文書に関する情報の使用
文書を処理するすべての機能が、ジョブ内の個々の文書に関する情報を収集および追跡します。RICOH ProcessDirector は、情報 (顧客の名前や住所など) を文書内のデータから抽出します。Preference Management 機能を使用すると、各文書に関連付けられている個人や企業の顧客に関するその他の情報 (好きな映画や希望の文書送付方法など) を使用できます。文書自体にこの情報は含まれません。
個人や企業の顧客に関する情報は、次の 2 通りの方法で使用できます。
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文書の内容を変更する
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RICOH ProcessDirector による文書の処理方法を制御する
文書の内容を変更するには、文書プロパティーの値に基づいてマークアップを適用します。例えば、各顧客の好きな映画に関する情報があるとします。複数の異なる特典に対応するマークアップを作成します。好きな映画を表す RICOH ProcessDirector の文書プロパティーを定義します。好きな映画に関する情報をプリファレンスファイルとして RICOH ProcessDirector に送信します。RICOH ProcessDirectorは、この情報を使用して特典を選択し、各文書に適用します。
ワークフローで RICOH ProcessDirector が文書を処理する方法を制御するには、文書プロパティーの値に基づいて条件付きの処理を作成します。例えば、各顧客が希望する文書送付方法に関する情報があるとします。希望の送付方法を表す RICOH ProcessDirector の文書プロパティーを定義し、送付方法に関する情報をプリファレンスファイルとして RICOH ProcessDirector に送信します。送付方法を表す文書プロパティーの値をジョブプロパティーに割り当てることで、顧客向けの文書を印刷またはメールする条件付きの処理を作成します。この方法で、RICOH ProcessDirector は、送付方法ごとに別個のジョブを文書に作成できます。