Einsatzszenario für das Extrahieren von Mahnungen aus einem Job, wenn verspätete Zahlungen eingehen

Der Druckservice verwendet RICOH ProcessDirector-Plugin für Adobe Acrobat dazu, die Mahnungen in der Produktions-PDF-Datei für jeden Job als individuelle Dokumente zu identifizieren. Die in jeder Mahnung enthaltenen Daten umfassen die Kontonummer.

Um den Workflow so zu ändern, dass er Mahnungen für die Konten in der Extrahieren-Liste extrahiert, konfiguriert ein Administrator beim Druckservice RICOH ProcessDirector dafür, den neuen Prozess zu unterstützen.

Der Administrator:

• Verwendet die Funktion Dokumentmerkmal definieren in RICOH ProcessDirector-Plugin für Adobe Acrobat dazu, das Dokumentmerkmal Doc.PullProp zu definieren. Zum Definieren des Merkmals legt der Administrator die Kontonummerdaten fest, die der Schritt IdentifyPDFDocuments im Workflow aus jedem Dokument in der PDF-Datei für den Job extrahiert.

  In diesem Szenario verwendet der Administrator die Werte des Dokumentmerkmals Doc.PullProp (also die Kontonummern) dazu, die Dokumente zu bestimmen, die aus dem Job extrahiert werden sollen. Dieses Merkmal wird mit allen Dokumentenverarbeitung-Features bereitgestellt. Als Alternative kann der Administrator ein anderes Dokumentmerkmal wie beispielsweise Doc.Custom.AccountNumber in der Datei docCustomDefinitions.xml definieren und dieses Merkmal statt des Merkmals Doc.PullProp verwenden.

  Hinweis: Wenn Sie ein angepasstes Dokumentmerkmal definieren, müssen Sie das Dienstprogramm docCustom ausführen, das Feature "Custom Document Properties" aktualisieren und die aktualisierten RICOH ProcessDirector-Dokumentmerkmale in RICOH ProcessDirector-Plugin für Adobe Acrobat laden.

• Verwendet die Funktion Steuerdatei speichern im Plugin dazu, die Dokumentmerkmaldefinition in der Steuerdatei zu speichern, die die Mahnungen als individuelle Dokumente identifiziert.

• Sendet die Steuerdaten an den RICOH ProcessDirector-Server.

• Legt den Namen der Steuerdatei als Wert des Merkmals Identify-PDF-Steuerdateien für den Schritt IdentifyPDFDocuments fest.

• Fügt einen Schritt Warten nach dem Schritt IdentifyPDFDocuments zum Workflow hinzu und legt für das Merkmal Warten bis den Wert 3:00 PM fest.

• Fügt einen Schritt SetDocPropsFromList nach dem Schritt Warten zum Workflow hinzu und legt Werte für die Schrittmerkmale fest:

  • Listendateiverzeichnis hat den Wert /aiw/aiw1/clientfiles/pull.

  • Begrenzer hat den Wert Neue Zeile.

  • Spalten in Listendatei hat den Wert Merkmal extrahieren. Merkmal extrahieren ist der Benutzerschnittstellenname des Dokumentmerkmals Doc.PullProp.

    Falls der Administrator ein Dokumentmerkmal Doc.Custom.AccountNumber zur Angabe der Kontonummerdaten definiert hat, hat Spalten in Listendatei den Wert Doc.Custom.AccountNumber.

  • Festzulegendes Dokumentmerkmal hat den Wert Dokument extrahieren. Dokument extrahieren ist der Benutzerschnittstellenname des Dokumentmerkmals Doc.Pull.

    Das Merkmal Doc.Pull wird mit allen Dokumentenverarbeitungsfunktionen bereitgestellt. Es stellt eine praktische Wahl für den Wert des Dokumentmerkmals Festzulegendes Dokumentmerkmal dar. Als Alternative könnte der Administrator ein angepasstes Dokumentmerkmal erstellen und dieses als Wert von Festzulegendes Dokumentmerkmal verwenden.

  • Wert für übereinstimmende Dokumente hat den Wert JA.

  • Wert für andere Dokumente hat den Wert NEIN.

• Fügt einen Schritt Dokumente gruppieren nach dem Schritt SetDocPropsFromList zum Workflow hinzu und legt für das Merkmal Als erstes gruppieren den Wert Dokument extrahieren fest.

• Fügt einen Schritt CreateJobsFromDocuments nach dem Schritt Dokumente gruppieren zum Workflow hinzu und legt für das Merkmal Untergeordneter Workflow den Namen des aktuellen Workflows als Wert fest.

• Fügt in der Nähe des Beginns des Workflows eine bedingte Verarbeitung hinzu, damit übergeordnete und untergeordnete Jobs unterschiedlich verarbeitet werden. Die neue Abzweigung für untergeordnete Jobs lässt diese Jobs die Dokumentenidentifikationsschritte umgehen.

• Fügt am Beginn der Abzweigung für untergeordnete Jobs einen Schritt SetDocPropsFromConditions hinzu.

  Der Schritt weist einem Jobmerkmal basierend auf dem Wert des Dokumentmerkmals Dokument extrahieren einen Wert zu. Die Merkmalbedingungsdatei legt für das Jobmerkmal Benutzerdefiniert 1 den Wert Pull (Extrahieren) oder Print (Drucken) fest.

