Planejando a retenção de dados de tarefas e documentos

Você deve identificar:

• Os arquivos que precisa armazenar
• As propriedades que precisa armazenar
• As informações do histórico que precisa armazenar
• Os pontos do fluxo de trabalho em que precisa armazenar os dados das tarefas e dos documentos
• Por quanto tempo precisa reter os dados das tarefas e dos documentos
• Quem deve ter acesso aos dados das tarefas e dos documentos
• O sistema em que os dados das tarefas e dos documentos devem ser armazenados
• Quais propriedades de pesquisa você precisa para recuperar os dados das tarefas e dos documentos após eles terem sido armazenados em um repositório
• Quais valores de propriedade de tarefa você deseja preservar para uso quando a tarefa for recuperada de um repositório

Essas informações lhe ajudam a decidir quantos repositórios você precisa. É possível, então, criar os repositórios e adicionar as etapas StoreInRepository a seus fluxos de trabalho.

Arquivos

Cada etapa StoreInRepository pode armazenar um único arquivo de cada tarefa em um repositório. Você pode armazenar qualquer tipo de arquivo em seus repositórios. Por exemplo, é possível armazenar arquivos PDF, bilhetes de tarefa JDF, arquivos AFP, arquivos PostScript ou arquivos compactados. Você pode armazenar apenas valores de propriedades ou o histórico de tarefas, mas nenhum arquivo.

Se o recurso Suporte de documento PDF estiver instalado, é possível recuperar dados, incluindo uma tarefa PDF, um documento contido em um tarefa ou informações sobre uma tarefa, de um repositório e exibi-los. Se o recurso Suporte AFP estiver instalado, é possível recuperar e visualizar os mesmos tipos de dados de tarefas AFP. Não é possível visualizar o conteúdo das tarefas ou dos documentos em outros tipos de arquivo, embora seja possível visualizar valores de propriedades e o histórico das tarefas se você tiver optado por armazenar essas informações.

Você pode criar repositórios com base em quem lhe envia os arquivos ou como você utiliza os arquivos em sua empresa. Por exemplo:

• Uma gráfica pode armazenar arquivos para cada conta de cliente em seu próprio repositório.
• Um departamento interno de impressão pode armazenar arquivos para cada linha de negócios em seu próprio repositório. Um repositório pode armazenar tarefas de contas a receber e outro repositório pode armazenar as tarefas de contas a pagar.
• Uma empresa pode armazenar arquivos para cada central de atendimento em seu próprio repositório. Os funcionários da central de atendimento têm acesso rápido aos arquivos necessários para oferecerem suporte ao cliente.

Propriedades

Você pode salvar os valores das propriedades da tarefa e do documento salvando ou não o arquivo de tarefas ou o histórico de produção. Você também pode salvar os valores das propriedades que estão associadas à tarefa, mas que sejam propriedades de outros objetos, e dados do documento que não estejam definidos como propriedades do documento do RICOH ProcessDirector.

Você pode usar as propriedades da tarefa e do documento para recuperar em um repositório uma tarefa, documento ou informações sobre a tarefa e visualizar as informações. As informações sobre a tarefa podem incluir propriedades associadas à tarefa, como o modelo da impressora utilizada para imprimir a tarefa e os dados dos documentos retornados para o RICOH ProcessDirector depois que um programa externo processar os documentos em uma tarefa.

O armazenamento de propriedades ocupa muito menos espaço do que o armazenamento de tarefas. Por isso, os repositórios de propriedades podem ser muito menores que os repositórios que armazenam arquivos.

Você pode especificar as propriedades para armazenar com base em como você usa as informações das propriedades na sua empresa. Por exemplo:

• A empresa pode armazenar o nome do cliente, o número da conta e outras informações sobre cada documento impresso, bem como o número de páginas do documento e o modelo da impressora utilizada para imprimir a tarefa. Pode não ser necessário armazenar arquivos de tarefa que contenham os documentos reais.
• O departamento de impressão interno pode armazenar arquivos de tarefa, propriedades de tarefas e de documentos necessárias para recuperar os documentos em cada arquivo de tarefa, além de dados de processamento postal (tais como mudança de endereço) retornados pelo software de e-mail de terceiros. Embora os dados de processamento postal não sejam definidos como propriedades do documento do RICOH ProcessDirector, o pessoal do departamento pode visualizar os dados quando recupera um documento do repositório.

Histórico de produção

Você pode salvar o histórico de produção de uma tarefa, salvando ou não um arquivo de tarefa. Você pode configurar notificações do registro do histórico para capturar diferentes níveis de detalhe sobre o processamento da tarefa e, em seguida, definir a etapa StoreInRepository para armazenar registros do histórico. Por exemplo, você pode configurar as notificações para registrar cada alteração de estado, para cada etapa do fluxo de trabalho que processar a tarefa. Ou pode limitar o que registra escolhendo uma alteração de estado específica, por exemplo, quando o estado da tarefa muda Concluído na etapa InsertJobs ou na etapa PrintJobs.

