Cenário de uso para extrair avisos de lembrete de uma tarefa quando pagamentos atrasados são recebidos

Neste cenário, uma gráfica imprime para o cliente avisos de lembrete, em uma tarefa de impressão em PDF, quando os clientes atrasam os pagamentos. A gráfica retém a tarefa de impressão até às 15:00. Entre 13:00 e 15:00, o cliente envia uma lista de extração, que contém os números de conta dos clientes que fizeram pagamentos atrasados. A gráfica suprime a impressão dos avisos de lembrete dos clientes extraindo-os da tarefa de impressão.

A gráfica utiliza o Plug-in do RICOH ProcessDirector para Adobe Acrobat para identificar os avisos de lembrete como documentos individuais no arquivo PDF de produção de cada tarefa. Os dados em cada aviso de lembrete incluem o número da conta.

Para alterar o fluxo de trabalho para que ele extraia avisos de lembrete para as contas da lista de extração, o administrador da gráfica configura o RICOH ProcessDirector para dar suporte ao novo processo.

O administrador:

  • Usa a função Definir Propriedade do Documento no Plug-in do RICOH ProcessDirector para Adobe Acrobat para definir a propriedade do documento Doc.PullProp. Para definir a propriedade, o administrador especifica os dados do número da conta que a etapa IdentifyPDFDocuments do fluxo de trabalho extrai de cada documento no arquivo PDF da tarefa.

    Neste cenário, o administrador utiliza os valores da propriedade de documento Doc.PullProp (ou seja, os números de conta) para determinar os documentos a serem removidos da tarefa. Essa propriedade é fornecida com todos os recursos de processamento de documento. Como alternativa, o administrador pode definir outra propriedade do documento, como Doc.Custom.AccountNumber, no arquivo docCustomDefinitions.xml, e usá-la em vez de Doc.PullProp.

    Obs.: Se definir uma propriedade do documento personalizada, execute o utilitário docCustom, atualize o recurso Propriedades de documento personalizadas e carregue as propriedades de documento atualizadas do RICOH ProcessDirector no Plug-in do RICOH ProcessDirector para Adobe Acrobat.

  • Utiliza a função Salvar Arquivo de Controle no plug-in para salvar a definição de propriedades do documento no arquivo de controle que identifica os avisos de lembrete como documentos individuais.

  • Envia o arquivo de controle para o servidor do RICOH ProcessDirector.

  • Especifica o nome do arquivo de controle como o valor da propriedade Identificar arquivo de controle do PDF da etapa IdentifyPDFDocuments.

  • Inclui uma etapa Aguardar no fluxo de trabalho depois da etapa IdentifyPDFDocuments e define o valor da propriedade Aguardar até como 15:00.

  • Inclui uma etapa SetDocPropsFromList no fluxo de trabalho depois da etapa Aguardar e define valores para as propriedades da etapa:

    • O valor de Diretório do arquivo de lista é /aiw/aiw1/clientfiles/pull.

    • O valor do Delimitador é Nova linha.

    • O valor de Colunas no arquivo de lista é Extrair propriedade. Extrair propriedade é o nome da interface com o usuário da propriedade de documento Doc.PullProp.

      Se o administrador tivesse definido uma propriedade do documento Doc.Custom.AccountNumber para especificar os dados do número da conta, o valor de Colunas no arquivo de lista seria Doc.Custom.AccountNumber.

    • O valor de Propriedade do documento a ser definida é Extrair documento. Extrair documento é o nome da interface com o usuário da propriedade de documento Doc.Pull.

      A propriedade Doc.Pull é fornecida com todos os recursos de processamento de documento. É uma escolha conveniente para o valor da propriedade de documento Propriedade do documento a ser definida. Como alternativa, o administrador pode criar uma propriedade personalizada para o documento ou usá-la como valor de Propriedade do documento a ser definida.

    • O valor de Valor para corresponder os documentos é SIM.

    • O valor de Valor para outros documentos é NÃO.

  • Inclui uma etapa Agrupar documentos no fluxo de trabalho depois da etapa SetDocPropsFromList e configura o valor da propriedade Primeiro grupo como Extrair documento.

  • Inclui uma etapa CreateJobsFromDocuments no fluxo de trabalho depois da etapa Agrupar documentos e define o valor da propriedade Fluxo de trabalho filho com o nome do fluxo de trabalho atual.

  • Inclui processamento condicional próximo do início do fluxo de trabalho para processar tarefas pais e filhas de forma diferente. A nova ramificação para tarefas filhas permite que elas ignorem as etapas de identificação do documento.