• Erstellt zwei Workflow-Abzweigungen: eine für untergeordnete Jobs mit zu druckenden Dokumenten und eine andere für untergeordnete Jobs mit extrahierten Dokumenten. Die Regeln für die Abzweigungen lauten:

  • Benutzerdefiniert1 = Pull

  • Benutzerdefiniert1 = Print

• Fügt einen Schritt SendEmail zur Abzweigung für untergeordnete Jobs mit extrahierten Dokumenten hinzu. Der Schritt sendet die PDF-Datei für den Job zum Klienten, um zu prüfen, ob die Dokumente wirklich extrahiert wurden.

  • Das Merkmal Empfängeradresse hat als Wert die E-Mail-Adresse der Person beim Klientenunternehmen, die PDF-Dateien zur Überprüfung angefordert hat.

  • Das Merkmal Anhänge hat den Wert ${getCurrentFile(pdf)}.

  • Das Merkmal Nachricht hat den Wert Diese Mahnungen wurden aus dem Job ${Job.Name} extrahiert.

• Führt die zwei Abzweigungen wieder zusammen, indem er sie mit einem Schritt WaitForRelatedJobs verbindet.

Der Administrator aktiviert den Workflow und übergibt ihm um 8:00Uhr (8:00AM) einen Job.

Der Job durchläuft die Workflow-Abzweigung für übergeordnete Jobs und hält bei dem Schritt Warten an.

Um 13:00 Uhr (1:00 PM) erhält der Bediener vom Klienten eine Extrahieren-Liste und lädt sie in das Verzeichnis /aiw/aiw1/clientfiles/pull hoch. Die Extrahieren-Liste enthält sechs Kontonummern:

245876A 270011H 335698R 520905B 558721L 875540R

Um 14:50 Uhr (2:50 PM) erhält der Bediener eine zweite Extrahieren-Liste und lädt sie hoch. Die Extrahieren-Liste enthält zwei Kontonummern:

445009S 500112A

Um 15:00 Uhr (3:00 PM) gibt RICOH ProcessDirector den Job aus dem Schritt Warten frei.

Der Job wird in den Schritt SetDocPropsFromList versetzt. RICOH ProcessDirector:

• Ruft die zwei Extrahieren-Listen aus dem Verzeichnis aiw/aiw1/clientfiles/pull ab

  .

• Untersucht die Werte für das Merkmal Doc.PullProp in der Dokumentmerkmaldatei innerhalb der Spooldatei für den Job.

• Erstellt eine Spalte von Werten für das Merkmal Doc.Pull in der Dokumentmerkmaldatei.

  Wenn der Wert des Merkmals Doc.PullProp mit einer der acht Kontonummern in den Extrahieren-Listen übereinstimmt, legt RICOH ProcessDirector für das Merkmal Doc.Pull den Wert JA fest.

  Es legt für alle anderen Dokumente in der Dokumentmerkmaldatei für das Merkmal Doc.Pull den Wert NEIN fest.

Der Job wird in den Schritt Dokumente gruppieren versetzt, der jedes Dokument basierend auf dem Wert des Merkmals Doc.Pull einer von zwei Gruppen zuordnet.

Der Job setzt mit dem Schritt CreateJobsFromDocuments fort, der einen untergeordneten Job für jede Gruppe von Dokumenten erstellt, und übermittelt die untergeordneten Jobs an denselben Workflow.

Die untergeordneten Jobs durchlaufen die Workflow-Abzweigung für untergeordnete Jobs.

Wenn die untergeordneten Jobs den Schritt SetDocPropsFromConditions erreichen, legt RICOH ProcessDirector den Wert des Jobmerkmals Benutzerdefiniert 1 fest:

• Bei dem untergeordneten Job, für dessen Merkmal Doc.Pull der Wert Ja festgelegt wurde, wird für das Jobmerkmal Benutzerdefiniert 1 der Wert Pull (Extrahieren) festgelegt.

• Bei dem untergeordneten Job, für dessen Merkmal Doc.Pull der Wert Nein festgelegt wurde, wird für das Jobmerkmal Benutzerdefiniert 1 der Wert Print (Drucken) festgelegt.

RICOH ProcessDirector sendet die untergeordneten Jobs in Abhängigkeit vom Wert des Jobmerkmals Benutzerdefiniert 1 entweder zur Drucken-Abzweigung oder zur Extrahieren-Abzweigung des Workflows.

Der untergeordnete Job mit extrahierten Dokumenten wird in den Schritt SendEmail versetzt, und RICOH ProcessDirector sendet den Job per E-Mail zur Überprüfung an den Klienten. Der untergeordnete Job setzt dann mit dem Schritt WaitForRelatedJobs fort.

Der untergeordnete Job mit den auszudruckenden Dokumenten setzt mit dem Schritt WaitForRelatedJobs nach dem Schritt PrintJobs fort.

Wenn beide untergeordnete Jobs den Schritt WaitForRelatedJobs erreichen, werden sie von RICOH ProcessDirector zu dem Schritt RetainCompletedJobs gesendet.