Verwendungsszenario zur Anwendung des Dokument-Markups auf eine Einstellungsdatei

In diesem Szenario ändert ein Unternehmen seinen PDF-Druckprozess, um der Kundenerklärung ein Marketing-Angebot in Form einer zusammengesetzten PDF-Datei vor dem Drucken der Erklärungen hinzuzufügen. Es können ein oder zwei verschiedene Marketing-Angebote hinzugefügt werden. Die Wahl für jede Erklärung basiert auf der Prämienstufe, die ein Kunde erreicht hat. Da diese Prämienstufe nicht Teil der Daten auf der Erklärung ist, exportiert das Unternehmen die Prämienstufe aus seiner Kundendatenbank in eine Textdatei, die Kopfzeilen enthält. Diese Textdatei wird als Einstellungsdatei verwendet. Die Werte in der Datei legen fest, welches Angebot für jede Erklärung angewendet wird.

Die Einstellungsdatei enthält die Kontonummern und Prämienstufen des Kunden. Kunden der Platin-Prämienstufe erhalten ein Angebot, und Kunden der Gold-Prämienstufe erhalten ein anderes Angebot. Kunden, die keine Prämienstufe erreicht haben, erhalten kein Angebot.

Bevor dieser Prozess geändert wird, druckt das Unternehmen seine sämtlichen Erklärungen mithilfe des bereitgestellten Workflows EnhancePDFDocuments aus. Der Wert des Merkmals Identify-PDF-Steuerdatei im Schritt IdentifyPDFDocuments ist /aiw/aiw1/control_files/EnhancePDFdocs.ctl. Der Wert des Merkmals Build-PDF-Steuerdatei 1 im Schritt BuildPDFFromDocuments ist /aiw/aiw1/control_files/EnhancePDFdocs.ctl.

Das Unternehmen verwendet die bereitgestellte Eingabeeinheit HotFolderPDF mit dem Merkmal Untergeordneter Workflow, das auf EnhancePDFDocuments festgelegt wurde.

Sie verwenden RICOH ProcessDirector-Plugin für Adobe Acrobat zur Identifizierung der Erklärungen als individuelle Dokumente in der Produktions-PDF-Datei für jeden Job. Die Daten in jeder Erklärung enthalten die Kontonummer.

Um den neuen Prozess zu exportieren, muss der Administrator:

Eigene Dokumentmerkmale konfigurieren und den Angeboten Markups hinzufügen.
Ein Merkmalzuordnungsobjekt erstellen.
Die Einstellungsdatei für RICOH ProcessDirector bereitstellen.
Den Schritt ApplyPreferences zum Workflow EnhancePDFDocuments hinzufügen.

Eigene Dokumentmerkmale konfigurieren und Markup hinzufügen

Um eigene Dokumentmerkmale zu konfigurieren und den Angeboten Markups hinzuzufügen, muss der Administrator:

Zwei eigene Dokumentmerkmale (mit Beschriftungen, die die Benutzerschnittstellennamen angeben) in der Datei docCustomDefinitions.xml definieren:
- Doc.Custom.AccountNumber mit Kontonummer als Beschriftung
- Doc.Custom.AwardLevel mit Prämienstufe als Beschriftung
Das Dienstprogramm docCustom ausführen und das Feature Custom Document Properties aktualisieren.
Die aktualisierten RICOH ProcessDirector-Dokumentmerkmale in RICOH ProcessDirector-Plugin für Adobe Acrobat laden.
Die Funktion Dokumentmerkmal definieren im Plugin verwenden, um die Kontonummerdaten in den Dokumenten dem Dokumentmerkmal Kontonummer (Datenbankname Doc.Custom.AccountNumber) zuzuordnen.
Während der Verarbeitung extrahiert der Schritt IdentifyPDFDocuments im Workflow die Daten für das Dokumentmerkmal Kontonummer aus jedem Dokument in der PDF-Datei für den Job.
- Die Funktion Dokumentmerkmal definieren kann nicht zur Zuordnung von Daten zum Dokumentmerkmal Prämienstufe (Datenbankname Doc.Custom.AwardLevel) verwendet werden, da die Dokumente diese Daten nicht enthalten. Während der Verarbeitung verwendet der Schritt ApplyPreferences im Workflow die Einstellungsdatei, um die Merkmalwerte auszufüllen.
Die Funktion Regeln verwalten im Plugin verwenden, um zwei Regeln zu definieren:
- Die Regel Award_level_platinum (Platin-Prämienstufe) hat folgende Regelbedingungen: Doc.Custom.AwardLevel = Platinum
- Die Regel Award_level_gold (Gold-Prämienstufe) hat folgende Regelbedingungen: Doc.Custom.AwardLevel = Gold
Die Funktion Bild hinzufügen im Plugin verwenden, um zwei Bilder hinzuzufügen:
- Das erste Bild wird auf Dokumenten platziert, die die Bedingungen in der Regel Award_level_platinum (Platin-Prämienstufe) erfüllen.
- Das zweite Bild wird auf Dokumenten platziert, die die Bedingungen in der Regel Award_level_gold (Gold-Prämienstufe) erfüllen.
Die Funktion Steuerdatei speichern im Plugin verwenden, um die Definition des Dokumentmerkmals und das Markup für die beiden Bilder in der Steuerdatei EnhancePDFdocs.ctl zu speichern.
Sendet die Steuerdaten an den RICOH ProcessDirector-Server.

