Processando arquivos PDF que contêm documentos

Use o Plug-in do RICOH ProcessDirector para Adobe Acrobat para definir grupos de páginas, propriedades do documento, marcação, mídia e acabamento para um arquivo PDF de exemplo. Você salva essas definições em um arquivo de controle.

As etapas em um fluxo de trabalho extraem informações sobre os documentos em um arquivo PDF e armazenam essas informações em um arquivo de propriedades do documento, que é estruturado como uma tabela. O arquivo de propriedades do documento permite que o RICOH ProcessDirector faça operações em documentos individuais em vez de somente na tarefa como um todo.

Ao criar um fluxo de trabalho para receber arquivos PDF, inclua uma etapa com base no modelo de etapa IdentifyPDFDocuments. Especifique o arquivo de controle do Plug-in do RICOH ProcessDirector para Adobe Acrobat que contém a definição do grupo de páginas e quaisquer propriedades de documento. Essa etapa cria um arquivo de propriedades do documento que representa um inventário de todos os documentos na tarefa.

Para processar documentos individuais, você pode adicionar etapas à fase Montar do fluxo de trabalho, com base nestes modelos de etapa:

• GroupDocuments permite classificar todos os documentos em grupos com base em até seis propriedades de documento. Por exemplo, em um arquivo de 5000 documentos de adendos de apólices de seguro, você poderia agrupá-los todos em todas as combinações de tipo de seguro (automóvel ou residencial) e estado.
• SortDocuments permite classificar documentos em até seis propriedades de documento. Por exemplo, é possível colocar em ordem alfabética os adendos de seguro em cada grupo; dessa forma você teria todos os seguros de automóveis nos estados de A a Z, seguidos por todos os seguros residenciais nos estados de A a Z.
• SplitDocuments permite dividir uma tarefa maior em diversas tarefas menores com base no número de documentos ou no número de folhas na tarefa menor.

Cada uma dessas etapas adiciona ou altera as informações no arquivo de propriedades do documento sem alterar o conteúdo da tarefa do PDF original. O arquivo de propriedades do documento que foi criado inicialmente para identificar todos os documentos possui mais informações adicionadas a ele, como local de cada documento no arquivo PDF reorganizado.

Depois de definir as etapas para manipular os documentos para o novo agrupamento e a ordem desejada, inclua uma etapa na fase Montar do fluxo de trabalho que cria um novo arquivo PDF com os documentos individuais organizados de acordo com essa ordem. Use a etapa com base no modelo de etapa BuildPDFFromDocuments se você quiser criar uma única tarefa de saída com base nos documentos recém-ordenados. Entretanto, se você quiser criar tarefas de saída separadas porque usou a etapa SplitDocuments ou se quiser imprimir cada grupo de documentos criados pela etapa GroupDocuments separadamente, use uma etapa com base no modelo de etapa CreateJobsFromDocuments.

Para permitir a manipulação mais complicada dos documentos, você pode adicionar vários arquivos de controle do Plug-in do RICOH ProcessDirector para Adobe Acrobat que definem diferentes marcações a serem adicionadas a cada documento. Especifique o nome dos arquivos de controle que contêm essas definições ao criar a etapa BuildPDFFromDocuments na fase de Montagem de um fluxo de trabalho.

O restante do fluxo de trabalho que processa tarefas PDF é como se você não tivesse o Suporte de documento PDF instalado - as etapas podem permitir o reposicionamento da tarefa de impressão, caso seja necessário solucionar uma obstrução de papel ou reimprimir documentos selecionados e uma etapa baseada no modelo de etapa PrintJobs gerencia o processamento da impressão. As etapas na fase Concluir permitem reter a tarefa no RICOH ProcessDirector por um intervalo que você especificar e, em seguida, a tarefa é excluída do sistema quando esse intervalo expira.

Se você quiser ver os valores das propriedades do documento na interface do usuário ou procurar um documento com base em um valor de propriedade, inclua uma etapa WriteDocumentsToDatabase em seu fluxo de trabalho. Essa etapa salva os valores de propriedade do documento no banco de dados de documentos.