PDFファイルを暗号化するステップを追加する
PDFファイルにパスワード保護を追加し、PDFファイルに対して実行できるアクションを制限するワークフローにステップを追加できます。
PDFファイルを暗号化するときは、1つまたは2つのパスワードを指定できます。所有者パスワードはマスターパスワードです。完全にファイルのロックを解除するので、受信者は、そのファイルを読み取ったり、フォームフィールドに入力したり、その内容を編集したりすることもできます。RICOH ProcessDirectorステップでジョブを処理する際、 所有者パスワードレベルのアクセス権が必要になります。こうしたステップで、PDFファイルがよく変更されるからです。
ユーザーパスワードは、さらに制限されたパスワードです。ユーザーパスワードによって、ファイルを読めるようにロック解除することはできますが、ファイルを編集することはできません。このパスワードは、次の両方のステートメントが真である場合にのみ必要です。
- 受信者は、ファイルを開いて読むためにパスワードを入力する必要があります。
- 受信者は、フォームへの入力や内容の編集など、文書の変更を禁止する必要があります。
ファイルにセキュアな情報が含まれていない場合は、パスワードなしで開くことができるように暗号化できますが、編集機能用の所有者パスワードが必要です。
PDFファイルを暗号化するステップを追加するには、次の手順に従います。
- ワークフロータブをクリックします。
- 変更するワークフローの名前をクリックします。
- オプション: ワークフロー名の左にあるスイッチをクリックして、ワークフローを使用不可にします。 編集中にワークフローを無効にしないと、このワークフローを使用するジョブは引き続きステップ内を進みます。保存するときに、ワークフローが一時的に無効になり、その後再度有効になります。ワークフローで処理されているジョブでエラーが発生する可能性があります。
- EncryptPDFステップを追加して、PDFファイルを処理します。ほとんどのワークフローステップでは、暗号化されたPDFファイルは処理できません。ワークフローエラーを防ぐために、このステップを配置する場所を慎重に選択します。例えば、暗号化されたPDFファイルを最終的な文書として配信する場合は、ステップをワークフローの最後のできるだけ近くに配置する必要があります。暗号化されたPDFファイルをプレビューとしてお客様に送信する場合は、ステップをワークフローの前半に配置できます。暗号化されたPDFファイルは、スプールディレクトリー以外の場所に保存してください。
- ファイルに設定する所有者パスワードを入力し、 パスワードで保護されたアクションレベルを選択します。
- パスワード保護されたアクションレベルが 編集、入力、読み取りに設定されていて、受信者にファイルを開くためのパスワードを入力させる場合は、 ユーザーパスワードを入力します。 パスワードで保護されたアクションレベルが、 編集または 編集、入力に設定されている場合は、 ユーザーパスワードは必要ありません。
- ワークフローの残りのステップでPDFファイルを開く必要がない場合は、暗号化PDFファイルプロパティーのデフォルト値を使用できます。ジョブのデフォルトの${JobID.print.pdf}は、ジョブのスプールファイルを置き換えます。暗号化されていないファイルのバージョンをスプールディレクトリーに保存して、さらに処理するためには、 暗号化PDFファイルプロパティーに次のような別の値を指定します。${getFileName(encrypted, pdf, write)}
- ワークフローを保存し、使用可能にします。