郵便ソフトウェアとデータを交換するワークフローの作成

ジョブ内の文書から郵送先住所データを抽出し、外部郵便ソフトウェアで処理するためのデータを準備するワークフローまたは複数のワークフローのセットを作成できます。郵便ソフトウェアが住所を検証して品質を改善した後、ワークフローは郵便ソフトウェアから受信した結果を処理して、ジョブ内の文書を更新できます。

Postal Enablement 機能に郵便ソフトウェアは用意されていません。お好みの外部郵便ソフトウェアを使用できます。例えば、Bell and Howell BCC Mail Manager ソフトウェアや TEC Solutions MailPreparer ソフトウェアなどです。使用する郵便ソフトウェアが必要な郵便処理を実行するために必要な情報を理解しておく必要があります。また、郵便ソフトウェアを RICOH ProcessDirector に接続する方法も知っておく必要があります。

郵便ソフトウェアとデータを交換するワークフローを作成するには、次の手順に従います。

郵便ソフトウェアとデータを交換する必要のあるジョブと文書を識別します。
1. 郵便ソフトウェアが必要とする郵便物ごとのデータを識別します。
  郵便ソフトウェアには、特定の形式の名前データと住所データが必要です。
  郵便料金を計算する郵便ソフトウェアを使用している場合、郵便物の重量と厚さも必要になります。一部の郵便ソフトウェアでは、ジョブ内のすべての郵便物の重量と厚さが同一であると仮定しています。その他の郵便ソフトウェアでは、郵便物ごとに異なる値を指定できます。
2. 郵便ソフトウェアが必要とするジョブごとのデータを識別します。
  例えば、メーラー ID や郵便ステートメント日などです。
3. 郵便ソフトウェアが必要とするデータに対応する RICOH ProcessDirector ジョブプロパティーと文書プロパティーを識別します。
  Postal Enablement 機能では、郵便ソフトウェアで使用する多数のジョブプロパティーおよび文書プロパティーが用意されています。ジョブプロパティーの場合、 SetPostalJobProps ステップテンプレートのプロパティーノートブックを調べます。文書プロパティーの場合、 BuildExternalDocPropsFile ステップテンプレートのプロパティーノートブックを調べます。使用可能リストの文書プロパティーから選択します。
4. カスタム文書プロパティーが必要な場合は、docCustomDefinitions.xml ファイルを編集し、docCustom ユーティリティーを実行して、プロパティーをシステムに定義します。RICOH ProcessDirector：文書処理機能をインストールするを参照してください。
印刷ファイルが PDF 形式の場合、次の手順に従います。
1. インフォメーションセンターの指示に従い、Postal Enablement 用に PDF ファイルを拡張します。
  この指示では、ジョブ内の各郵便物の開始を識別する方法、文書プロパティーを定義して各郵便物から住所データを抽出する方法、および郵便ソフトウェアから返されるデータに基づいて PDF ファイルを変更する方法が説明されています。
2. IdentifyPDFDocuments ステップテンプレートに基づくステップで使用する制御ファイルに文書プロパティー定義を保存します。
3. RICOH ProcessDirector サーバーの RICOH ProcessDirector システムユーザーがアクセスできるディレクトリー内に制御ファイルを送信します。
4. 郵便ソフトウェアから返されるデータに基づいて PDF ファイルを変更する場合 (バーコードの追加や住所の書き換えなど)、文書プロパティー定義と更新した住所データを前のステップとは別の名前の制御ファイルに保存します。RICOH ProcessDirector サーバーの RICOH ProcessDirector システムユーザーがアクセスできるディレクトリー内に制御ファイルを送信します。
  この新しい制御ファイルは、BuildPDFFromDocuments ステップテンプレートに基づくステップで使用されます。
AFP サポート機能がインストールされており、印刷ファイルが AFP 形式の場合、次の手順に従います。
1. インフォメーションセンターの指示に従い、Postal Enablement 用に AFP ファイルを拡張します。
  この指示では、ジョブ内の各郵便物の開始を識別する方法、文書プロパティーを定義して各郵便物から住所データを抽出する方法、および郵便ソフトウェアから返されるデータに基づいて AFP ファイルを変更する方法が説明されています。
2. RICOH Visual Workbenchによって作成された制御ファイルを保存し、RICOH ProcessDirectorシステムユーザーがアクセスできるディレクトリーのRICOH ProcessDirectorサーバーに送信します。
  この制御ファイルは、IdentifyDocuments ステップテンプレートに基づくステップで使用されます。
3. 郵便ソフトウェアから返されるデータに基づいて AFP ファイルを変更する場合 (バーコードの追加や住所の書き換えなど)、文書プロパティー定義と更新した住所データを拡張 AFP 制御ファイルに保存します。RICOH ProcessDirector サーバーの RICOH ProcessDirector システムユーザーがアクセスできるディレクトリー内に制御ファイルを送信します。
