Pianificazione della conservazione dei dati di lavori e documenti

È necessario identificare:

• I file da memorizzare
• Le proprietà da memorizzare
• Le informazioni cronologiche da memorizzare
• I punti all'interno del flusso di lavoro in cui memorizzare i dati dei lavori e dei documenti
• Il tempo di conservazione dei dati dei lavoro e dei documenti
• La persona che deve avere accesso ai dati dei lavori e dei documenti
• Il sistema in cui memorizzare i dati dei lavori e dei documenti
• Le proprietà di ricerca necessarie per recuperare i dati dei lavori e dei documenti una volta che sono stati memorizzati in un contenitore
• I valori della proprietà lavoro che si desidera preservare dall'utilizzo quando il lavoro viene recuperato da un contenitore.

Queste informazioni consentono di stabilire il numero di contenitori necessari. È possibile creare i contenitori e aggiungere le operazioni StoreInRepository nei flussi di lavoro.

File

Ogni operazione StoreInRepository può memorizzare un file per ciascun lavoro in un contenitore. È possibile memorizzare tutti i tipi di file nei contenitori utilizzati. Ad esempio, è possibile memorizzare i file PDF, le ticket lavori JDF, i file AFP, PostScript o compressi. È possibile memorizzare solo i valori delle proprietà o la cronologia dei lavori, senza file.

Se è stata installata la funzione Supporto Documenti PDF, è possibile recuperare i dati, inclusi un lavoro PDF, un documento contenuto in un lavoro o le informazioni su un lavoro e visualizzarli. Se è stata installata la funzione Supporto AFP, è possibile recuperare e visualizzare lo stesso genere di dati per i lavori AFT. Non è possibile visualizzare il contenuto dei lavori o dei documenti in altri tipi di file, benché sia possibile visualizzare i valori delle proprietà e la cronologia dei lavori se si è scelto di memorizzare queste informazioni.

È possibile creare contenitori in base all'utente da cui si ricevono i file e alla modalità di utilizzo dei file nella propria azienda. Ad esempio:

• una tipografia può memorizzare i file di ciascun account del cliente nel proprio contenitore.
• Un dipartimento interno addetto alla stampa può memorizzare i file di ciascuna linea aziendale nel proprio contenitore. Un contenitore può conservare i lavori dei conti clienti e in un altro contenitore i lavori dei conti fornitori.
• Un'azienda può memorizzare i file per ogni call center nel proprio contenitore. Gli impiegati del call center possono accedere rapidamente ai file necessari per fornire assistenza ai clienti.

Proprietà

È possibile salvare i valori delle proprietà di lavoro e di documento sia salvando che non salvando un file di lavoro o una cronologia di produzione. È anche possibile salvare i valori delle proprietà che sono associate a un lavoro ma sono proprietà di altri oggetti e i dati di documenti non definiti come proprietà di documento RICOH ProcessDirector.

È possibile utilizzare le proprietà di lavoro e di documento per recuperare un lavoro, un documento o le informazioni su un lavoro presenti in un contenitore e visualizzarle. Le informazioni sul lavoro possono includere le proprietà associate al lavoro, ad esempio il modello della stampante utilizzata per stamparlo, e i dati sui documenti restituiti a RICOH ProcessDirector al termine dell'elaborazione dei documenti di un lavoro da parte di un programma esterno.

La memorizzazione delle proprietà richiede meno spazio della memorizzazione dei lavori, quindi i contenitori delle proprietà possono essere notevolmente più piccoli di quelli che contengono file.

È possibile specificare le proprietà da memorizzare in base al modo in cui le informazioni delle proprietà vengono utilizzate.. Ad esempio:

• Un'azienda può scegliere di memorizzare il nome cliente, il numero di conto e altre informazioni presenti su ogni documento stampato, oltre al numero delle pagine del documento e al modello della stampante utilizzata per il lavoro. La memorizzazione dei file di lavoro contenenti i documenti veri e propri potrebbe non essere necessaria.
• Un reparto stampa interno può scegliere di memorizzare i file di lavoro e le proprietà di lavoro e di documento necessarie per recuperare i documenti di ogni file di lavoro e i dati di elaborazione (ad esempio, una modifica di indirizzo) restituiti dal software di posta di una terza parte. Benché i dati di questo tipo non siano definiti come proprietà di documento RICOH ProcessDirector, il personale del reparto può visualizzarli quando recupera un documento dal contenitore.

Cronologia di produzione

È possibile salvare la cronologia di produzione di un lavoro sia salvando che non salvando un file di lavoro. È possibile impostare le notifiche dei record cronologici per acquisire diversi livelli di dettaglio dell'elaborazione del lavoro e poi impostare l'operazione StoreInRepository in modo che memorizzi questi record. Ad esempio, è possibile impostare le notifiche in modo che registrino ogni modifica di stato di ogni operazione del flusso di lavoro che elabora il lavoro. Oppure, è possibile limitare ciò che viene registrato scegliendo una particolare modifica di stato, ad esempio il passaggio del lavoro allo stato Completato nell'operazione InsertJobs o nell'operazione PrintJobs.

