Einsatzszenario für das Extrahieren von Policen auf der Grundlage von Adressen in einem Katastrophengebiet

In diesem Szenario werden von einem Druckservice Policen in einem PDF-Druckjob gedruckt. Da in zwei Postleitzahlregionen das Zustellen von Post aufgrund schwerer Überschwemmungen unmöglich geworden ist, wird von dem Druckservice das Drucken von Policen mit Kundenadressen in diesen Postleitzahlregionen unterdrückt. Der Druckservice entfernt diese Policen aus dem Druckjob und sendet sie per E-Mail an die Kunden.

Der Workflow in diesem Szenario enthält keinen Schritt, der auf das Empfangen einer Extrahieren-Liste wartet. Die Jobs werden ohne Warten durch den Workflow transportiert. Sobald der Druckservice eine Extrahieren-Liste von Postleitzahlen in einem Katastrophengebiet bereitstellt, werden von RICOH ProcessDirector Dokumente mit diesen Postleitzahlen aus jedem Druckjob entfernt, der in den Schritt SetDocPropsFromList eintritt. Wenn die Postzustellung an alle Postleitzahlen in der Extrahieren-Liste wieder aufgenommen wird, entfernt der Druckservice die Extrahieren-Liste und werden von RICOH ProcessDirector nicht mehr Dokumente aus Druckjobs entfernt, die in den Schritt SetDocPropsFromList eintreten. Der Schritt verbleibt im Workflow und kann immer dann verwendet werden, wenn Dokumente aus einem Job extrahiert werden müssen.

Der Druckservice verwendet RICOH ProcessDirector-Plugin für Adobe Acrobat dazu, die Policen als individuelle Dokumente in der Produktions-PDF-Datei für jeden Job zu identifizieren. Die in jeder Police enthaltenen Daten umfassen den Namen, die E-Mail-Adresse und die Postleitzahl des Kunden.

Um den Workflow so zu ändern, dass er Policen für Kunden im Katastrophengebiet extrahiert, konfiguriert ein Administrator beim Druckservice RICOH ProcessDirector dafür, den neuen Prozess zu unterstützen.

Der Administrator:

  • Definiert zwei angepasste Dokumentmerkmale (Doc.Custom.CustomerName und Doc.Custom.PostalCode) in der Datei docCustomDefinitions.xml.
  • Das Dienstprogramm docCustom ausführen und das Feature Custom Document Properties aktualisieren.
  • Die aktualisierten RICOH ProcessDirector-Dokumentmerkmale in RICOH ProcessDirector-Plugin für Adobe Acrobat laden.
  • Verwendet die Funktion Dokumentmerkmal definieren im Plugin dazu, drei Dokumentmerkmale zu definieren:
    • Doc.Custom.PostalCode legt die Postleitzahldaten fest.
    • Doc.Custom.CustomerName legt die Kundennamendaten fest.
    • Doc.EmailAddress legt die Kunden-E-Mail-Adressdaten fest.

      Dieses Dokumentmerkmal wird mit allen Dokumentenverarbeitungsfunktionen bereitgestellt.

    Der Schritt IdentifyPDFDocuments im Workflow extrahiert die Daten für die drei Dokumentmerkmale aus jedem Dokument in der PDF-Datei für den Job. RICOH ProcessDirector wird die Werte des Dokumentmerkmals Doc.Custom.PostalCode verwenden, um zu bestimmen, welche Dokumente aus dem Job abgerufen werden sollen. RICOH ProcessDirector wird die Werte der Dokumentmerkmale Doc.Custom.CustomerName und Doc.EmailAddress in dem Schritt verwenden, in dem die abgerufenen Dokumente per E-Mail versendet werden.

