta a etapa SetDocPropsFromConditions à etapa BuildPDFFromDocuments.
Cria uma ramificação de fluxo de trabalho para tarefas filho com instruções a serem impressas adicionando uma condição ao conector existente da etapa BuildPDFFromDocuments para a etapa CountPages. A regra no conector é: Custom 1 = Imprimir
Adiciona uma etapa EmailDocuments e conecta a etapa BuildPDFFromDocuments a ela. A etapa EmailDocuments envia cada instrução como um arquivo PDF ao endereço de e-mail do cliente.
O arquivo de preferência contém os endereços de e-mail do cliente.
Cria uma ramificação de fluxo de trabalho para tarefas filho com instruções a serem enviadas por e-mail adicionando uma condição ao conector entre as etapas BuildPDFFromDocuments e EmailDocuments. A regra no conector é: Custom 1 = Email
Adiciona uma etapa RunExternalProgram e conecta a etapa BuildPDFFromDocuments a ela. A etapa RunExternalProgram envia as instruções para um programa externo que as publica no site da empresa.
Cria uma ramificação de fluxo de trabalho para tarefas filho com instruções a serem publicadas no site da empresa adicionando uma condição ao conector entre as etapas BuildPDFFromDocuments e EmailDocuments. A regra no conector é: Custom 1 = Web
Adiciona uma etapa WaitForRelatedJobs entre a etapa PrintJobs e a etapa RetainCompletedJobs.
Conecta as etapas CreateJobsFromDocuments, EmailDocuments e RunExternalProgram à etapa WaitForRelatedJobs.

Processar tarefas por meio do fluxo de trabalho

Após configurar o fluxo de trabalho e testá-lo, o administrador o coloca em produção.

O dispositivo de entrada fornecido HotFolderPDF recebe uma tarefa PDF com documentos de instrução e envia-a ao fluxo de trabalho EnhancePDFDocuments.

A tarefa percorre a ramificação do fluxo de trabalho de tarefas pai e avança à etapa ApplyPreferences. RICOH ProcessDirector lê as informações do arquivo EnhancePDFprefs.csv e cria três colunas de dados no arquivo de propriedades do documento para a tarefa. As colunas contêm valores para estas propriedades:

Doc.Pref.Output
Doc.Email.Address
Doc.Custom.PrefOffers

A tarefa muda para a etapa GroupDocuments, que coloca cada documento em um de três grupos com base no valor da propriedade Tipo de saída.

A tarefa muda para a etapa CreateJobsFromDocuments, que cria uma tarefa filho para cada grupo de documentos e envia as tarefas filho para o mesmo fluxo de trabalho.

As tarefas filho percorrem a ramificação do fluxo de trabalho das tarefas filho.

Quando as tarefas filho atingem a etapa SetDocPropsFromConditions, o RICOH ProcessDirector configura o valor da propriedade da tarefa Custom 1:

Para a tarefa filha com a propriedade Tipo de saída configurada como Imprimir, a propriedade da tarefa Custom 1 é configurada como Print.
Para a tarefa filha com a propriedade Tipo de saída configurada como E-mail, a propriedade da tarefa Custom 1 é configurada como Email.
Para a tarefa filha com a propriedade Tipo de saída configurada como Web, a propriedade da tarefa Custom 1 é configurada como Web.

O RICOH ProcessDirector envia as tarefas filho à ramificação de impressão, de e-mail ou de Web do fluxo de trabalho com base no valor da propriedade da tarefa Custom 1.

A tarefa filho com os documentos a serem impressos é movida para a etapa WaitForRelatedJobs após a etapa PrintJobs.

A tarefa filho com documentos de e-mail é movida à etapa EmailDocuments, e o RICOH ProcessDirector usa o valor especificado para a propriedade Endereço de e-mail para enviar cada política por e-mail como um arquivo PDF ao cliente.

Em seguida, a tarefa filho é movida para a etapa WaitForRelatedJobs.

A tarefa filho com os documentos Web é movida para a etapa RunExternalProgram, que envia as instruções para um programa externo que as publica no site da empresa.

Em seguida, a tarefa filho é movida para a etapa WaitForRelatedJobs.

Quando todas as tarefas filho alcançarem a etapa WaitForRelatedJobs, a tarefa pai e as tarefas filho iniciarão seu período de retenção.

Obs.:

Esse cenário de uso mostra como adicionar valores da propriedade Preferências de oferta ao arquivo de propriedades do documento, mas não usa esses valores no fluxo de trabalho. A empresa pode usar a propriedade para determinar se deve ser adicionada uma imagem com uma oferta de marketing à instrução do cliente.

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