La memorizzazione della cronologia di lavoro occupa meno spazio della memorizzazione di lavori e documenti, quindi i contenitori dei dati cronologici possono essere molto più piccoli di quelli che contengono file o file e cronologia di lavoro insieme.

È possibile creare le notifiche dei record cronologici in base al modo in cui viene utilizzata la cronologia dei lavori. Ad esempio:

• Una tipografia potrebbe voler essere in grado di informare con puntualità i clienti di quando i loro lavori vengono ricevuti, stampati e sono pronti per essere ritirati.
• Un'azienda potrebbe voler creare un audit trail di tutta elaborazione svolta per i clienti per i quali il fattore tempo è determinante.

Flussi di lavoro

È possibile salvare i file, la cronologia del lavoro o entrambi in un contenitore aggiungendo un'operazione basata sul modello di operazione StoreInRepository in qualsiasi punto del flusso di lavoro. È possibile disporre di più operazioni StoreInRepository in un flusso di lavoro.

Per salvare i lavori in punti diversi all'interno dello stesso flusso di lavoro, creare un contenitore separato per ogni operazione. Ad esempio, è possibile memorizzare i lavori in un contenitore prima di elaborarli, in modo da conservare un record dei file ricevuti dai clienti. È possibile memorizzare i lavori in un altro contenitore dopo averli stampati con informazioni sulla produzione aggiuntive, ad esempio i codici a barre postali. I record cronologici memorizzati da ogni operazione contengono solo le modifiche dello stato del lavoro registrate al momento in cui è stata eseguita ogni operazione. Quando si ricerca nel contenitore un lavoro che è stato elaborato da più operazioni StoreInRepository, vengono restituiti più risultati. Ogni risultato contiene solo le informazioni cronologiche conosciute al momento in cui l'operazione è stata eseguita.

Nota: Alcune operazioni che possono essere aggiunte nei flussi di lavoro funzionano solo al livello di lavoro e non prendono in considerazione i documenti all'interno dei lavori. Alcune di queste operazioni, ad esempio ReversePDFPageOrder, cambiano l'ordine delle pagine all'interno del lavoro, senza considerare le proprietà di documento associate a ciascuna pagina. Quando le pagine vengono riorganizzate, le proprietà di documento restano associate alle posizioni della pagina originali, anche se il contenuto di tale pagina è completamente diverso. Se si apre il lavoro nel programma di visualizzazione e si cercano le proprietà di documento, i risultati della ricerca restituiti non sono corretti.

Ad esempio, si riceve un file con 50.000 pagine dal proprio cliente. Il flusso di lavoro aggiunge i codici a barre, ordina il lavoro in base ai codici postali, quindi inverte l'ordine delle pagine in modo che l'ultima venga stampata per prima.

Se si memorizza il lavoro in un contenitore dopo le operazioni IdentifyDocuments, IdentifyPDFDocuments, BuildAFPFromDocuments o BuildPDFFromDocuments e prima delle operazioni ReversePDFPageOrder o ReverseOutputOrder, è possibile recuperare i documenti corretti di un lavoro utilizzando come criteri di ricerca le proprietà di documento. Se si memorizza il lavoro in un contenitore dopo le operazioni ReversePDFPageOrder o ReverseOutputOrder, la ricerca di un documento nel lavoro produce risultati non affidabili.

Dopo aver aggiunto un'operazione StoreInRepository al flusso di lavoro, è possibile regolare il periodo di conservazione nell'operazione RetainCompletedJobs. Ad esempio, si è impostato un lungo periodo di conservazione nell'operazione RetainCompletedJobs poiché potrebbe essere necessario ristampare un lavoro o un documento. È possibile ridurre il periodo di conservazione poiché ora è possibile ristampare dal contenitore.

Periodi di conservazione

Per conservare vari lavori o la cronologia di lavoro per periodi diversi, creare un contenitore separato per ciascun periodo di conservazione.

Alla prima configurazione di un contenitore, si consiglia di impostare un periodo di conservazione breve per verificare le informazioni specificate nell'operazione StoreInRepository. Impostare un periodo di conservazione di 1 o 2 giorni e inviare un lavoro di esempio attraverso il flusso di lavoro. A questo punto, è possibile verificare che nel contenitore sia stato memorizzato il file corretto insieme alle relative proprietà e informazioni cronologiche. Si consiglia anche di controllare che le notifiche dei record cronologici impostate acquisiscano le informazioni cronologiche previste.

Non è possibile eliminare i lavori o i documenti da un contenitore o modificare le relative proprietà memorizzate, pertanto è necessario assicurarsi che tutte le informazioni da recuperare siano disponibili. Una volta completata la verifica, è possibile visualizzare l'azione Modifica periodo di conservazione nella pagina Contenitori per impostare il valore da utilizzare per il lavoro di produzione.