  • Verwendet die Funktion Steuerdatei speichern im Plugin dazu, die Dokumentmerkmaldefinitionen in der Steuerdatei zu speichern, die die Policen als individuelle Dokumente identifiziert.
  • Sendet die Steuerdaten an den RICOH ProcessDirector-Server.
  • Legt den Namen der Steuerdatei als Wert des Merkmals Identify-PDF-Steuerdateien für den Schritt IdentifyPDFDocuments fest.
  • Fügt einen Schritt SetDocPropsFromList zum Workflow hinzu und legt Werte für die Schrittmerkmale fest:
    • Listendateiverzeichnis hat den Wert /aiw/aiw1/clientfiles/pull.
    • Begrenzer hat den Wert Neue Zeile.
    • Spalten in Listendatei hat den Wert Doc.Custom.PostalCode.
    • Festzulegendes Dokumentmerkmal hat den Wert Dokument extrahieren. Dokument extrahieren ist der Benutzerschnittstellenname des Dokumentmerkmals Doc.Pull.

      Das Merkmal Doc.Pull wird mit allen Dokumentenverarbeitungsfunktionen bereitgestellt. Es stellt eine praktische Wahl für den Wert des Dokumentmerkmals Festzulegendes Dokumentmerkmal dar. Als Alternative könnte der Administrator ein angepasstes Dokumentmerkmal erstellen und dieses als Wert von Festzulegendes Dokumentmerkmal verwenden.

    • Wert für übereinstimmende Dokumente hat den Wert JA.
    • Wert für andere Dokumente hat den Wert NEIN.
  • Fügt einen Schritt Dokumente gruppieren nach dem Schritt SetDocPropsFromList zum Workflow hinzu und legt für das Merkmal Als erstes gruppieren den Wert Dokument extrahieren fest.
  • Fügt einen Schritt CreateJobsFromDocuments nach dem Schritt Dokumente gruppieren zum Workflow hinzu und legt für das Merkmal Untergeordneter Workflow den Namen des aktuellen Workflows als Wert fest.
  • Fügt in der Nähe des Beginns des Workflows eine bedingte Verarbeitung hinzu, damit übergeordnete und untergeordnete Jobs unterschiedlich verarbeitet werden. Die neue Abzweigung für untergeordnete Jobs lässt diese Jobs die Dokumentenidentifikationsschritte umgehen.
  • Fügt am Beginn der Abzweigung für untergeordnete Jobs einen Schritt SetDocPropsFromConditions hinzu.

    Der Schritt weist einem Jobmerkmal basierend auf dem Wert des Dokumentmerkmals Dokument extrahieren einen Wert zu. Die Merkmalbedingungsdatei legt für das Jobmerkmal Benutzerdefiniert 1 den Wert Pull (Extrahieren) oder Print (Drucken) fest.

  • Erstellt zwei Workflow-Abzweigungen: eine für untergeordnete Jobs mit zu druckenden Dokumenten und eine andere für untergeordnete Jobs mit extrahierten Dokumenten. Die Regeln für die Abzweigungen lauten:
    • Benutzerdefiniert1 = Pull
    • Benutzerdefiniert1 = Print
  • Fügt einen Schritt EmailDocuments zur Abzweigung für untergeordnete Jobs mit extrahierten Dokumenten hinzu. Der Schritt sendet jedes Dokument als PDF-Datei an die E-Mail-Adresse des Kunden.
    • Empfängeradresse hat den Wert ${Doc.EmailAddress}.
    • Betreffzeile hat den Wert Police für ${Doc.Custom.CustomerName}.
    • Nachricht hat den Wert Da die Postzustellung in der Postleitzahlregion ${Doc.Custom.PostalCode} unterbrochen wurde, haben wir eine PDF-Kopie Ihrer Police angehängt.
    • Dokument anhängen hat den Wert Ja.
    • Name des Anhangs hat den Wert ${Doc.Custom.CustomerName}.pdf.
  • Führt die zwei Abzweigungen wieder zusammen, indem er sie mit einem Schritt WaitForRelatedJobs verbindet.
  • Erstellt eine Extrahieren-Liste und lädt sie in das Verzeichnis /aiw/aiw1/clientfiles/pull hoch. Die Extrahieren-Liste enthält zwei Postleitzahlen: 
    8045580540

Der Administrator aktiviert den Workflow und übergibt ihm einen Job.