  拡張 AFP 制御ファイルは、BuildAFPFromDocuments ステップテンプレートに基づくステップで使用されます。
管理者として RICOH ProcessDirector にログインします。
ワークフロータブをクリックします。
必要な処理に最も適合するワークフローをコピーします。
- 郵便ソフトウェアから返された結果に基づいて文書の処理方法を変更する必要がない場合は、PrintAndMailJobワークフローを右クリックし、コピーを選択します。
  PrintAndMailJob ワークフローは、文書データを収集して郵便ソフトウェアに送信し、 RunHotFolderApplication ステップテンプレートに基づくステップを使用して、郵便ソフトウェアとファイルを交換します。郵便ソフトウェアの出力を受信すると、ワークフローは文書データを更新し、ジョブを郵送用に印刷します。RICOH ProcessDirector を使用している場合、ワークフローは AFP と PDF 両方の印刷ジョブを処理します。どちらか一方の形式しか使用していない場合、もう一方の形式の分岐内のステップを削除できます。
- 郵便ソフトウェアから結果を受け取って、ジョブを複数の子ジョブに分割してそれぞれ別のワークフローで処理する場合は、GroupDocsForPostalProcessワークフローを右クリックし、コピーを選択します
  GroupDocs ForPostalProcessは、3つのワークフローから構成されるセットの一部です。
  - GroupDocsForPostalProcess
    このワークフローは、文書データを収集し、郵便ソフトウェアに送信して、郵便ソフトウェアからの出力に基づいて文書データを更新します。ワークフローは、データを解釈するためにセットアップした規則を使用して、郵便ソフトウェアによって識別された郵便タイプごとに子ジョブを生成します。ワークフローは子ジョブを次のワークフローのいずれかに渡すように構成されています。
  - ProcessQualifiedDocuments
    このワークフローは、ジョブ内の文書が追加郵便処理に適格となった場合に、GroupDocsForPostalProcess ワークフローによって作成された子ジョブを処理します。ワークフローは郵便ソフトウェアによって決定された最適な手法で文書を分類し、子ジョブを PrintForPostalProcess ワークフローに渡します。
  - PrintForPostalProcess
    このワークフローは、GroupDocsForPostalProcess ワークフローによって作成された子ジョブを印刷します。子ジョブには、適格、不適格、その他のタイプの郵便物が含まれています。ワークフローは各ジョブ内の文書の順番が郵便物のタイプごとに正しく並んでいることを確認します。
  GroupDocsForPostalProcess ワークフローをコピーした後、会社で郵便処理を実行するのに追加ワークフローがいくつ必要かを判断します。
ワークフローのコピーに名前を付け、必要なその他の値を入力または編集して、OKをクリックします。
AFP サポート機能と PDF 文書サポート機能の両方がインストールされている場合、これらのワークフローは AFP と PDF の両方の印刷ジョブを処理します。どちらか一方の機能のみがインストールされている場合、もう一方の形式の分岐でステップを削除します。
ワークフローでPDFジョブを処理する場合、IdentifyPDFDocumentsステップを右クリックします。プロパティーを選択し、 PDFをクリックします。 PDF 識別制御ファイルプロパティーでは、文書プロパティー定義を含む制御ファイルのパスとファイル名を入力します。 OKをクリックします。
AFP サポート機能がインストールされており、ワークフローで AFP ジョブを処理する場合、次の手順に従います。
1. IdentifyDocumentsステップを右クリックします。プロパティーを選択し、 AFPをクリックします。 Visual Workbench 制御ファイルプロパティーでは、Document Property Designer で作成した制御ファイルのパスとファイル名を入力します。 OKをクリックします。
2. AFP 印刷ファイルがまだインデックス化されていない場合、IdentifyDocuments ステップの前に IndexAFP ステップテンプレートに基づくステップを追加します。
  このステップは、IdentifyDocuments ステップに指定した制御ファイルを共有します。ここで制御ファイルを指定する必要はありません。
SetPostalJobPropsステップを右クリックします。プロパティーを選択し、郵便をクリックします。ジョブのプロパティーの値を指定します。 OKをクリックします。
BuildExternalDocPropsステップを右クリックします。プロパティーを選択し、文書処理をクリックします。次の手順に従います。
1. 外部文書プロパティーファイルプロパティーでは、外部文書プロパティーファイルに使用する名前と場所を指定します。
  デフォルト値の場合、jobID.ToPostal.csv という名前のファイルをジョブのスプールディレクトリーに書き込みます。
  