Accesso

Se si desidera controllare l'accesso al contenitore, è possibile impostare un valore per la proprietà Posizione contenitore. Solo gli utenti che possono accedere alla posizione impostata per il contenitore sono in grado di trovare i documenti e i lavori in esso contenuti. Se occorre che gruppi differenti di utenti accedano ai diversi lavori e documenti memorizzati, creare un contenitore distinto per ciascun gruppo.

Archiviazione del sistema

Se si desidera memorizzare i file nelle cartelle in posizioni diverse nel sistema del computer, creare un contenitore distinto per ciascuna cartella. È possibile creare un contenitore nel sistema locale o in un'unità montata in rete.

Proprietà di ricerca

È possibile cercare e recuperare da un contenitore lavori, documenti e relative informazioni cronologiche in base alle proprietà di lavoro o di documento memorizzate nell'archivio.

Per ogni operazione StoreInRepository di ciascun flusso di lavoro, identificare le proprietà necessarie per la ricerca di lavori, documenti o cronologia dei lavori. Ad esempio, è possibile cercare in base alle proprietà di lavoro Nome lavoro e Nome cliente. È possibile cercare in base alla proprietà di documento Numero membro.

Nota: La funzione Archivia offre un ampio numero di proprietà di documento e di lavoro che possono essere utilizzate per la ricerca di lavori e documenti all'interno di un contenitore. Esaminare i valori per le proprietà Proprietà del lavoro da memorizzare e Proprietà del documento da memorizzare nel modello procedura StoreInRepository. Se occorrono proprietà di documento personalizzate, è possibile crearle quando si ottimizzano i file PDF o AFP per l'uso con Archivia.

In un'operazione basata sul modello procedura StoreInRepository, specificare il contenitore in cui memorizzare il lavoro e le proprietà di documento e di lavoro utilizzate per cercare i lavori e i documenti nel contenitore. È possibile specificare lo stesso contenitore per più operazioni StoreInRepository. È possibile specificare proprietà di ricerca diverse per ciascuna operazione.

Se si utilizzano proprietà di ricerca diverse per lavori diversi, si consiglia di creare un contenitore separato per ogni serie di lavori che utilizzano proprietà di ricerca diverse.

Consigliamo di attenersi alle seguenti procedure ottimali:

• Specificare le stesse proprietà di ricerca per ogni operazione che memorizza i lavori nello stesso contenitore.
• Memorizzare i lavori con diverse proprietà di ricerca in contenitori separati.
• Scegliere attentamente le proprietà, poiché una volta memorizzato un lavoro o un documento nel contenitore, non è possibile modificarne le proprietà o rimuovere il lavoro o il documento dal contenitore.

Quando le proprietà di ricerca in un contenitore sono coerenti, RICOH ProcessDirector mostra i risultati della ricerca più rapidamente e per gli utenti risulta più facile trovare i dati.

Ad esempio, il contenitore A include 15 proprietà di ricerca. Le proprietà sono le stesse per ogni operazione che memorizza i lavori nel contenitore. Il contenitore B include 10 proprietà di ricerca. Alcuni lavori memorizzati nel contenitore B utilizzano cinque delle dieci proprietà. Altri lavori memorizzati nel contenitore B utilizzano tre delle proprietà. RICOH ProcessDirector mostra i risultati della ricerca in modo più rapido per il contenitore A, poiché le proprietà utilizzate per cercare alcuni lavori sono diverse da quelle utilizzate per cercarne altri. Gli utenti che effettuano la ricerca nel contenitore B possono confondersi rispetto alle proprietà da specificare. Se un lavoro o un documento non dispone di un valore per la proprietà ricercata dall'utente, il lavoro o il documento non viene restituito nei risultati della ricerca.

Velocità della ricerca

La configurazione dei contenitori può influenzare la velocità delle ricerche al loro interno. Tenere presente che:

• Le ricerche sono più rapide se in un contenitore si trovano solo i lavori memorizzati con le stesse proprietà di ricerca piuttosto che con un misto di proprietà diverse.
• Se in un contenitore sono presenti solo lavori memorizzati con le stesse proprietà di ricerca, le ricerche risultano più rapide se il numero delle proprietà memorizzate è ridotto.
• Le ricerche nei contenitori più piccoli sono più rapide rispetto a quelle nei contenitori più grandi.
• La velocità di ricerca non viene pregiudicata se insieme ai file di dati vengono memorizzate le proprietà e le informazioni cronologiche.

Protezione dei valori della proprietà lavoro

È possibile memorizzare i valori delle proprietà lavoro impostati quando un lavoro viene elaborato per preservarli dall'utilizzo quando il lavoro (o un documento contenuto nel lavoro) viene recuperato e inviato come nuovo lavoro. Ad esempio, se un lavoro presenta proprietà personalizzate i cui valori indicano speciali requisiti di elaborazione, è possibile memorizzare tali valori in un file delle proprietà di sovrascrittura e inviarli con il lavoro o il documento quando lo si recupera dal contenitore.