Angepasste Merkmale mit Indexkennzeichen verbinden

Sie können mit RICOH Visual Workbench Dokument- oder Jobeigenschaften mit Indexkennzeichen in einer AFP-Musterdatei verknüpfen.

Wird ein Merkmal mit einem Indexkennzeichen verbunden, ordnen die RICOH ProcessDirector-Schritte den Wert des Indexkennzeichens in einer AFP-Produktionsdatei dem Merkmal in einem Workflow zu. Ist der Wert des Indexkennzeichens beispielsweise eine Postleitzahl, ist auch der Wert des Dokumentmerkmals eine Postleitzahl.

Sie können mehrere Merkmale mit demselben Indexkennzeichen verbinden. Sie können beispielsweise das eine Dokumentmerkmal mit dem einen Teil eines Indexkennzeichenwerts und ein anderes Dokumentmerkmal mit einem anderen Teil desselben Indexkennzeichenwerts verbinden. Beispielsweise kann eine Adresszeile sowohl eine Stadt als auch ein Land enthalten. Wenn das Indexkennzeichen sowohl die Stadt als auch das Land enthält, können Sie für Stadt und Land separate Dokumentmerkmale erstellen.

Sie können auch mehrere Indexkennzeichen mit dem gleichen Merkmal verbinden. Wenn Sie beispielweise ein Indexkennzeichen namens Routing-Code und ein Indexkennzeichen namens Postleitzahl haben, können Sie beide Indexkennzeichen mit dem Merkmal Postcode verbinden. Sie können dieselbe Visual Workbench – Steuerdatei für mehrere Jobs verwenden, die unterschiedliche Indexkennzeichennamen für das gleiche Merkmal verwenden. Das System erwartet jedoch, dass nur eines der Indexkennzeichen in einem bestimmten Dokument vorhanden ist. Wenn mehr als ein Indexkennzeichen in einem Dokument vorhanden ist, weist das System den Merkmalwert basierend auf dem ersten Auftreten zu.

Sie müssen nicht alle Merkmale mit Indexkennzeichen verknüpfen, und Sie müssen auch nicht alle Indexkennzeichen mit Merkmalen verknüpfen. RICOH ProcessDirector zeigt den Wert eines unverknüpften Merkmals als Nicht festgelegt an.

Die folgenden Symbole geben den Status der einzelnen Dokumentmerkmale und Indexkennzeichen an:

  • Das Symbol für Nicht verbunden (Nicht-verbunden-Symbol) gibt an, dass das Merkmal oder das Indexkennzeichen nicht verbunden ist.
  • Das Symbol für Verbunden (Verbunden-Symbol) gibt an, dass das Merkmal oder das Indexkennzeichen verbunden ist.

Vor dem Verbinden von Dokumentmerkmalen und Indexkennzeichen ist Folgendes erforderlich:

  • Öffnen Sie eine AFP-Musterdatei in RICOH Visual Workbench. Die Musterdatei muss Seitengruppen und die Indexkennzeichen enthalten, die mit Dokumentmerkmalen verbunden werden sollen. Zum Erstellen von Seitengruppen und Indexkennzeichen verwenden Sie den AFP Indexer-Modus von RICOH Visual Workbench.
  • Erstellen Sie als RICOH ProcessDirector-Systembenutzer (aiw1 ist der Standardwert) ein Verzeichnis zum Speichern der Steuerdatei, in der die Verknüpfungen enthalten sind. Wir empfehlen das Verzeichnis /aiw/aiw1/control_files/workbench (Linux) oder C:\aiw\aiw1\control_files\workbench (Windows), da Dateien in diesem Verzeichnis gesichert werden, wenn der Prozess aiwbackup ausgeführt wird. Dieses Verzeichnis und alle von Ihnen erstellten Dateien sollten im Besitz des RICOH ProcessDirector-Systembenutzers oder eines Mitglieds der RICOH ProcessDirector-Gruppe (aiwgrp1 ist der Standardwert) sein und über dieselben Berechtigungen (775) wie das Verzeichnis control_files verfügen.

Gehen Sie wie folgt vor, um ein Merkmal mit einem Indexkennzeichen zu verbinden:

  1. Klicken Sie in RICOH Visual Workbench auf Modus ⇒ Document Property Designer.
    Ist der Document Property Designer-Modus der einzige verfügbare Modus, wird dieser Modus automatisch ausgewählt.
  2. Klicken Sie auf Tools ⇒ Merkmale verbinden.
    Im angezeigten Fenster werden Merkmale in alphabetischer Reihenfolge nach Merkmalname in einer Tabelle aufgelistet. Dokumentenmerkmale gehen dabei den Jobmerkmalen voran. Wollen Sie die Merkmale in einer anderen Reihenfolge sortieren, klicken Sie auf die Spaltenüberschrift. Klicken Sie ein einziges Mal, um in aufsteigender Reihenfolge zu sortieren. Klicken Sie zwei Mal, um in absteigender Reihenfolge zu sortieren.
  3. Im Fenster "Merkmale verbinden":
    1. Wählen Sie ein Merkmal und das Indexkennzeichen aus, das Sie mit dem Merkmal verbinden wollen.
      Optional: Sie können mehr als ein Indexkennzeichen mit einem einzelnen Merkmal oder mehr als ein Merkmal mit einem einzelnen Indexkennzeichen verbinden.
    2. Klicken Sie auf Verbinden.
  4. Optional: Definieren Sie im Fenster "Verbindungsoptionen definieren" die Verbindungsoptionen für das Merkmal.
  5. Klicken Sie auf OK.
  6. Wollen Sie weitere Merkmale mit Indexkennzeichen verbinden, wiederholen Sie die Schritte bis .
  7. Klicken Sie auf OK.
    Auf den Registerkarte Dokumentmerkmale und Jobmerkmale im unteren Teilfenster sind die Merkmale und verbundenen Indexkennzeichen aufgelistet.
  8. Gehen Sie auf eine der folgenden Arten vor, um die Visual Workbench – Steuerdatei zu speichern, die Informationen darüber enthält, wie Merkmale mit Indexkennzeichen verbunden werden.
    • Wollen Sie eine neue Steuerdatei speichern, klicken Sie auf Datei ⇒ Steuerdatei speichern unter. Wählen Sie das Verzeichnis aus, das Sie oben erstellt haben, geben Sie den Namen der Steuerdatei in das Feld Dateiname ein, und klicken Sie auf Speichern. Merken Sie sich, wo Sie die Steuerdatei gespeichert haben, da Sie die Position der Steuerdatei beim Konfigurieren der Schritte angeben müssen, die Dokumente in AFP-Dateien identifizieren. Die Standarderweiterung für Steuerdateien lautet .ctl. Die Datei ist eine XML-Datei.
    • Wollen Sie eine aktualisierte Steuerdatei speichern, klicken Sie auf Datei ⇒ Steuerdatei speichern.
    • Haben Sie AFP Indexer zum Definieren der Indexkennzeichen benutzt, müssen Sie dieselbe Steuerdatei für die Dokument- und Jobeigenschaften verwenden.
    Hinweis: Wenn Sie dem Workflow einen Schritt hinzufügen, können Sie durch Symbolschreibweise auf den Namen der Steuerdatei verweisen, wenn der Name der Steuerdatei für den Job mit dem Wert eines Jobmerkmals übereinstimmt, wie z. B. dem Jobnamen.

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