Aufbewahrung von Job- und Dokumentdaten planen

Sie sollten Folgendes festlegen:

• Die Dateien, die Sie speichern müssen.
• Die Merkmale, die Sie speichern müssen.
• Die Verlaufsdaten, die Sie speichern müssen.
• Die Punkte innerhalb des Workflows, an denen Sie die Job- und Dokumentdaten speichern müssen.
• Wie lange Sie die Job- und Dokumentdaten aufbewahren müssen.
• Wer Zugriff auf die Job- und Dokumentdaten haben sollte.
• Das System, in dem die Job- und Dokumentdaten gespeichert werden sollten.
• Welche Suchmerkmale Sie benötigen, um Job- und Dokumentdaten abzurufen, nachdem sie in einem Repository gespeichert wurden.
• Welche Jobmerkmal-Werte Sie zur weiteren Verwendung behalten müssen, wenn der Job aus einem Repository abgerufen wird

Diese Informationen helfen Ihnen bei der Entscheidung, wie viele Repositories Sie benötigen. Sie können dann die Repositories erstellen und StoreInRepository-Schritte in Ihre Workflows einfügen.

Dateien

Jeder StoreInRepository-Schritt kann eine Datei für jeden Job in einem Repository speichern. In Ihren Repositories können Sie jede Art von Datei speichern. Beispielsweise können Sie PDF-Dateien, JDF-Job-Tickets, AFP-Dateien, PostScript-Dateien oder komprimierte Dateien speichern. Sie können nur Merkmalwerte oder den Jobverlauf, aber keine Datei speichern.

Wenn Sie das PDF-Dokument-Unterstützung-Feature installiert haben, können Sie Daten, unter anderem einen PDF-Job, ein Dokument aus einem Auftrag oder Informationen zu einem Job, aus einem Repository abrufen und anzeigen. Wenn Sie das AFP-Unterstützung-Feature installiert haben, können Sie die gleiche Art von Daten für AFP-Jobs abrufen und anzeigen. Sie können nicht den Inhalt von Jobs oder Dokumenten in anderen Dateitypen anzeigen, können jedoch Merkmalwerte und den Jobverlauf anzeigen, falls Sie gewählt haben, diese Informationen zu speichern.

Sie können Repositories auf der Grundlage erstellen, von wem Sie Dateien erhalten oder wie Sie die Dateien in Ihrem Unternehmen verwenden. Beispiel:

• Eine Druckerei speichert vielleicht Dateien für jedes Kundenkonto in einem eigenen Repository.
• Eine unternehmenseigene Druckereiabteilung speichert vielleicht Dateien für jeden Geschäftsbereich in einem eigenen Repository. In einem Repository sind vielleicht Debitorenjobs und in einem anderen Repository Kreditorenjobs gespeichert.
• Ein Unternehmen speichert vielleicht Dateien für jedes Callcenter in einem eigenen Repository. Die Mitarbeiter des Callcenters haben einen schnellen Zugriff auf die Dateien, die sie für den Kundendienst benötigen.

Merkmale

Sie können die Werte von Job- und Dokumentmerkmalen mit oder ohne das Speichern einer Jobdatei oder eines Produktionsverlaufs speichern. Sie können auch die Werte von Merkmalen, die zwar mit einem Job verknüpft sind, aber die Merkmale anderer Objekte sind, und Dokumentdaten speichern, die nicht als RICOH ProcessDirector-Dokumentmerkmale definiert sind.

Sie können Job- und Dokumentmerkmale dazu verwenden, einen Job, ein Dokument oder Informationen über einen Job aus einem Repository abzurufen und die Informationen anzuzeigen. Informationen über den Job können mit dem Job verknüpfte Merkmale umfassen, wie zum Beispiel das Modell des zum Drucken des Jobs verwendeten Druckers und Dokumentdaten, die an RICOH ProcessDirector zurückgegeben werden, nachdem ein externes Programm die Dokumente in einem Job verarbeitet hat.

Da das Speichern von Merkmalen viel weniger Speicherplatz als das Speichern von Jobs erfordert, können Merkmalrepositories viel kleiner als Repositories sein, in denen Dateien gespeichert werden.

