Invio di documenti per e-mail durante l'elaborazione di un lavoro

È possibile inviare per e-mail i documenti PDF aggiungendo un'operazione basata sul modello di operazione EmailDocuments a un flusso di lavoro.

È necessario fornire un indirizzo e-mail per ogni documento e memorizzare tale indirizzo in una proprietà di documento. È possibile utilizzare la proprietà di documento Doc.EmailAddress o, in alternativa, definire una proprietà di documento personalizzata nel file docCustomDefinitions.xml. Dopo aver definito la proprietà di documento personalizzata, eseguire l'utilità docCustom e aggiornare la funzione Proprietà documento personalizzato.

Se ogni documento contiene l'indirizzo e-mail del destinatario, è possibile utilizzare la funzione Definisci proprietà documento in Plug-in ProcessDirector di RICOH per Adobe Acrobat per specificare i dati dell'indirizzo e-mail da estrarre per ogni documento di un lavoro.
Se si utilizza la funzione Gestione preferenza, è possibile associare gli indirizzi e-mail contenuti in un file esterno alla proprietà di documento per ogni documento del lavoro.

È necessario installare e configurare un server SMTP per consentire a RICOH ProcessDirector di inviare un messaggio e-mail. RICOH ProcessDirector permette di collegarsi a due server SMTP. È possibile utilizzare le proprietà del server SMTP predefinite per collegarsi a un server di posta elettronica interno e le proprietà alternative per collegarsi a un provider e-mail.

Per configurare RICOH ProcessDirector affinché invii per e-mail i documenti durante l'elaborazione del lavoro:

Effettuare una copia del flusso di lavoro esistente o creare un nuovo flusso di lavoro.
Aggiungere al flusso di lavoro un'operazione basata sul modello di operazione EmailDocuments dopo l'operazione BuildPDFFromDocuments e prima di qualsiasi operazione che riordini i documenti a livello di lavoro, come ReversePDFPageOrder o PreparePDFOutputForFinishing.
È possibile collocare l'operazione EmailDocuments dopo le operazioni che riordinano i documenti a livello di documento, come GroupDocuments, SortDocuments e SplitDocuments.
Per i lavori che inviano per e-mail e stampano i documenti, l'ordine tipico delle operazioni è:
- IdentifyPDFDocuments
- SortDocuments
- BuildPDFFromDocuments
- EmailDocuments
- PreparePDFOutputForFinishing
- PrintJobs
Se si aggiunge un'operazione che lasci una copia del file di lavoro nella directory di spool da utilizzare per estrarre i documenti da inviare per e-mail, è possibile inserire l'operazione EmailDocuments dopo una che riordini i documenti a livello di lavoro. Ad esempio, è possibile inserire un'operazione basata sul modello di operazione SnapshotJobFile dopo l'operazione BuildPDFFromDocuments e prima di quella che riordina i documenti:
- IdentifyPDFDocuments
- SortDocuments
- BuildPDFFromDocuments
- SnapshotJobFile
- PreparePDFOutputForFinishing
- PrintJobs
- EmailDocuments
- Se non si seguono queste raccomandazioni sull'inserimento delle operazioni, l'operazione EmailDocuments potrebbe inviare un documento a un indirizzo e-mail sbagliato senza generare alcun errore.
Collegare l'operazione alle altre operazioni del flusso di lavoro.
Se si desidera stampare alcuni documenti e inviarne altri per e-mail, aggiungere un'elaborazione condizionale al flusso di lavoro o creare flussi di lavoro secondari.
Ad esempio, è possibile:
- Aggiungere un'elaborazione condizionale per i lavori principali e secondari in prossimità dell'inizio del flusso di lavoro (ad esempio, dopo un'operazione SetJobPropsFromTextFile). Definire una regola per il ramo che riceve i lavori principali: N. lavoro Diverso da *.*. I lavori secondari, che contengono un separatore decimale nel numero di lavoro, passano al ramo dei lavori secondari.
- Definire una proprietà di documento Doc.Custom.EmailPreference con valori Sì e No.
- Utilizzare un'operazione basata sul modello di operazione GroupDocuments per raggruppare i documenti in base al valore della proprietà di documento Doc.Custom.EmailPreference.
- Utilizzare un'operazione basata sul modello di operazione CreateJobsFromDocuments per creare un lavoro secondario separato per ciascun gruppo.
- Utilizzare un'operazione basata sul modello di operazione SetDocPropsFromConditions all'inizio del ramo dei lavori secondari. L'operazione assegna un valore a una proprietà di lavoro in base al valore della proprietà di documento Doc.Custom.EmailPreference.
  Il file con le condizioni della proprietà può impostare il valore della proprietà di lavoro Custom 1 (nome proprietà database Job.Info.Attr1) su e-mail o stampa:
```
Doc.Custom.EmailPreference,Job.Info.Attr1
=Yes,email
=No,print
```
- Inviare i lavori secondari a indirizzi e-mail separati e stampare i rami del ramo dei lavori secondari definendo le regole per i rami:
  - Custom 1 = e-mail per il ramo con l'operazione EmailDocuments.
  - Custom 1 = stampa per il ramo con l'operazione PrintJobs.
Specificare i valori proprietà per l'operazione EmailDocuments:
1. Impostare un valore per la proprietà Indirizzo destinatario.
  Ad esempio, è possibile decidere di inviare per e-mail ogni documento all'indirizzo e-mail specificato nella proprietà di documento Doc.EmailAddress. Impostare il valore su ${Doc.EmailAddress}.
2. Impostare un valore per la proprietà Tipo server SMTP.
  Ad esempio, è possibile inviare documenti a un server SMTP esterno che è stato configurato con le proprietà Server SMTP alternativo. Impostare il valore su Alternativo.
3. Impostare la proprietà Allega documento su Sì.
4. Impostare un valore per la proprietà File origine dell'allegato.
  Esempi:
  - È possibile allegare un documento del file PDF corrente nella directory di spool del lavoro. Utilizzare il valore predefinito: ${getFileName(print,pdf,read)}.
  - È possibile allegare un documento di un file PDF salvato con l'operazione SnapshotJobFile. Se si imposta il valore della proprietà Descrittore del file di istantanea dell'operazione SnapshotJobFile su e-mail, utilizzare questo valore: ${getFileName(email,pdf,read)}.
5. Impostare un valore per la proprietà Oggetto o la proprietà Messaggio oppure per entrambe.
  Ad esempio, è possibile estrarre da ogni documento il nome del cliente definendo una proprietà di documento Doc.Custom.CustomerName. È possibile impostare il valore di una qualsiasi delle proprietà su Estratto conto per ${Doc.Custom.CustomerName}.
6. Compilare o modificare i valori per le altre proprietà facoltative che si desidera utilizzare.
Una volta salvato e abilitato il flusso di lavoro, provarlo per assicurarsi che funzioni come previsto:
1. Creare un lavoro di prova con un piccolo numero di documenti. Questi documenti devono essere associati a indirizzi e-mail validi che si desidera inserire nella prova.
2. Inviare il lavoro nel flusso di lavoro e assicurarsi che il documento giusto venga inviato all'indirizzo giusto.

Quando l'operazione EmailDocuments invia un documento al server SMTP, imposta il valore di proprietà E-mail creato su Sì nel file delle proprietà del documento. Se l'operazione non invia un documento, imposta il valore di proprietà su No.

Nota:

RICOH ProcessDirector non riceve informazioni dal server SMTP sull'invio o l'avvenuta consegna dell'e-mail ai destinatari.

RICOH ProcessDirector™ per AIX

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