文書要件を収集する

作成するワークフローに関連のある文書プロパティーを判別します。
ジョブ内の文書をソートまたはグループ化するために使用するプロパティーについて考えてみてください。

文書要件を収集するには、以下の操作を行います。

  1. 次の事項について検討します。
    • 文書の区別には、どの文書プロパティーを使用するか(文書同士の違いを決定するものは何か)。
    • PDF ファイルにある文書プロパティーに定義されるデータを利用するには、どの文書プロパティーを識別する必要があるか。
    • Advanced Function Presentation (AFP) ファイルにある索引タグ (タグ付き論理エレメント (TLE) とも呼ばれる) に定義されたデータを利用するには、どの文書プロパティーを識別する必要があるか。
    • 文書の追跡基準として、どのプロパティーを使用する必要があるか。たとえば、アカウント番号というプロパティーを定義すると、アカウント番号に基づいて文書を追跡できます。
    • InsertJobs ステップテンプレートを含む機能がインストールされている場合は、インサーターバーコードまたはインサーター制御ファイルにどのような情報を含めるか。たとえば、文書の郵便番号をインサーター制御ファイルに組み込むには、郵便番号という文書プロパティーを定義します。
    • 郵便に使用される機能がインストールされている場合は、各文書について郵便ソフトウェアで必要な情報は何か。
    • バーコードを追加する機能がインストールされている場合は、どの文書プロパティーをバーコードデータに追加する必要があるか。
    • Archive 機能がインストールされている場合は、格納しているリポジトリーから文書を取得するためにどの文書プロパティーを使用するか。
    • Preference Management 機能がインストールされている場合は、RICOH ProcessDirector の参照情報を処理するためにどの文書プロパティーを定義する必要があるか。
  2. 自分で導き出した答えから、定義するプロパティーを決定します。定義することになると考えられるいくつかのプロパティーを次に示します。
    • アカウント番号
    • 住所
    • 郵便キーライン
    • 各文書に固有のバーコードに含めるデータ
    • 郵便番号
    • 発送タイプ (速達郵便や普通郵便など)
    • 同封タイプ (折りたたむかどうかなど)