Configurando durações estimadas para etapas em um fluxo de trabalho

É possível definir durações estimadas para cada etapa em um fluxo de trabalho e usar esses valores para acompanhar o andamento das tarefas no fluxo de trabalho. Usando as durações estimadas, o sistema fornece um tempo de conclusão previsto. O sistema também fornece um caminho previsto para a tarefa.
Antes de iniciar este procedimento:
  • Decida quais etapas necessitam de durações estimadas. Recomendamos que você defina durações estimadas para todas as etapas em um fluxo de trabalho na última etapa que você deseja acompanhar. É possível definir uma duração estimada de 1 segundo para uma etapa como DetectInputDataStream, que quase não demora para ser concluída. Você deve sempre especificar as durações estimadas para etapas como RunExternalProgram e PrintJobs, que podem demorar muito tempo para processar. Em geral, as etapas que processam documentos PDF, como ReversePDFPageOrder e PreparePDFOutputForFinishing, podem demorar muito tempo. Você também deve definir durações estimadas para etapas manuais.
      Obs.:
    • Se estiver acompanhando uma programação e um prazo, recomendamos que você dê uma duração estimada à etapa selecionada, como Etapa de prazo. A duração estimada ajuda o RICOH ProcessDirector a acompanhar o Resultado previsto para as tarefas no fluxo de trabalho.
  • Certifique-se de registrar o tempo total exigido por uma etapa. Por exemplo, você tem uma impressora de 100 páginas por minuto. É possível estimar a duração da etapa PrintJobs dessa impressora em páginas por minuto. Quando você registra mudanças de papel e toner, a velocidade real de impressão em seu ambiente pode ser de 50 páginas por minuto. Definir a duração estimada para a velocidade real de impressão: 50 páginas por minuto.
  • Para determinar quanto tempo uma etapa leva para processar, você pode verificar as horas de início e parada da etapa no log da tarefa. Filtre as mudanças de estado para saber o tempo de processamento de cada tarefa.
  • A última etapa dependente do tempo em seu fluxo de trabalho deve ser a última etapa com uma duração estimada. Se a última etapa dependente do tempo for PrintJobs, faça com que essa última etapa tenha uma duração estimada. Não defina uma duração estimada para uma etapa como RetainCompletedJobs.
Para definir durações estimadas para as etapas em um fluxo de trabalho:
  1. Clique na guia Fluxo de trabalho
  2. Clique no nome do fluxo de trabalho que deseja modificar.
  3. Opcional: Desative o fluxo de trabalho clicando no botão à esquerda do nome do fluxo de trabalho.
    Se você não desativar o fluxo de trabalho ao editá-lo, tarefas que usam esse fluxo de trabalho continuarão avançando pelas etapas. Quando você salvar, o fluxo de trabalho será momentaneamente desativado e, em seguida, ativado novamente. As tarefas que estão sendo processadas no fluxo de trabalho podem apresentar um erro.
  4. Clique com o botão direito do mouse no editor de fluxo de trabalho e selecione Durações estimadas.
  5. Selecione uma ou mais etapas para as quais pretende definir uma duração estimada. Faça o seguinte:
    1. Para as propriedades Volume e VUnit, especifique o número de tarefas ou páginas usadas para calcular a duração estimada.
      Se a duração estimada for para uma tarefa, digite 1 e selecione Tarefa(s). Se a duração estimada for para 100 páginas, digite 100 e selecione Página(s).
    2. Para as propriedades Tempo e Unidade de tempo, especifique a duração estimada.
      Se a duração estimada for cinco minutos, digite 5 e selecione minutos. Se a duração estimada for duas horas, digite 2 e selecione horas.
    3. Defina o valor para a propriedade Incluir como Sim.
      Se você não quiser incluir a duração estimada para a etapa no cálculo da duração estimada da tarefa, defina a propriedade como Não.
    4. Se você atualizou os valores de propriedade para várias etapas usando Editar vários, clique em Aplicar a selecionado para aplicar as alterações.
    5. Repita essas etapas para cada etapa para a qual você deseja definir uma duração estimada.
      Se você tiver várias cópias de uma etapa de execução longa em um fluxo de trabalho e quiser que suas estimativas sejam as mesmas, classifique a tabela pela coluna Modelo da etapa para que todas essas etapas fiquem juntas. Selecione as etapas e use a área Editar vários para definir as propriedades para todas as etapas de uma vez.
    6. Quando terminar, clique em OK.
  6. Salve o fluxo de trabalho.
Depois de definir a duração estimada para as etapas, você pode definir uma ou mais notificações de e-mail que correspondem às propriedades de Status de rastreamento ou de Resultado previsto de uma tarefa para Atrasado ou Poderá perder e enviar um e-mail para um ou mais usuários pra alertá-los que um trabalho corre o risco de perder o prazo.

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