Vorgedruckte Formulare austauschen
Für all Ihre vorgedruckten Formulare verknüpfen Sie eine PDF-Seite mit dem elektronischen Äquivalent der vorgedruckten Formulardaten mit allen Seiten eines Medienobjekts. Der eingehende Job fordert das Medium für den Job oder für ausgewählte Seiten im Job nach dem Namen an. Ein Schritt im Workflow kombiniert die PDF-Seitendaten mit den Jobdaten, um eine Druckdatei zu erstellen, die Sie auf Normalpapier drucken können.
Die Merkmale zum elektronischen Formular der Medienobjekte werden nur dann verwendet, wenn Jobs den Schritt durchlaufen, der die elektronischen Schritte mit den Jobdaten kombiniert. Sie können dieselben Medienobjekte zum Drucken von Jobs auf vorgedruckten Formularen verwenden, wenn Jobs diesen Schritt nicht durchlaufen.
Sie können Jobs, die für die Verwendung von elektronischen Formularen bereit sind, und für Jobs, die dies nicht sind, in einem Workflow verarbeiten, indem diese durch zwei Verzweigungen gesendet werden:
- Die Jobs, die für die Verwendung von elektronischen Formularen bereit sind, durchlaufen eine Verzweigung im Schritt, der elektronische Formulare mit Jobdaten kombiniert.
- Die Jobs, die nicht bereit sind, durchlaufen die Verzweigung ohne den Schritt.
Die Verzweigungen überprüfen ein Jobmerkmal, beispielsweise Benutzerdefiniert 1. Sie weisen dem Merkmal einen Wert für die Jobs zu, die bereit für die Verwendung elektronischer Formulare sind, und einen weiteren Wert für Jobs, die nicht bereit sind.
Durch die Verwendung von Abzweigungen in Ihrem Workflow können Sie elektronische Formulare zur Senkung Ihres Kontingents an vordefinierten Formularen verwenden oder sogar gänzlich darauf verzichten. Sie bestimmen außerdem dazu das Tempo. Sie können beispielsweise das vorgedruckte Formular auswählen, das Sie demnächst neu bestellen müssen oder das am teuersten ist, um die Verwendung der elektronischen Formulare voranzutreiben.
Voraussetzungen
Das Vorgedruckte Formulare austauschen-Feature erfordert das PDF-Dokument-Unterstützung-Feature. Wenn Sie das AFP-Unterstützung-Feature installieren, können Sie mit dem Vorgedruckte Formulare austauschen-Feature PDF-Formulare in AFP-Jobs einfügen.
Schrittschablonen
Vorgedruckte Formulare austauschen bietet die Schrittschablonen CombinePDFWithForm und CombineAFPWithForm. Die Schritte, die auf diesen Schrittschablonen basieren, kombinieren elektronische Formulare mit Daten in den entsprechenden PDF- oder AFP-Dateien.
- Hinweis:
- Die Schrittschablone CombineAFPWithForm steht zur Verfügung, wenn die Features Vorgedruckte Formulare austauschen und AFP-Unterstützung installiert sind.
Merkmale von Medienobjekten für elektronische Formulare
Zur Definition elektronischer Formulare für ein Medienobjekt verwenden Sie den Abschnitt Elektronisches Formular des Medienmerkmal-Notizbuchs.
Die Merkmale Vorderseite des Formulars und Rückseite des Formulars ermöglichen Ihnen die Erstellung eines elektronischen Formulars von einer Seite in einer PDF-Datei. Sie können ein elektronisches Formular für die Vorderseite des Mediums, die Rückseite oder Vorder- und Rückseite erstellen. Wenn der Schritt CombinePDFWithForm oder CombineAFPWithForm Jobs oder Seiten verarbeitet, die Medien mit Werten für diese Merkmale anfordern, kombiniert der Schritt die Formulare mit den Daten.
Das Merkmal Medienname für den Druck teilt RICOH ProcessDirector den Mediennamen mit, um diesen für die Planung des Jobs und zum Drucken des Jobs oder der Seiten zu verwenden, die das Medium anfordern. Die geeigneten Werte ermöglichen Ihnen folgende Auswahl:
- Ersetzen Sie den Namen des für den Job angeforderten Mediums durch einen neuen Namen.
- Behalten Sie den ursprünglichen Namen bei.
- Entfernen Sie den Namen, damit das Standardmedium des Druckers verwendet wird.
Mit den Merkmalswerten Medienname für den Druck können Sie Vorgedruckte Formulare austauschen in Ihren Druckerbetrieb implementieren, ohne Ihre Bediener zu behindern oder Daten ändern zu müssen, die mit anderen Anwendungen ausgetauscht werden. Beispiel:
- Das Medienobjekt Form1240 wurde für ein vorgedrucktes Formular auf weißem Papier erstellt. Nachdem Sie elektronische Formulare zu einem Medienobjekt hinzugefügt haben, möchten Sie, dass der Schritt CombinePDFWithForm oder CombineAFPWithForm den Mediennamen Form1240 entfernt, wenn Jobs oder Seiten das Medium Form1240 anfordern. Legen Sie für den Wert des Merkmals Medienname für den Druck Keine fest. RICOH ProcessDirector Druckt die Jobs oder Seiten auf dem Papier, das als Standardmedium auf dem Drucker eingestellt ist.
- Das Medienobjekt Form1400 wurde für ein vorgedrucktes Formular auf blauem Papier erstellt. Nachdem Sie elektronische Formulare zu einem Medienobjekt hinzugefügt haben, möchten Sie, dass der Schritt den Mediennamen Form1400 durch Letter Blue ersetzt, wenn Jobs oder Seiten das Medium Form1400 anfordern. Legen Sie für den Wert des Merkmals Medienname für den Druck Ausgewählt fest, und wählen Sie dann Letter Blue aus. RICOH ProcessDirector Druckt die Jobs oder Seiten auf dem Papier Letter Blue.
- Das Medienobjekt Form2010 wurde für ein vorgedrucktes Formular auf hochwertigem Feinpostpapier erstellt. Nachdem
Sie elektronische Formulare zu einem Medienobjekt hinzugefügt haben, möchten Sie,
dass der Schritt Form 2010 als Mediennamen beibehält, wenn Jobs oder Seiten das Medium Form 2010 anfordern.
Legen Sie für den Wert des Merkmals Medienname für den Druck Aktueller Name fest. Form 2010 wird als Medienname im Druckerkatalog beibehalten. Die Bediener laden hochwertiges Feinpostpapier (ohne vorgedruckte Daten) für Jobs, die das Medium Form 2010 anfordern.
Wenn Sie einen Wert für das Merkmal Medienname für den Druck wählen, berücksichtigen Sie die Berichterstellungsanforderungen Ihres Management Information System (MIS). Überlegen Sie, wie Sie für die Medien nachverfolgen und laden möchten.