Sie können die zu speichernden Merkmale auf der Grundlage dessen festlegen, wie Merkmalinformationen in Ihrem Unternehmen verwendet werden. Beispiel:

• Ein Unternehmen könnte den Kundennamen, die Kontonummer und andere Informationen über jedes gedruckte Dokument sowie die Zahl der Seiten des Dokuments und das Modell des Druckers speichern, der zum Drucken des Jobs verwendet wird. Es ist möglicherweise nicht notwendig, Jobdateien zu speichern, in denen die Dokumente selbst enthalten sind.
• Eine interne Druckabteilung könnte Jobdateien, zum Abrufen der in jeder Jobdatei enthaltenen Dokumente benötigte Job- und Dokumentmerkmale und die von externer Postsoftware zurückgegebenen Postverarbeitungsdaten (zum Beispiel Adressänderungsinformationen) speichern. Obwohl die Postverarbeitungsdaten nicht als RICOH ProcessDirector-Dokumentmerkmale definiert sind, können die Mitarbeiter der Abteilung die Daten anzeigen, wenn sie ein Dokument aus dem Repository abrufen.

Produktionsverlauf

Sie können den Produktionsverlauf eines Jobs mit oder ohne das Speichern einer Jobdatei speichern. Sie können Verlaufssatzbenachrichtigungen zum Erfassen unterschiedlicher Detailstufen zur Jobverarbeitung einrichten und danach den Schritt StoreInRepository auf das Speichern von Verlaufssätzen einstellen. So können Sie beispielsweise Ihre Benachrichtigungen zur Aufzeichnung jeder Statusänderung für jeden Schritt in dem Workflow einrichten, der den Job verarbeitet. Sie können aber auch einschränken, was Sie aufzeichnen, indem Sie eine bestimmte Statusänderung wählen, wie zum Beispiel die Änderung des Jobstatus zu Abschluss im Schritt InsertJobs oder im Schritt PrintJobs.

Da das Speichern des Jobverlaufs weniger Speicherplatz als das Speichern von Jobs oder Dokumenten erfordert, können Jobverlaufrepositories viel kleiner als Repositories sein, in denen Dateien oder Dateien und Jobverlauf zusammen gespeichert werden.

Sie können Verlaufssatzbenachrichtigungen basierend darauf erstellen, wie Sie in Ihrem Unternehmen den Jobverlauf verwenden. Beispiel:

• Möglicherweise möchte eine Druckerei in der Lage sein, ihren Kunden genau mitzuteilen, wann ihre Jobs erhalten und gedruckt werden und wann sie abholbereit sind.
• Ein Unternehmen möchte vielleicht für bestimmte Kunden, deren Jobs sehr zeitsensibel sind, ein Prüfprotokoll für alle durchgeführten Verarbeitungsschritte erstellen.

Workflows

Sie können Dateien, Jobverlauf oder beides in einem Repository speichern, indem Sie einen Schritt basierend auf der Schrittvorlage StoreInRepository an einer beliebigen Stelle in den Workflow einfügen. Sie können in einem Workflow mehrere StoreInRepository-Schritte haben.

Wenn Sie Jobs an verschiedenen Stellen im selben Workflow speichern möchten, können Sie ein separates Repository für jeden Schritt erstellen. Sie könnten Jobs beispielsweise in einem Repository speichern, bevor Sie sie verarbeiten, sodass Sie ein Verzeichnis der Dateien haben, die Sie von den Kunden erhalten haben. Sie könnten Jobs in einem anderen Repository speichern, nachdem Sie sie gedruckt haben, wobei zusätzliche Produktionsangaben, wie beispielsweise postalische Barcodes, mit abgespeichert werden. Die von jedem Schritt gespeicherten Verlaufssätze enthalten nur die Jobstatusänderungen, die zum Zeitpunkt der Ausführung jedes Schritts aufgezeichnet wurden. Wenn Sie im Repository nach einem Job suchen, der durch mehrere StoreInRepository-Schritte verarbeitet wurde, werden mehrere Ergebnisse zurückgegeben. Jedes Ergebnis enthält nur die Verlaufsdaten, die zum Zeitpunkt der Ausführung des Schritts bekannt waren.

Hinweis: Manche Schritte, die Sie Ihren Workflows hinzufügen können, funktionieren nur auf Jobebene. Die Dokumente in den Jobs sind dabei nicht bekannt. Manche dieser Schritte, wie beispielsweise ReversePDFPageOrder, ändern die Seitenreihenfolge im Job ohne Berücksichtigung der Dokumentmerkmale, die mit jeder Seite verknüpft sind. Wenn die Seiten neu angeordnet werden, bleiben die Dokumentmerkmale mit ihren ursprünglichen Seitenpositionen verknüpft, obwohl der Inhalt der entsprechenden Seite vollkommen anders ist. Das Öffnen des Jobs in der Anzeigefunktion und das Suchen nach Dokumentmerkmalen führt dann zu falschen Suchergebnissen.