  このファイルが RICOH ProcessDirector によって作成されるときに、文書プロパティーファイルは郵便ソフトウェアで要求される形式に変換されます。
2. ファイルタイププロパティーでは、 CSV またはタブ区切りを選択します。
3. 文書プロパティーリストから IdentifyPDFDocumentsステップ（PDFの場合）または IdentifyDocumentsステップ（AFPの場合）の制御ファイルに保存した文書プロパティーを選択します。
  - 文書番号プロパティーまたはジョブ内シーケンスプロパティーが含まれていることを確認します。
4. 列見出しフィールドには、郵便ソフトウェアで要求される文書プロパティーの列見出しの名前を入力します。名前を区切るにはコンマを使用します。これはファイルタイプにタブ区切りを選択していても同じです。
  見出しの順番は、選択した文書プロパティーの順番と一致している必要があります。
5. OKをクリックします。
郵便ソフトウェアの機能に基づいて、RICOH ProcessDirector とのインターフェースを選択します。
- RunHotFolderApplication ステップ
  ソフトウェアがホットフォルダーを使用したデータの受信に対応している場合は、このステップを使用して、郵便ソフトウェアが必要とする文書情報を含むファイルを送受信します。次を実行する必要があります。
  - 郵便ソフトウェアがディレクトリーに特定の名前またはファイルタイプのファイルがないか監視するように構成します。
  - 郵便ソフトウェアが出力を既知のファイル名特性のディレクトリーに出力を書き込むように構成します。
  - ネットワーク (NFS や SAN など)、ファイル許可などをセットアップし、RunHotFolderApplication ステップの入出力として定義されたディレクトリーを共有します。
  Postal Enablement 機能付属のサンプルワークフローでは、このステップをサンプルディレクトリー名で使用します。
- RunExternalProgram ステップ
  ソフトウェアがコマンド行入力に対応している場合は、このステップを使用して、郵便ソフトウェアをワークフロー内で実行します。
  - 郵便ソフトウェアには、1 次 RICOH ProcessDirector サーバーで実行できるコマンド行呼び出しが必要です。RICOH ProcessDirector を使用している場合、コマンド行呼び出しは、2 次サーバーや Windows アプリケーションサーバーでも実行できます。
  - 郵便ソフトウェアと交換されるファイルを参照するには、${getFileName(postal,bcc,read)} などの標準 RICOH ProcessDirector メソッドを使用する必要があります。
- SendEmail ステップおよび ManualStepWithAutoStart ステップ
  これらのステップは、郵便ソフトウェアとの手動インターフェースとして使用します。SendEmail ステップは、ジョブが ManualStepWithAutoStart ステップで待機しているときに、郵便ソフトウェアにファイルを送信するユーザーに出力ファイルを送信します。ユーザーは郵便ソフトウェアから返された結果ファイルをワークフローに配置し、 MapExternalResultsFiletoDocProps ステップはそのファイルが見つかることを前提としています。ユーザーは手動完了アクションを実行し、ジョブがワークフローを MapExternalResultsFiletoDocPropsステップまで続行できるようにします。
郵便ソフトウェアとのインターフェースに RunHotFolderApplication ステップを使用している場合は、次の手順を実行します。
1. RunHotFolderApplicationステップを右クリックします。プロパティーを選択し、ジョブデフォルトをクリックします。
2. 送信フォルダー、送信するファイル、検索フォルダー、検索パターン、検索済みファイルの各プロパティーの値を設定します。
3. 必要に応じてその他のプロパティーにも値を設定します。
4. OKをクリックします。
郵便ソフトウェアとのインターフェースに RunExternalProgram ステップを使用している場合は、次の手順を実行します。
1. RunHotFolderApplication ステップを削除し、 RunExternalProgram ステップで置き換えます。
2. RunExternalProgramステップを右クリックして、プロパティーを選択し、外部をクリックします。
3. 外部コマンドフィールドに郵便ソフトウェアのコマンド行呼び出しを指定します。
4. 必要に応じてその他の値を指定します。
