Jobs mit verschlüsselten PDF-Dateien
Empfang von verschlüsselten PDF-Dateien
Die meisten Schritte können verschlüsselte Dateien nicht verarbeiten. Daher müssen Sie sie entschlüsseln und das Verschlüsselungskennwort entfernen, bevor der erste Schritt im Workflow zum Öffnen der PDF-Datei erfolgt. Verwenden Sie einen Schritt basierend auf der Schrittschablone DecryptPDF, um die Datei zu öffnen und die Verschlüsselungseinstellungen zu entfernen.
Um eine PDF-Datei zu entschlüsseln, müssen Sie das Kennwort verwenden, das bei der Erstellung der Datei festgelegt wurde. In Adobe Acrobat entspricht dies dem Dokumentöffnungskennwort oder dem Berechtigungskennwort. Arbeiten Sie mit Ihrem Kunden zusammen, um die beste Methode zum Verwalten dieser Kennwörter zu bestimmen. Sie können auswählen, dasselbe Kennwort für jede PDF-Datei, die der Kunde übermittelt, zu verwenden. In diesem Fall können Sie den Wert Berechtigungskennwort als Entschlüsselungskennwort im Schritt DecryptPDF aufzeichnen, ohne ihn zu aktualisieren.
Alternativ können Sie auch für jede eingereichte PDF-Datei ein anderes Kennwort festlegen. Wenn sich das Kennwort bei jedem Auftrag ändert, müssen Sie dem Bediener eine Möglichkeit geben, das Kennwort für jeden Job anzugeben. Sie können dem Workflow vor dem Schritt DecryptPDF einen manuellen Schritt hinzufügen und ihm einen Namen wie EnterDecryptPassword geben. Während der Verarbeitung wird der Job bei diesem Schritt gestoppt. Der Operator öffnet das Notizbuch mit den Jobeigenschaften und gibt das Entschlüsselungskennwort auf der Registerkarte PDF entschlüsseln ein. Dann kann der Bediener den manuellen Schritt abschließen und das Kennwort steht zur Verfügung, wenn der DecryptPDF-Schritt ausgeführt wird.
Das Berechtigungskennwort kann auch in einer Überschreibungsdatei zusammen mit anderen Eigenschaften des Jobs angegeben werden. Diese Methode wird jedoch nicht empfohlen, weil sie nicht sicher ist.
Verschlüsselung von PDF-Dateien in einem Workflow
Wenn Sie Ihre PDF-Dateien im Rahmen eines Workflows verschlüsseln müssen, verwenden Sie den Schritt EncryptPDF. Wenn Sie eine PDF-Datei verschlüsseln, können Sie bis zu zwei Kennwörter angeben. Die Kennwörter wirken in Verbindung mit einer Liste kennwortgeschützter Aktionen, um einzuschränken, was der Empfänger mit der Datei tun kann.
Das Berechtigungskennwort ist das Master-Kennwort. Es entsperrt die Datei, sodass der Empfänger sie lesen, Formularfelder ausfüllen und den Inhalt sogar bearbeiten kann, abhängig von den ausgewählten kennwortgeschützten Aktionen.
Das Dokumentöffnungskennwort ist ein eingeschränkteres Kennwort. Sie entsperrt die Datei, so dass der Empfänger sie lesen, aber nicht bearbeiten kann. Dieses Kennwort ist nur erforderlich, falls beide der folgenden Behauptungen zutreffen:
- Der Empfänger muss ein Kennwort eingeben, um die Datei zu öffnen und zu lesen.
- Dem Empfänger des Dokuments muss das Ändern verboten sein, wie z. B. Ausfüllen von Formularen oder Bearbeiten des Inhalts.
Wenn die Datei keine sicheren Informationen enthält, können Sie die erlaubten Aktionen so einstellen, dass die Datei ohne Kennwort geöffnet werden kann, für die Bearbeitung aber das Berechtigungskennwort erforderlich ist.