  • Inclui uma etapa SetDocPropsFromConditions início da ramificação de tarefas filhas.

    A etapa designa um valor à propriedade da tarefa com base no valor da propriedade do documento Extrair documento. O arquivo de condições da propriedade define o valor da propriedade da tarefa Custom 1 como Recebido ou Imprimir.

  • Cria duas ramificações de fluxo de trabalho, uma para tarefas filhas com documentos a serem impressos, e outra para tarefas filhas com documentos extraídos. As regras das ramificações são:

    • Custom 1 = Recebido

    • Custom 1 = Imprimir

  • Inclui uma etapa SendEmail na ramificação de tarefas filhas com documentos extraídos. A etapa envia o arquivo PDF da tarefa para o cliente para verificar se os documentos foram extraídos.

    • O valor da propriedade Endereço do destinatário é o endereço de e-mail da pessoa da empresa do cliente que solicitou os arquivos PDF para verificação.

    • O valor da propriedade Anexos é ${getCurrentFile(pdf)}.

    • O valor da propriedade Mensagem é Estes avisos de lembrete foram extraídos da tarefa ${Job.Name}.

  • Une novamente as duas ramificações, conectando-as a uma etapa WaitForRelatedJobs.

Obs.: O fluxo de trabalho neste cenário de uso é semelhante ao fluxo de trabalho PullPDFSample. Examine esse fluxo de trabalho para ver todas as etapas, os conectores com as ramificações e os valores das propriedades das etapas.

O administrador habilita o fluxo de trabalho e envia uma tarefa para ela às 08:00.

A tarefa passa pela ramificação do fluxo de trabalho de tarefas pais e para na etapa Aguardar.

Às 13:00, o operador recebe uma lista de extração do cliente e a carrega no diretório /aiw/aiw1/clientfiles/pull. A lista de extração contém seis números de conta: 

245876A 
270011H 
335698R 
520905B 
558721L 
875540R

Às 14:50, o operador recebe uma segunda lista de extração do cliente e carrega-a. A lista de extração contém dois números de conta: 

445009S 500112A

Às 15:00, o RICOH ProcessDirector irá liberar a tarefa da etapa Aguardar.

A tarefa passa para a etapa SetDocPropsFromList. RICOH ProcessDirector:

  • Recupera as duas listas de extração no diretório /aiw/aiw1/clientfiles/pull.

    .

  • Examina os valores da propriedade Doc.PullProp no arquivo de propriedades do documento, no arquivo de spool da tarefa.

  • Cria uma coluna de valores para a propriedade Doc.Pull no arquivo de propriedades do documento.

    Quando o valor da propriedade Doc.PullProp corresponde a um dos oito números de conta nas listas de extração, o RICOH ProcessDirector define o valor da propriedade Doc.Pull como SIM.

    Ele define o valor da propriedade Doc.Pull de todos os outros documentos que estão no arquivo de propriedades do documento como NÃO.

A tarefa passa para a etapa Agrupar documentos, que coloca cada documento em um dos dois grupos, com base no valor da propriedade Doc.Pull.

A tarefa muda para a etapa CreateJobsFromDocuments, que cria uma tarefa filho para cada grupo de documentos e envia as tarefas filho para o mesmo fluxo de trabalho.

As tarefas filho percorrem a ramificação do fluxo de trabalho das tarefas filho.

Quando as tarefas filho atingem a etapa SetDocPropsFromConditions, o RICOH ProcessDirector configura o valor da propriedade da tarefa Custom 1:

  • Para a tarefa filha com a propriedade Doc.Pull definida como Sim, a propriedade da tarefa Custom 1 é definida como Recebido.

  • Para a tarefa filha com a propriedade Doc.Pull definida como Não, a propriedade da tarefa Custom 1 é definida como Imprimir.

O RICOH ProcessDirector envia as tarefas filhas para a ramificação de impressão ou para a ramificação de extração do fluxo de trabalho com base no valor da propriedade da tarefa Custom 1.

A tarefa filha com documentos extraídos avança à etapa SendEmail, e o RICOH ProcessDirector envia a tarefa ao cliente para verificação. Em seguida, a tarefa filho é movida para a etapa WaitForRelatedJobs.

A tarefa filho com os documentos a serem impressos é movida para a etapa WaitForRelatedJobs após a etapa PrintJobs.

Quando as duas tarefas filhas chegarem à etapa WaitForRelatedJobs, o RICOH ProcessDirector as enviará à etapa RetainCompletedJobs.

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PullPDFSample
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