O armazenamento do histórico da tarefa ocupa menos espaço que o armazenamento de tarefas ou documentos. Por isso, os repositórios de históricos de tarefas pode ser muito menor que os repositórios que armazenam arquivos ou arquivos e históricos de tarefas juntos.

É possível criar notificações de registros de históricos com base em como você usa o histórico de tarefas na sua empresa. Por exemplo:

• Uma gráfica pode querer informar aos clientes exatamente quando suas tarefas serão recebidas e impressas e estarão prontas para coleta.
• Uma empresa pode querer criar uma trilha de auditoria para todo o processamento realizado para clientes específicos, cujas tarefas tenham um prazo rigoroso.

Fluxos de trabalho

Você pode salvar arquivos, históricos de tarefas, ou ambos, em um repositório adicionando uma etapa baseada no modelo de etapa StoreInRepository em qualquer ponto do fluxo de trabalho. Você pode ter várias etapas StoreInRepository em um fluxo de trabalho.

Se quiser salvar tarefas em diferentes pontos do mesmo fluxo de trabalho, crie um repositório separado para cada etapa. Por exemplo, você pode armazenar tarefas em um repositório antes de processá-las, dessa forma, terá um registro dos arquivos recebidos dos clientes. Você pode armazenar tarefas em outros repositórios após imprimi-las, com informações de produção adicionadas, como códigos de barras postais. Os registros de históricos armazenados por cada etapa contêm somente as alterações de estado de tarefas gravadas no momento de execução de cada etapa. Quando você pesquisa por uma tarefa no repositório que foi processada por várias etapas StoreInRepository, é retornado mais de um resultado. Cada resultado contém apenas as informações do histórico conhecidas no momento de execução da etapa.

Obs.: Algumas etapas que você pode adicionar ao seu fluxo de trabalho funcionam somente no nível da tarefa; elas não acessam documentos dentro das tarefas. Alguma delas, como ReversePDFPageOrder, mudam a ordem das páginas dentro da tarefa, sem considerar as propriedades do documento associadas a cada página. Quando as páginas são rearranjadas, as propriedades do documento permanecem associadas aos seus locais de página originais, embora o conteúdo da página seja completamente diferente. Abrir a tarefa no visualizador e pesquisar nas propriedades do documento retorna resultados de pesquisa incorretos.

Por exemplo, você recebe um arquivo com 50.000 páginas de seu cliente. Esse fluxo de trabalho adiciona códigos de barras, classifica a tarefa com base nos códigos postais e, em seguida, inverte a ordem das páginas; dessa forma, a última página é impressa primeiro.

Se você armazenar a tarefa em um repositório após as etapas IdentifyDocuments, IdentifyPDFDocuments, BuildAFPFromDocuments ou BuildPDFFromDocuments, e antes das etapas ReversePDFPageOrder ou ReverseOutputOrder, será possível recuperar os documentos corretos da tarefa usando as propriedades do documento como critérios de pesquisa. Se você armazenar a tarefa em um repositório após as etapas ReversePDFPageOrder ou ReverseOutputOrder, a pesquisa por documentos em uma tarefa gerará resultados não confiáveis.

Após adicionar uma etapa StoreInRepository a um fluxo de trabalho, você pode ajustar o período de retenção na etapa RetainCompletedJobs. Por exemplo, você definiu um longo período de retenção na etapa RetainCompletedJobs porque poderá ser necessária a reimpressão de uma tarefa ou um documento. Você pode reduzir o período de retenção, pois agora é possível reimprimir a partir do repositório.

Períodos de retenção

Se precisar reter diferentes tarefas ou históricos de tarefas por diferentes períodos, crie um repositório separado para cada período de retenção.

Ao configurar um repositório pela primeira vez, você pode querer definir um período de retenção curto, para que possa testar as informações especificadas na etapa StoreInRepository. Defina um período de retenção de 1 ou 2 dias e envie uma tarefa de amostra pelo fluxo de trabalho. Em seguida, você pode verificar o repositório para se certificar de que armazenou o arquivo correto, juntamente com suas propriedades e informações do histórico. Verifique também se as notificações dos registros de históricos que você configurou estão capturando as informações do histórico que você espera.

Não é possível excluir tarefas ou documentos de um repositório e nem mudar as propriedades armazenadas com ele, por isso, você deve garantir que todas as informações que espera recuperar estejam disponíveis. Após concluir seu teste, você poderá usar a ação Alterar período de retenção na página Repositórios para definir o valor que deseja usar para seu trabalho de produção.