5. OKをクリックします。
郵便ソフトウェアとのインターフェースに SendEmail ステップと ManualStepWithAutoStart ステップを使用している場合は、次の手順を実行します。
1. RunHotFolderApplication ステップを削除し、 SendEmail ステップで置き換えます。
2. ワークフローの SendEmail ステップの後ろに ManualStepWithAutoStart ステップを追加します。
3. SendEmailステップを右クリックします。プロパティーを選択し、 Eメールをクリックします。
4. 宛先アドレスプロパティーで、Eメールアドレスを指定します。
5. 必要に応じてその他の値を指定します。
  - まだ SMTP サーバー設定を行っていない場合、E メール機能を有効にするために設定する必要があります。ワークフローを保存した後、メインページの管理タブをクリックして設定にアクセスできます。左側にあるシステム ⇒ 設定をクリックします。
6. OKをクリックします。
7. ManualStepWithAutoStartステップを右クリックして、プロパティーを選択します。
8. 必要に応じて値を指定します。
9. OKをクリックします。
MapExternalResultsFileToDocPropsステップを右クリックします。プロパティーを選択し、文書処理をクリックします。次の手順に従います。
1. 変更済み結果ファイルプロパティーでは、変更済み結果ファイルに使用する名前と場所を指定します。
2. 外部結果ファイルプロパティーでは、郵便ソフトウェアから返される外部文書プロパティーファイルに使用する名前と場所を指定します。
3. ファイルタイププロパティーでは、外部結果ファイルのタイプを以下から選択します。 CSVまたはタブ区切り。
4. 外部結果に列見出しを含めるプロパティーでは、はいまたはいいえを選択します。
  外部結果ファイルに列見出しが含まれていない場合、結果ファイルを編集して、選択したプロパティーのリストにマップされるデータの列のみが含まれるようにする必要があります。外部結果ファイルの列の数と順番は、選択済みリストの文書プロパティーの数と順番に一致している必要があります。
5. 外部結果ファイルに列見出しが含まれている場合は、維持する必要のある見出しの名前を維持する列フィールドに入力します。名前と名前の区切りにはコンマを使用します。
6. 維持する列見出しに対応する文書プロパティーを文書プロパティーリストから選択します。
  文書プロパティーの順番は列見出しの順番と一致している必要があります。ステップはこの情報を使用して変更済み結果ファイルを作成します。
7. OKをクリックします。
変更済み結果ファイルの情報を使用して、データが文書プロパティーファイルにマージされる前に、文書データの追加処理を他の RICOH ProcessDirector ステップに実行させることができます。
UpdateDocPropsFromExtResultsFileステップを右クリックします。プロパティーを選択し、文書処理をクリックします。変更済み結果ファイルプロパティーでは、ファイルのパスと名前を入力します。 OKをクリックします。
このステップは、変更済み結果ファイルの文書データを元の文書プロパティーファイルとマージします。元の文書プロパティーファイルは、PDFジョブの場合はIdentifyPDFDocumentsステップ、AFPジョブの場合は IdentifyDocumentsステップで作成されたものです。
これで郵便ソフトウェアから返された文書データが RICOH ProcessDirector に格納されました。このデータはさまざまな RICOH ProcessDirector ステップで使用できます。
文書プロパティーに基づいてジョブプロパティーを設定する場合は、次の手順に従います。
1. テキストエディターでプロパティー条件ファイルを作成します。
2. 追加処理用に文書をグループ化するために必要なロジックを定義します。
  /aiw/aiw1/control_filies/postal ディレクトリー (AIX または Linux) または C:\aiw\aiw1\control_filies\postal ディレクトリー (Windows) に次の 4 つのサンプルプロパティー条件ファイルがあります。
  - postal_doc.csv
  - postal_doc_qualified.csv
  - postal_doc_print.csv
  - postal_doc_print_afp.csv
  詳しくは、インフォメーションセンターで SetDocPropsFromConditions ステップテンプレートのトピックを参照してください。
  
