Scenario di utilizzo per inviare documenti per e-mail ai clienti
La tipografia utilizza Plug-in ProcessDirector di RICOH per Adobe Acrobat per identificare i rendiconti come singoli documenti nel file di produzione PDF di ogni lavoro. I dati contenuti in ogni rendiconto includono il nome e l'indirizzo e-mail del cliente.
Per modificare il flusso di lavoro in modo che stampi e invii per e-mail i rendiconti, un amministratore della tipografia configura RICOH ProcessDirector affinché supporti il nuovo processo.
L'amministratore:
- Configura RICOH ProcessDirector affinché invii i documenti a un server SMTP esterno presso il provider e-mail. La configurazione comporta l'impostazione dei valori per le proprietà Server SMTP alternativo.
- Definisce una proprietà di documenti personalizzata, Doc.Custom.CustomerName, nel file
docCustomDefinitions.xml, esegue l'utilità docCustom e aggiorna la funzione Proprietà di documento personalizzate. - Carica le proprietà aggiornate del documento di RICOH ProcessDirector su Plug-in ProcessDirector di RICOH per Adobe Acrobat.
- Utilizza la funzione Definisci proprietà di documento del plug-in per specificare i dati che le due proprietà devono estrarre da ogni documento
del file PDF per il lavoro:
- Doc.EmailAddress estrae l'indirizzo e-mail del cliente.
- Doc.Custom.CustomerName estrae il nome del cliente.
- Salva le due definizioni delle proprietà di documento nel file di controllo che identifica i rendiconti come singoli documenti.
- Aggiunge l'operazione EmailDocuments al flusso di lavoro e imposta i valori per le proprietà dell'operazione:
- Il valore di Indirizzo destinatario è ${Doc.EmailAddress}.
- Il valore di Oggetto è Rendiconto per ${Doc.Custom.CustomerName}.
- Il valore di Messaggio è Aiutaci a salvare gli alberi scegliendo di ricevere i tuoi rendiconti elettronicamente!
- Il valore di Allega documento è Sì.
- Il valore di Nome dell'allegato è ${Doc.Custom.CustomerName}.pdf.
- Invia al provider e-mail un file PDF per ogni rendiconto dei clienti nel lavoro.
- Stampa un rendiconto per ogni cliente.
Il provider invia per e-mail a ogni cliente il suo rendiconto. La cliente Anita Doe riceve questo e-mail:
A: Anita.Doe@mymail.com Oggetto: Resoconto per Anita Doe Allegato: Anita Doe.pdf __________________________________________________ Aiutaci a salvare gli alberi scegliendo di ricevere i tuoi rendiconti elettronicamente!
Dopo aver ricevuto un rendiconto cartaceo per posta e un rendiconto in formato PDF per e-mail, ogni cliente può decidere se ricevere i futuri rendiconti per posta ordinaria o per e-mail.