文書処理機能
ジョブを作成するアプリケーションを変更せずに、実行する処理を示すビジネスルールを使用して、個別文書が処理される方法を変更できます。ワークフローから文書を取り出したり、Eメールに文書を添付したり、個々の文書を再印刷したりできます。ジョブの文書は、複数のジョブに分割したり、アドレスデータなど文書固有の情報に基づいてソートしたり、文書内のデータに基づいてサブセットジョブにグループ化できます。
2 つの機能が、文書を処理するための基本的な機能とオブジェクトを追加します。他の文書処理機能をインストールする前に、これらの機能の一方または両方をインストールする必要があります。
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PDF Document Support は、PDF ジョブ内の文書を処理するための機能とオブジェクトを追加します。この無料の機能は、基本製品で提供されていますが、デフォルトではインストールされません。
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AFP Support は、AFP ジョブ内の文書を処理するための機能とオブジェクトを追加します。
その他の文書処理機能は、文書情報をリポジトリーにアーカイブする、文書を封筒に挿入するなど、特殊なニーズのための機能とオブジェクトを追加します。これらの機能をインストールするには、PDF Document SupportかAFP Support、または両方をインストールします。PDF Document Support をインストールした場合、他の文書処理機能が PDF ファイルを処理します。AFP Support をインストールした場合、それらの機能が AFP ファイルを処理します。両方をインストールすると、これらの機能をどちらのファイルでも使用できるようになります。文書処理機能の例を以下に示します。
- Archive
- Automated Verification
- インサーター
- Postal Enablement
- Preference Management
PDF Document SupportおよびAFP Supportでは、ジョブないで個々の文書を認識し、文書内の顧客名や郵便番号などのデータをRICOH ProcessDirectorの文書プロパティーにマップできます。RICOH ProcessDirectorは、文書プロパティーとそれらの値を文書プロパティーファイルに保存します。
PDF Document Support には、文書の識別やデータのマップに使用できる RICOH ProcessDirector Plug-in for Adobe Acrobat が含まれます。プラグインを使用して、バーコード、OMR マーク、イメージ、非表示領域、テキストなどの拡張を文書に追加することもできます。
AFP Support には、文書の識別やデータのマップに使用できる RICOH Visual Workbench が含まれます。機能を購入してプラグインをRICOH Visual Workbenchに追加することもできます。
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AFP Editor では、バーコードとテキストを作成し、廃止されたバーコードなどの不要なコンテンツが含まれる領域を非表示にできます。
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Whitespace Manager では、空白領域を定義して、イメージやテキストなどのコンテンツを空白に埋め込むことができます。
オブジェクト
PDF Document SupportおよびAFP Supportにより、バーコードフォーマットオブジェクトを追加します。バーコード形式は、バーコードスキャナーによって収集されたデータを解釈するために使用されます。バーコード形式を定義して、ジョブ内の各文書を識別する文書プロパティーを含めることができます。これ以降、文書のバーコードをスキャンして、システム内の文書を検索できるようになります。
コンピューターに付属するハンドヘルドバーコードスキャナーを使用して文書を調整できます。スキャンごとに新規行シグナルを送信するように、バーコードスキャナーを設定することをお勧めします。
ワークフローフェーズ
PDF Document Support と AFP Support では、アセンブルフェーズを RICOH ProcessDirector ワークフローに追加します。図 RICOH ProcessDirector ワークフローでの文書処理フェーズには、どのようにアセンブルフェーズがワークフローに適合するかを示しています。
RICOH ProcessDirector ワークフローでの文書処理フェーズ
ステップテンプレート
PDF Document Support および AFP Support は、ワークフロー内の文書を処理するステップテンプレートを追加します。
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PDF Document Support の場合、 IdentifyPDFDocumentsステップテンプレートと BuildPDFFromDocumentsステップテンプレートに基づくステップで、文書定義、データマッピング、そして RICOH ProcessDirector Plug-in for Adobe Acrobat で行ったその他の文書の変更を PDF ジョブに適用します。
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AFP Support の場合、 IdentifyDocumentsステップテンプレートと BuildAFPFromDocumentsステップテンプレートに基づくステップで、文書定義、データマッピング、そして RICOH Visual Workbench で行ったその他の文書の変更を AFP ジョブに適用します。
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SetDocPropsFromConditions ステップテンプレートに基づくステップでは、他の文書とジョブプロパティー値に基づいて、ジョブで文書プロパティーファイルを更新できます。例えば、特定の郵便番号範囲に基づいて文書をグループ化し、郵便番号グループに対して別個の子ジョブを作成できます。
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SortDocuments、 SplitDocuments、および GroupDocumentsの各ステップテンプレートに基づくステップでは、単一ファイル内の文書を操作して、その文書を 1 つ以上の新しいジョブとして出力できます。
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EmailDocumentsステップテンプレートに基づくステップでは、ジョブ内の各PDF文書を添付ファイルとして個別のEメールアドレスに送信できます。RICOH ProcessDirectorは、デフォルトのSMTPサーバーを介して直接Eメールを送信するか、またはEメールサービスプロバイダーを介して間接的にEメールを送信できます。
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SetDocPropsFromList ステップテンプレートに基づくステップでは、ディレクトリ内の 1 つ以上のリストファイルを読み取って、ジョブの文書プロパティー内の各文書に対して指定された文書プロパティーの値を設定できます。文書プロパティーの値を使用して、ジョブ内の文書を共通の処理用にグループ化できます。例えば、このステップを使用すると、ジョブ内の文書の「プルリスト」を提供できます。プルリストを使用すると、文書の印刷を抑止したり、挿入を迂回したり、速達郵便サービスに送信したりできます。
- SetPropertiesForReconcileステップテンプレートに基づくステップでは、 挿入シーケンス文書プロパティーを使用して、［ジョブの調整］ダイアログまたは［文書］ポートレットで文書を検索できます。
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Reconcileステップテンプレートに基づくステップでは、ジョブ内の文書に対して実行するアクションをオペレーターが設定できます。ワークフローでは、 PrintJobsステップの後に Reconcileステップを配置できます。ジョブが Reconcileステップに入ると、オペレーターは 調整アクションを選択してジョブを手動で調整します。手動調整の間、オペレーターはOKの文書、再印刷する文書、再印刷せずにジョブからプルする文書をマークします。
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CreateReprints ステップテンプレートを基にしたステップは、再印刷のみを含む子ジョブを作成することによって、調整後に再印刷される文書を処理します。子ジョブは、オリジナルジョブと同じワークフローを介して送信するか、異なるワークフローを介して送信できます。
文書処理機能で提供されるステップテンプレートの詳細なリストについては、RICOH ProcessDirector インフォメーションセンターで「参照情報」セクションを参照してください。