Acesso

Se quiser controlar o acesso a um repositório, você pode definir um valor para a propriedade Local do repositório. Somente usuários com acesso ao local definido para o repositório podem encontrar os documentos e as tarefas armazenados nele. Se diferentes grupos de usuários precisarem de acesso a diferentes tarefas e documentos armazenados, crie um repositório separado para cada grupo.

Armazenamento do sistema

Se quiser armazenar arquivos em pastas em diferentes locais de seu sistema de computador, crie um repositório separado para cada pasta. Você pode criar um repositório no sistema local ou em um drive instalado em qualquer local de sua rede.

Propriedades de pesquisa

Você pode pesquisar e recuperar tarefas, documentos e as respectivas informações dos históricos a partir de um repositório com base nas propriedades da tarefa ou do documento armazenadas no arquivo.

Para cada etapa StoreInRepository em cada fluxo de trabalho, identifique as propriedades que você precisa para pesquisar tarefas, documentos ou históricos de tarefas armazenados. Por exemplo, você pode pesquisar pelas propriedades Nome da tarefa e Nome do cliente. Você pode pesquisar um documento pela propriedade de documento Número de membro.

Obs.: O recurso do Arquivo oferece um grande número de propriedades de tarefa e documento que você pode usar para pesquisar tarefas e documentos em um repositório. Examine os valores das propriedades Propriedades da tarefa a serem armazenadas e Propriedades do documento a serem armazenadas no modelo de etapa StoreInRepository. Se precisar personalizar propriedades do documento, você pode criá-las ao aprimorar arquivos em PDF ou AFP para uso com o Arquivo.

Em uma etapa baseada no modelo de etapa StoreInRepository, especifique o repositório para armazenar a tarefa, bem como as propriedades de tarefa e documento usadas para pesquisar tarefas e documentos em um repositório. Você pode especificar o mesmo repositório para várias etapas StoreInRepository. Você pode especificar diferentes propriedades de pesquisa para cada etapa.

Se utilizar diferentes propriedades de pesquisa para diferentes tarefas, considere criar um repositório separado para cada conjunto de tarefas que use diferentes propriedades de pesquisa.

Recomendamos estas práticas:

• Especifique as mesmas propriedades de pesquisa para cada etapa que armazenar tarefas no mesmo repositório.
• Armazene tarefas com diferentes propriedades de pesquisa em diferentes repositórios.
• Escolha as propriedades com cuidado, pois após o armazenamento de uma tarefa ou documento, não é possível mudar suas propriedades e nem removê-lo(a) do repositório.

Quando as propriedades de pesquisa em um repositório são consistentes, o RICOH ProcessDirector exibe os resultados da pesquisa mais rapidamente, e os usuários encontram dados com mais facilidade.

Por exemplo, o repositório A tem 15 propriedades de pesquisa. As propriedades são as mesmas para cada etapa que armazena tarefas no mesmo repositório. O repositório B tem 10 propriedades de pesquisa. Algumas tarefas armazenadas no repositório B usam cinco das 10 propriedades. Outras tarefas armazenadas no repositório B usam três das propriedades. O RICOH ProcessDirector exibe os resultados de pesquisa mais rapidamente para o Repositório A, pois as propriedades usadas para pesquisar algumas tarefas são diferentes das usadas para pesquisar outras tarefas, os usuários que pesquisam no Repositório B podem se confundir a respeito de quais propriedades especificar. Se uma tarefa ou um documento não tiver um valor para a propriedade que o usuário está pesquisando, ele(a) não será exibido(a) nos resultados da pesquisa.

Velocidade da pesquisa

Como a forma de definir os repositórios pode afetar a velocidade das pesquisas de repositório. Lembre-se do seguinte:

• As pesquisas são mais rápidas se o repositório tiver apenas tarefas armazenadas com as mesmas propriedades de pesquisa do que se ele tiver tarefas armazenadas com uma mistura de propriedades de pesquisa diferentes.
• Se um repositório tiver apenas tarefas armazenadas com as mesmas propriedades de pesquisa, as pesquisas serão mais rápidas se forem armazenadas menos propriedades.
• Repositórios menores são mais rápidos de pesquisar do que repositórios maiores.
• A velocidade da pesquisa não será afetada se você armazenar arquivos de dados, juntamente com as propriedades e as informações do histórico.

Preservação de valores de propriedade de tarefa

É possível armazenar os valores das propriedades de tarefa definidos quando uma tarefa for processada para preservá-los para uso ao recuperar a tarefa (ou um documento na tarefa) de um repositório e enviá-la como uma nova tarefa. Por exemplo, se em uma tarefa houver propriedades de tarefa personalizadas cujos valores indicam requisitos especiais de processamento, é possível armazenar esses valores em um arquivo de propriedades de sobreposição e enviá-los com a tarefa ou o documento ao recuperá-la do repositório.