文書要件を収集する
作成するワークフローに関連のある文書プロパティーを判別します。
文書要件を収集するには、以下の操作を行います。
- 次の事項について検討します。
- 文書の区別には、どの文書プロパティーを使用するか(文書同士の違いを決定するものは何か)。
- PDF ファイルにある文書プロパティーに定義されるデータを利用するには、どの文書プロパティーを識別する必要があるか。
- Advanced Function Presentation (AFP) ファイルにある索引タグ (タグ付き論理エレメント (TLE) とも呼ばれる) に定義されたデータを利用するには、どの文書プロパティーを識別する必要があるか。
- 文書の追跡基準として、どのプロパティーを使用する必要があるか。たとえば、
アカウント番号
というプロパティーを定義すると、アカウント番号に基づいて文書を追跡できます。 - InsertJobs ステップテンプレートを含む機能がインストールされている場合は、インサーターバーコードまたはインサーター制御ファイルにどのような情報を含めるか。たとえば、文書の郵便番号をインサーター制御ファイルに組み込むには、
郵便番号
という文書プロパティーを定義します。 - 郵便に使用される機能がインストールされている場合は、各文書について郵便ソフトウェアで必要な情報は何か。
- バーコードを追加する機能がインストールされている場合は、どの文書プロパティーをバーコードデータに追加する必要があるか。
- Archive 機能がインストールされている場合は、格納しているリポジトリーから文書を取得するためにどの文書プロパティーを使用するか。
- Preference Management 機能がインストールされている場合は、RICOH ProcessDirector の参照情報を処理するためにどの文書プロパティーを定義する必要があるか。
- 自分で導き出した答えから、定義するプロパティーを決定します。定義することになると考えられるいくつかのプロパティーを次に示します。
- アカウント番号
- 住所
- 郵便キーライン
- 各文書に固有のバーコードに含めるデータ
- 郵便番号
- 発送タイプ (速達郵便や普通郵便など)
- 同封タイプ (折りたたむかどうかなど)