Sie erhalten beispielsweise eine Datei mit 50.000 Seiten von Ihrem Kunden. Der Workflow fügt Barcodes hinzu, sortiert den Job auf Basis von Postleitzahlen und stellt dann die Reihenfolge der Seiten um, sodass die letzte Seite zuerst gedruckt wird.

Wenn Sie den Job nach den Schritten IdentifyDocuments, IdentifyPDFDocuments, BuildAFPFromDocuments oder BuildPDFFromDocuments und vor den Schritten ReversePDFPageOrder oder ReverseOutputOrder in einem Repository speichern, können Sie die richtigen Dokumente in einem Job abrufen, indem Sie Dokumenteigenschaften als Suchkriterien verwenden. Wenn Sie den Job nach den Schritten ReversePDFPageOrder oder ReverseOutputOrder in einem Repository speichern, führt die Suche nach einem Dokument in einem Job zu unzuverlässigen Ergebnissen.

Nachdem Sie einem Workflow einen StoreInRepository-Schritt hinzugefügt haben, können Sie die Aufbewahrungsfrist im Schritt RetainCompletedJobs anpassen. Sie haben beispielsweise im Schritt RetainCompletedJobs eine lange Aufbewahrungsfrist festgelegt, weil Sie einen Job oder ein Dokument eventuell erneut Drucken müssen. Sie können diese Aufbewahrungsfrist reduzieren, weil Sie jetzt aus dem Repository erneut drucken können.

Aufbewahrungszeiträume

Falls Sie verschiedene Jobs oder Jobverläufe für verschieden lange Zeiträume aufbewahren müssen, dann erstellen Sie für jeden Aufbewahrungszeitraum ein separates Repository.

Wenn Sie zum ersten Mal ein Repository einrichten, sollten Sie vielleicht eine kurze Aufbewahrungsfrist festlegen, damit Sie die im Schritt StoreInRepository angegebenen Informationen prüfen können. Legen Sie einen Aufbewahrungszeitraum von 1 oder 2 Tagen fest, und senden Sie einen Musterjob durch den Workflow. Danach können Sie das Repository prüfen, um sich zu vergewissern, dass die richtige Datei mit ihren Merkmalen und Verlaufsdaten gespeichert wurde. Vergewissern Sie sich auch, dass die von Ihnen eingerichteten Verlaufssatzbenachrichtigungen die erwarteten Verlaufsdaten erfassen.

Sie können Jobs oder Dokumente nicht aus einem Repository löschen oder die mit abgespeicherten Merkmale ändern. Sorgen Sie also dafür, dass alle Informationen, die Sie abrufen möchten, verfügbar sind. Nachdem Sie Ihre Prüfung abgeschlossen haben, können Sie die Aktion Aufbewahrungsfrist ändern auf der Seite "Repositories" verwenden, um den Wert festzulegen, den Sie für Ihre Produktionsarbeit verwenden möchten.

Zugriff

Wenn Sie den Zugriff auf das Repository kontrollieren möchten, können Sie einen Wert für das Merkmal Speicherort des Repository festlegen. Nur Benutzer, die Zugriff auf den für das Repository festgelegten Speicherort haben, können die darin gespeicherten Dokumente und Jobs finden. Wenn verschiedene Benutzergruppen Zugriff auf verschiedene gespeicherte Jobs und Dokumente haben sollten, erstellen Sie ein separates Repository für jede Gruppe.

Speicherung im System

Wenn Sie die Dateien in Ordnern an verschiedenen Stellen in Ihrem Computersystem speichern möchten, erstellen Sie ein separates Repository für jeden Ordner. Sie können ein Repository auf dem lokalen System oder auf einem angeschlossenen Laufwerk an einer beliebigen Stelle in Ihrem Netzwerk erstellen.

Suchmerkmale

Sie können basierend auf im Archiv gespeicherten Job- oder Dokumentmerkmalen in einem Repository nach Jobs, Dokumenten und ihren Verlaufsdaten suchen und diese abrufen.

Legen Sie bei jedem StoreInRepository-Schritt in jedem Workflow die Merkmale fest, die Sie für die Suche nach gespeicherten Jobs, Dokumenten oder Jobverläufen benötigen. Sie könnten beispielsweise anhand der Jobmerkmale Jobname und Kundenname suchen. Sie könnten anhand des Dokumentmerkmals Mitgliedsnummer nach einem Dokument suchen.

