Schritte zum Entschlüsseln von PDF-Dateien hinzufügen

Wenn RICOH ProcessDirector eine verschlüsselte PDF-Datei empfängt, muss die Datei entschlüsselt werden, bevor sie verarbeitet werden kann.
Sie können beispielsweise zu Beginn Ihres Workflows einen Schritt hinzufügen, um kennwortgeschützte PDF-Dateien zu verarbeiten.

Wenn Sie eine PDF-Datei verschlüsseln, können Sie bis zu zwei Kennwörter angeben. Das Besitzerkennwort ist das Masterkennwort. Es entsperrt die Datei vollständig, damit der Empfänger sie lesen, Formularfelder ausfüllen und sogar den Inhalt der Datei bearbeiten kann. RICOH ProcessDirector Schritte benötigen die Zugriffsebene, die vom Besitzerkennwort bei der Verarbeitung von Jobs bereitgestellt wird, da sie diese PDF-Dateien häufig ändern.

Das Benutzerkennwort ist ein begrenzteres Kennwort. Es entsperrt die Datei, sodass sie gelesen, aber in keiner Weise bearbeitet werden kann.

Wenn die Datei keine sicheren Informationen enthält, können Sie sie verschlüsseln, damit sie dann ohne Kennwort geöffnet werden kann. Sie benötigt jedoch noch das Besitzerkennwort für Bearbeitungsfunktionen.

Schritte zum Entschlüsseln von PDF-Dateien hinzufügen:

  1. Klicken Sie auf die Registerkarte Workflow.
  2. Klicken Sie auf den Namen des Workflows, den Sie ändern möchten.
  3. Optional: Deaktivieren Sie den Workflow, indem Sie auf den Schalter links neben dem Workflow-Namen klicken. Wenn Sie den Workflow während der Bearbeitung nicht deaktivieren, werden Jobs, die diesen Workflow verwenden, weiterhin durch die Schritte des Workflows geführt. Wenn Sie speichern, wird der Workflow vorübergehend deaktiviert und dann wieder aktiviert. Jobs, die in dem Workflow verarbeitet werden, könnten in eine fehlerhafte Situation geraten.
  4. Fügen Sie zur Verarbeitung der verschlüsselten PDF-Dateien einen Schritt hinzu, der auf der Schrittschablone DecryptPDF basiert.
    Vergewissern Sie sich, dass sie den Schritt vor dem ersten Schritt im Workflow, der die PDF-Datei öffnen muss, hinzufügen, damit keine Verarbeitungsfehler auftreten. Die meisten Workflowschritte können verschlüsselte PDF-Dateien nicht verarbeiten.
  5. Geben Sie das Besitzerkennwort ein, das verwendet wurde, als die PDF-Datei verschlüsselt wurde.
    Wenn sich das Kennwort bei jedem Auftrag ändert, müssen Sie dem Bediener eine Möglichkeit geben, das Kennwort für jeden Job anzugeben. Sie können dem Workflow vor dem DecryptPDF-Schritt einen manuellen Schritt hinzufügen und ihm einen Namen geben, wie EnterOwnerPassword. Während der Verarbeitung wird der Job bei diesem Schritt gestoppt. Der Bediener kann das Merkmalnotizbuch für den Job öffnen und das Besitzerkennwort in der Registerkarte Enhance-PDF eingeben. Dann kann der Bediener den manuellen Schritt abschließen und das Kennwort steht zur Verfügung, wenn der DecryptPDF-Schritt ausgeführt wird.
  6. Geben Sie den Namen der Ausgabedatei an. Standardmäßig wird die entschlüsselte PDF-Datei im Spoolverzeichnis für den Job zur Druckdatei.
  7. Speichern und aktivieren Sie den Workflow.
Übergeordnetes Thema: Verwendung von Workflows vorbereiten