文書を含む PDF ファイルを処理する

RICOH ProcessDirector Plug-in for Adobe Acrobatを使用してページグループ、文書プロパティー、マークアップ、メディアおよびサンプルPDFファイルの仕上げを定義します。これらの定義は制御ファイルに保存します。

ワークフローのステップは、PDFファイル内の文書情報を抽出し、テーブルのような構造を持つ文書プロパティーファイルに保存します。文書プロパティーファイルを使用することで、RICOH ProcessDirector がジョブ全体に対してだけでなく、個々の文書に対して操作が可能になります。

PDFファイルを受信するためのワークフローを作成する場合は、IdentifyPDFDocumentsステップテンプレートに基づくステップを組み込みます。ページグループ定義と文書プロパティーを含む RICOH ProcessDirector Plug-in for Adobe Acrobat 制御ファイルを指定します。このステップにより、ジョブ内のすべての文書のインベントリーを表す文書プロパティーファイルが作成されます。

次のステップテンプレートに基づくワークフローのAssembleフェーズにステップを追加して個別文書を処理できます。

• GroupDocuments を使用すると、すべての文書を最大 6 つの文書プロパティーに基づくグループに分類できます。例えば、5000 個の保険ポリシー補足文書ファイルを所有している場合、そのすべてをポリシーのタイプ (自動車または住宅) および状態のすべての組み合わせにグループ化できます。
• SortDocuments を使用すると、最大 6 つの文書プロパティーによって文書をソートできます。例えば、それぞれのグループ内でポリシー補足をアルファベット順に配列することができるため、状態 A ～ Z のすべての自動車ポリシーの後に状態 A ～ Z のすべての住宅ポリシーを配置できます。
• SplitDocuments を使用すると、大規模なジョブを、文書の数またはシートの数に基づいて複数の小規模なジョブに分割できます。

これらの各ステップでは、オリジナルのAFPジョブの内容を変更せずに、文書プロパティーファイル内の情報の追加または変更が行われます。すべての文書を識別するために最初に作成された文書プロパティーファイルには、再配列されたAFPファイル内のそれぞれの文書の位置などの、追加された詳細情報が含まれています。

文書を操作して必要な新規グループおよび順序にするステップを定義した後に、その順序付けに従って編成された個々の文書を使用して新規PDFファイルを作成するステップをワークフローのアセンブルフェーズに組み込みます。新規に順序付けされた文書に基づいて単一の出力ジョブを作成する場合は、BuildAFPFromDocumentsステップテンプレートに基づくステップを使用します。ただし、 SplitDocumentsステップを使用したために別の出力ジョブを作成する必要があるか、 GroupDocumentsステップで個別に作成された文書の各グループを印刷する必要がある場合は、 CreateAFPJobsFromDocumentsステップテンプレートに基づくステップも追加します。

それぞれの文書に追加される異なるマークアップを定義する複数のRICOH ProcessDirector Plug-in for Adobe Acrobat制御ファイルを追加すると、文書のさらに複雑な操作を行うことができます。ワークフローのアセンブルフェーズ内にBuildPDFFromDocumentsステップを作成する際に、これらの定義が含まれる制御ファイルの名前を指定します。

PDFジョブを処理するワークフローの残りの部分は、PDF Document Supportがインストールされていない場合と同様です。つまり、紙詰まりからの回復または選択した文書の再印刷が必要な場合にステップが印刷ジョブの位置を変更することができ、 PrintJobsステップテンプレートに基づくステップが印刷処理を管理します。完了フェーズのステップでは、指定した間隔で RICOH ProcessDirector 内のジョブを保存できます。さらに、その間隔の有効期限が切れる際にシステムからジョブが削除されます。

ユーザーインターフェースに文書プロパティー値を表示させたり、プロパティー値に基づいて文書を検索する場合には、ワークフローに WriteDocumentsToDatabase ステップを含めます。このステップにより、文書プロパティー値が文書データベースに保存されます。