Der Job durchläuft die Workflow-Abzweigung für übergeordnete Jobs und wird in den Schritt SetDocPropsFromList versetzt. RICOH ProcessDirector:

  • Ruft die Extrahieren-Liste aus dem Verzeichnis /aiw/aiw1/clientfiles/pull ab.
  • Untersucht die Werte für das Merkmal Doc.Custom.PostalCode in der Dokumentmerkmaldatei innerhalb der Spooldatei für den Job.
  • Erstellt eine Spalte von Werten für das Merkmal Doc.Pull in der Dokumentmerkmaldatei.

    Wenn der Wert des Merkmals Doc.Custom.PostalCode mit einer der zwei Postleitzahlen in der Extrahieren-Liste übereinstimmt, legt RICOH ProcessDirector für das Merkmal Doc.Pull den Wert JA fest.

    Es legt für alle anderen Dokumente in der Dokumentmerkmaldatei für das Merkmal Doc.Pull den Wert NEIN fest.

Der Job wird in den Schritt Dokumente gruppieren versetzt, der jedes Dokument basierend auf dem Wert des Merkmals Doc.Pull einer von zwei Gruppen zuordnet.

Der Job setzt mit dem Schritt CreateJobsFromDocuments fort, der einen untergeordneten Job für jede Gruppe von Dokumenten erstellt, und übermittelt die untergeordneten Jobs an denselben Workflow.

Die untergeordneten Jobs durchlaufen die Workflow-Abzweigung für untergeordnete Jobs.

Wenn die untergeordneten Jobs den Schritt SetDocPropsFromConditions erreichen, legt RICOH ProcessDirector den Wert des Jobmerkmals Benutzerdefiniert 1 fest:

  • Bei dem untergeordneten Job, für dessen Merkmal Doc.Pull der Wert Ja festgelegt wurde, wird für das Jobmerkmal Benutzerdefiniert 1 der Wert Pull (Extrahieren) festgelegt.
  • Bei dem untergeordneten Job, für dessen Merkmal Doc.Pull der Wert Nein festgelegt wurde, wird für das Jobmerkmal Benutzerdefiniert 1 der Wert Print (Drucken) festgelegt.

RICOH ProcessDirector sendet die untergeordneten Jobs in Abhängigkeit vom Wert des Jobmerkmals Benutzerdefiniert 1 entweder zur Drucken-Abzweigung oder zur Extrahieren-Abzweigung des Workflows.

Der untergeordnete Job mit extrahierten Dokumenten wird in den Schritt EmailDocuments versetzt, und RICOH ProcessDirector sendet jede Police als PDF-Datei per E-Mail zum Kunden. Ein Kunde namens Max Mustermann erhält folgende E-Mail: 

An: Max.Mustermann@meinemail.deBetreff: Police für Max Mustermann
Anhang: Max Mustermann.pdf__________________________________________________Da die Postzustellung in der Postleitzahlregion 80455 unterbrochen wurde, haben wir eine PDF-Kopie Ihrer Police angehängt.

Der untergeordnete Job setzt dann mit dem Schritt WaitForRelatedJobs fort.

Der untergeordnete Job mit den auszudruckenden Dokumenten setzt mit dem Schritt WaitForRelatedJobs nach dem Schritt PrintJobs fort.

Wenn beide untergeordnete Jobs den Schritt WaitForRelatedJobs erreichen, werden sie von RICOH ProcessDirector zu dem Schritt RetainCompletedJobs gesendet.

Sobald die Postzustellung in Postleitzahlenregionen, die in der Extrahieren-Liste enthalten sind, wieder aufgenommen wird, entfernt der Administrator die Extrahieren-Liste aus dem Verzeichnis /aiw/aiw1/clientfiles/pull.

RICOH ProcessDirector druckt alle Dokumente in den Jobs, die den Workflow durchlaufen, bis der Administrator eine weitere Extrahieren-Liste im Verzeichnis pull ablegt.

Übergeordnetes Thema: Einsatzszenarios zum Extrahieren von Dokumenten aus einem Job