  GroupDocsForPostalProcess ワークフローでは、プロパティー条件ファイルを使用して、追加処理する文書を子ジョブに配置します。追加処理には ProcessQualifiedDocuments ワークフローか PrintForPostalProcess ワークフロー、またはその両方が使用されます。
3. PrintAndMailJob ワークフローのコピーを編集している場合は、 SetDocPropsFromConditions ステップテンプレートに基づくステップをワークフローに追加します。
4. SetDocsPropsFromConditionsステップを右クリックします。プロパティーを選択し、文書をクリックします。プロパティー条件ファイルプロパティーでは、ファイルのパスと名前を入力します。 OKをクリックします。
ワークフローでPDFジョブを処理する場合、BuildPDFFromDocumentsステップを右クリックします。プロパティーを選択し、 PDFをクリックします。 PDF 制御ファイル 1 の作成プロパティーでは、文書プロパティー定義と住所置換データを含む制御ファイルのパスとファイル名を入力します。 OKをクリックします。
- GroupDocsForPostalProcess ワークフローに BuildPDFFromDocumentsステップはありません。 GroupDocsForPostalProcess のコピーを編集している場合、 PrintForPostalProcess ワークフローをコピーし、ワークフロー内の BuildPDFFromDocumentsステップを編集するか、必要なジョブ処理を実行するワークフローを自分で作成できます。 PrintForPostalProcess ワークフローのコピーを編集する場合、処理パスごとに異なる制御ファイルを使用できます。
ワークフローでAFPジョブを処理する場合、BuildAFPFromDocumentsステップを右クリックします。プロパティーを選択し、文書をクリックします。拡張 AFP 制御ファイルプロパティーでは、作成した拡張 AFP 制御ファイルのパスとファイル名を入力します。 OKをクリックします。
PrintForPostalProcess ワークフローのコピーを編集する場合、処理パスごとに異なる拡張 AFP 制御ファイルを使用できます。
ワークフローを保存します。
ワークフローをテストするには、次の手順に従います。
1. ワークフローをポイントする入力装置を 1 つ以上作成します。
2. 入力装置を使用可能にします。
3. PDF または AFP 印刷ジョブを入力装置に実行依頼します。
郵便ソフトウェアからの処理レポートが郵便サービスに必要な場合は、外部結果ファイルとともにこれらのレポートを受信するワークフローを追加し、CopyToFolder ステップテンプレートに基づくステップを使用して、印刷のレポートファイルを専用のワークフローに実行依頼します。
レポートをユーザーに E メールで送信するワークフローを作成する手法もあります。指定したディレクトリーに指定した名前のレポートがあれば、SendEmail ステップで、ステップに指定した宛先にレポートを E メールで送信できます。

RICOH ProcessDirector™ for AIX

郵便ソフトウェアとデータを交換するワークフローの作成

Related information: