Einsatzszenario für das Speichern von Jobs bis zu einem Jahr
Im Moment führt die Druckerei 200 Jobs pro Tag aus, wobei ihr Workflow den Schritt RetainCompletedJobs enthält, um Jobs einen Monat lang aufzubewahren. Die Jobs sind nur schwer wiederzufinden, weil die Jobtabelle 6.000 Jobs aufweist. Ein Job von 100 wird mit aktualisierten Daten erneut gedruckt. Mit dem Archiv-Feature kann die Druckerei Jobs ein Jahr lang in einem Repository speichern und muss die Jobs in der Jobtabelle nur zwei Tage lang aufbewahren. Die Jobtabelle weist jetzt nur 400 Jobs auf. Die Druckerei kann gespeicherte Jobs schneller finden, indem sie das Repository nach den Jobs durchsucht, anstatt nach Jobmerkmalen von 6.000 Jobs zu suchen.
Ein Administrator in der Druckerei erstellt ein Repository mit einer Aufbewahrungsfrist von einem Jahr. Der Administrator fügt dem PDF-Druckworkflow einen Schritt auf Basis der Schrittschablone StoreInRepository nach dem Schritt PrintJobs aber vor dem Schritt RetainCompletedJobs hinzu. Der Administrator gibt im Schritt StoreInRepository sechs Jobmerkmale an: "Dem Drucker zugewiesen" (Datum und Zeit, wann der Drucker den Job erhalten hat), "Kundenname", "Benutzerdefiniert 2" (speichert das Zyklusdatum), "Eingabedateiname", "Angeforderter Standort" und "Workflow". Die Mitarbeiter der Druckerei können auf Basis der sechs Jobmerkmale nach Jobs suchen und diese abrufen.
Die Mitarbeiter der Druckvorbereitung verwenden RICOH ProcessDirector-Plugin für Adobe Acrobat, um die einzelnen Dokumente in einer PDF-Datei zu identifizieren. Die Mitarbeiter der Druckvorbereitung übergeben den Job dann an den PDF-Workflow.
Wenn der Job den Schritt StoreInRepository abgeschlossen hat, werden der Job und seine sechs Jobmerkmale im Repository gespeichert. Zwei Tage nachdem der Job gedruckt wurde, wird der Schritt RetainCompletedJobs abgeschlossen und der Job aus der Jobtabelle gelöscht.
Mehrere Monate nachdem ein Postkartenjob für ein Immobilienunternehmen ausgeführt wurde, erhält die Druckerei im Juni 2014 eine Anfrage zum erneuten Drucken der Postkarten mit einem neuen Ansprechpartner. Der Leiter der Druckerei durchsucht das Repository nach dem Kundennamenswert "Metro Real Estate" und dem Wert größer als "01.01.14 - 12:00:00 Uhr" für "Dem Drucker zugewiesen". Die Suchergebnistabelle führt Jobs auf, die dem Kundennamen "Metro Real Estate" entsprechen. Alle 12 Jobs, die für den Kunden in 2014 gedruckt worden sind, werden angezeigt. Der Leiter schaut sich die Daten in der Spalte "Dem Drucker zugewiesen" der Ergebnistabelle an, um den Job zu finden, der mit einem neuen Ansprechpartner erneut gedruckt werden soll.
Der Leiter lässt sich den Job anzeigen, um zu prüfen, ob es sich um den richtigen Job handelt, und übergibt den Job dann an einen kurzen Workflow, der die PDF-Datei als Anhang per E-Mail an die Mitarbeiter der Druckvorbereitung schickt. Die Mitarbeiter der Druckvorbereitung verwenden RICOH ProcessDirector-Plugin für Adobe Acrobat, um den Namen des Ansprechpartners auf allen Dokumenten in der PDF-Datei zu aktualisieren. Die aktualisierte PDF-Datei wird dann einem PDF-Workflow zum erneuten Drucken vorgelegt.