Hinweis: Das Archiv-Feature stellt eine große Anzahl von Job- und Dokumentmerkmalen bereit, die Sie zur Suche nach Jobs und Dokumenten in einem Repository verwenden können. Überprüfen Sie die Werte für die Merkmale Zu speichernde Jobmerkmale und Zu speichernde Dokumentmerkmale der Schrittvorlage StoreInRepository. Wenn Sie benutzerdefiniertes Dokumenteigenschaften benötigen, können Sie diese erstellen, wenn Sie PDF- oder AFP-Dateien zur Verwendung mit Archiv erweitern.

In einem auf der Schrittvorlage StoreInRepository basierenden Schritt geben Sie das Repository an, in dem der Job gespeichert werden soll, sowie die Job- und Dokumentmerkmale, die für die Suche nach Jobs und Dokumenten in diesem Repository zu verwenden sind. Sie können dasselbe Repository für mehrere StoreInRepository-Schritte angeben. Sie können verschiedene Suchmerkmale für jeden Schritt angeben.

Wenn Sie verschiedene Suchmerkmale für verschiedene Jobs verwenden, sollten Sie in Erwägung ziehen, für jede Gruppe von Jobs mit unterschiedlichen Suchmerkmalen ein separates Repository zu erstellen.

Als Praxistipp empfehlen wir Ihnen Folgendes:

• Geben Sie dieselben Suchmerkmale für jeden Schritt an, der Jobs im selben Repository speichert.
• Speichern Sie Jobs mit verschiedenen Suchmerkmalen in verschiedenen Repositories.
• Wählen Sie die Merkmale sorgfältig aus, da Sie nach Speichern eines Jobs oder Dokuments im Repository dessen Merkmale nicht ändern und den Job oder das Dokument auch nicht aus dem Repository entfernen können.

Wenn die Suchmerkmale in einem Repository konsistent sind, zeigt RICOH ProcessDirector die Suchergebnisse schneller an und Daten können von den Benutzern leichter gefunden werden.

Repository A hat beispielsweise 15 Suchmerkmale. Die Merkmale sind für jeden Schritt dieselben, der Jobs im Repository speichert. Repository B weist 10 Suchmerkmale auf. Manche der in Repository B gespeicherten Jobs verwenden fünf der zehn Merkmale. Andere der in Repository B gespeicherten Jobs verwenden drei dieser Merkmale. RICOH ProcessDirector zeigt Suchergebnisse für Repository A schneller an, weil die zur Suche nach einigen Jobs verwendeten Merkmale sich von den Merkmalen unterscheiden, die zur Suche nach anderen Jobs verwendet werden. Die Benutzer, die Repository B durchsuchen, könnten verunsichert sein, welche Merkmale anzugeben sind. Wenn ein Job oder Dokument keinen Wert für die Eigenschaft aufweist, nach der ein Benutzer sucht, taucht der Job oder das Dokument in den Suchergebnissen nicht auf.

Suchgeschwindigkeit

Die Art und Weise, wie Sie Repositories einrichten, kann die Geschwindigkeit einer Suche im Repository beeinflussen. Beachten Sie die folgenden Punkte:

• Die Suche wird schneller durchgeführt, wenn ein Repository nur Jobs aufweist, die mit denselben Suchmerkmalen gespeichert wurden, und entsprechend langsamer, wenn das Repository Jobs aufweist, die mit einer Mischung unterschiedlicher Suchmerkmale gespeichert wurden.
• Weist ein Repository nur Jobs auf, die mit denselben Suchmerkmalen gespeichert wurden, verläuft die Suche schneller, wenn weniger Suchmerkmale gespeichert wurden.
• Kleinere Repositories können schneller als große Repositories durchsucht werden.
• Die Suchgeschwindigkeit wird nicht beeinträchtigt, wenn Sie Datendateien zusammen mit Merkmalen und Verlaufsdaten speichern.

Jobmerkmal-Werte beibehalten

Sie können die Werte von Jobmerkmalen, die bei der Verarbeitung eines Jobs festgelegt werden, speichern, um sie zu nutzen, wenn ein Job (oder ein Dokument im Job) aus einem Repository abgerufen und als neuer Job übermittelt wird. Wenn ein Job beispielsweise benutzerdefinierte Jobmerkmale hat, deren Werte besondere Verarbeitungsanforderungen anzeigen, können Sie diese Werte in einer Merkmalüberschreibungsdatei speichern und sie mit dem Auftrag oder Dokument übermitteln, wenn Sie es aus dem Repository abrufen.