Ein Merkmalzuordnungsobjekt erstellen

Der Administrator erstellt das Merkmalzuordnungsobjekt CustomerPreferences mit den folgenden Werten:

Im Bereich Allgemein ist der Wert von Dateityp auf CSV festgelegt.

Im Bereich Merkmalzuordnung sind folgende Werte verfügbar:

Kopfzeile	Dokumentmerkmal	Verwendung
Kontonummer	Kontonummer	Dokument identifizieren
Prämien	Prämienstufe	Merkmal aktualisieren

Die Einstellungsdatei für RICOH ProcessDirector bereitstellen

Zum Bereitstellen der Einstellungsdatei für RICOH ProcessDirector, muss der Administrator:

Ein Verzeichnis /aiw/aiw1/preferences für die Einstellungsdateien erstellen.
Die Abteilung, die die Einstellungsdatei bereitstellt, bitten, die Datei EnhancePDFprefs.csv zu benennen und in dem Verzeichnis /aiw/aiw1/preferences zu speichern.
Sicherstellen, dass die Einstellungsdatei für RICOH ProcessDirector zur Verarbeitung bereit ist:
- Die Werte in der Datei müssen durch Kommas (CSV) oder Tabstopps getrennt sein.
  Die Spalten mit den Daten müssen über Kopfzeilen verfügen, die im Merkmalzuordnungsobjekt angegeben wurden: Account Number (Kontonummer) und Awards (Prämien).
Das folgende Beispiel zeigt einen Teil der Datei:
```
Account Number,Awards
2000144372,Gold
2001144678,None
2001154898,Platinum
2004187456,None
2007192007,None
2010197554,Gold
2010223114,Gold
2012234096,Platinum
2231547625,None
```

Workflow ändern

Um den Workflow EnhancePDFDocuments zu ändern, den das Unternehmen zum Drucken von Erklärungen verwendet, fügt der Administrator einen Schritt ApplyPreferences nach dem Schritt IdentifyPDFDocuments hinzu und stellt die Werte für die Schrittmerkmale ein:

Der Wert von Einstellungsdatei ist /aiw/aiw1/preferences/EnhancePDFprefs.csv.
Der Wert von Merkmalzuordnung ist CustomerPreferences.

Jobs über den Workflow verarbeiten

Nach dem Konfigurieren und Testen des Workflows versetzt der Administrator den Workflow in die Produktion.

Die bereitgestellte Eingabeeinheit HotFolderPDF empfängt einen PDF-Job mit Erklärungsdokumenten und übermittelt ihn an den Workflow EnhancePDFDocuments.

Der Job setzt mit dem Schritt IdentifyPDFDocuments fort. RICOH ProcessDirector identifiziert die Dokumente in der PDF-Datei und legt den Wert des Merkmals Doc.Custom.AccountNumber für jedes einzelne Dokument fest. RICOH ProcessDirector schreibt die Werte des Merkmals in die Dokumentmerkmale-Datei für den Job.

Der Job setzt mit dem Schritt ApplyPreferences fort. RICOH ProcessDirector liest die Informationen in der Datei EnhancePDFprefs.csv und erstellt eine Spalte mit Daten in der Dokumentmerkmale-Datei. Die Spalte enthält Werte für das Merkmal Doc.Custom.AwardLevel.

Der Job setzt mit dem Schritt BuildPDFFromDocuments fort. RICOH ProcessDirector wendet Bilder auf die Dokumente an, indem es die Werte für das Merkmal Doc.Custom.AwardLevel in der Dokumentmerkmale-Datei verwendet.

RICOH ProcessDirector™ für Windows