他のプログラムで使用するための文書プロパティーの抽出

文書プロパティー処理フロー

文書プロパティー処理フローは、ジョブの文書プロパティーの識別および抽出に使用できるステップと各ステップで使用および生成されるファイルを示します。これらのステップは次の順番で使用します。

• IdentifyDocuments または IdentifyPDFDocuments

  これらのステップは、制御ファイルをガイドとして使用し、文書プロパティーファイルを作成します。AFP ジョブの場合は Visual Workbench 制御ファイルが、PDF ジョブの場合は PDF 識別制御ファイルが使用されます。

  文書プロパティーファイルは、ジョブのスプールディレクトリーに jobid.original.dpf という名前で配置されます。

• WriteDocumentsToDatabase

  このステップは、jobid.original.dpf を読み取り、文書プロパティー値をデータベースに記録します。また、ファイルのコピーを作成し、jobid.document.dpf という名前に変更して、ジョブのスプールディレクトリーに保存します。

• BuildExternalDocPropsFile

  このステップは、jobid.document.dpf を読み取り、外部文書プロパティーファイルと呼ばれる新しいテキストファイルを構築します。外部文書ファイルに含めるプロパティーと一部の基本的な形式情報を指定できます。

  例えば、Postal Enablement 機能を使用している場合、各文書の住所情報を抽出し、TECMailing の MailPreparer ソフトウェアに送信してアドレスクリアなどを実行できます。MailPreparer は入力としてコンマ区切り値 (CSV) 形式のテキストファイルを受け付けます。このファイルには、各プロパティーの MailPreparer 名をリストするヘッダー行を含めることができます。ヘッダー行より後の各行には、ヘッダー行のプロパティーに対応する文書プロパティー値が含まれます。この形式で外部文書プロパティーが作成されるようにステップを構成できます。

  ステップを実行すると、指定した名前の外部文書プロパティーファイルが作成されます。このファイルは、別のプログラム (MailPreparer など) の入力として使用したり、印刷ワークフロー外部のタスクで使用したりできます。

文書プロパティー値をインポートし、データベース内の値を更新してワークフロー内の他のステップで使用できるようにするには、次のステップを順番に使用します。

• MapExternalResultsFileToDocProps

  このステップは、外部結果ファイルと呼ばれるファイルを受け取り、それを解釈して、内容を RICOH ProcessDirector 文書プロパティーにマッピングします。外部結果ファイルは、タブ区切りまたは CSV 形式です。

  このステップは、外部結果ファイルのすべての情報または選択した値のみを保持してマッピングするように構成できます。例えば、MailPreparer から返される外部結果ファイルでは、文書ごとに 80 を超える値が返されます。印刷ワークフローで必要なのはこのうち 15 程度です。このような場合は、必要な 15 の値を保持し、残りの値を無視するようにステップを構成できます。

  このステップの結果は、変更済み結果ファイルになります。ファイルが保存されるファイル名とディレクトリーを指定できます。このファイルは、UpdateDocPropsFromExtResultsFile ステップの入力として使用されます。

• UpdateDocPropsFromExtResultsFile

  このステップは、変更済み結果ファイルを読み取り、ジョブのスプールディレクトリー内の文書プロパティーファイル (jobid.document.dpf) を更新します。これでワークフロー内の他のステップから更新されたプロパティー値を利用できるようになります。