文書プロパティーと文書管理

文書プロパティーを定義する前に、文書管理のニーズを慎重に評価します。プロパティー数を制御する必要があるだけではなく、サイズも考慮する必要があります。1024文字のプロパティーは、32文字のプロパティーより多くのストレージスペースを使用します。

制限された文書プロパティーはデータベース表スペースを必要としませんが、プロパティーを含む各文書プロパティーファイル内の文書ごとにスペースを占めます。

データベース文書プロパティーを使用すると、（どのジョブに各文書が含まれているかを知ることなく）ユーザーインターフェースに文書情報を表示して、グローバルに文書を処理できますが、文書情報をデータベースに入れるとパフォーマンスが低下します。データベース内の文書プロパティーは、データベース表のスペースを使用します。プロパティーを更新するとログアクティビティーが増加して、データベース競合が発生する可能性があります。情報はデータベースのメモリーキャッシュに保存されます。プロパティーの数が少なくサイズが小さいと、データベースのメモリーキャッシュに保存できるレコード数が多くなり、システムパフォーマンスが向上します。

複数のステップとアクションにより、データベース内の文書が処理されます。処理中は、データベースシステムによってデータベースの行がロックされます。文書処理が多く発生するほど、システムリソースへの影響が大きくなります。ステップテンプレートを調節して、データベース内の文書を処理する同時ステップの数を制限することもできます。

これらのステップとアクションにより、以下のようにデータベースが更新されます。

• WriteDocumentsToDatabaseは、各文書へのエントリーをデータベースに追加して、文書IDを割り当てます。
• ReadDocumentsFromDatabaseは、データベースから文書情報を取り出して、文書プロパティーファイルに保管します。データベースは更新されません。
• CompleteDocumentsは、ジョブ内のすべての文書の状態を［完了］に変更します。
• CreateJobsFromDocumentsと CreateAFPJobsFromDocumentsは、文書と作成した子ジョブの間に新しい関連を作成します。
• RemoveJobsは、ジョブが削除されるときにRICOH ProcessDirectorに通知します。データベース内に文書があるジョブがRICOH ProcessDirectorによって削除されると、データベースから文書が削除されます。
• UpdateDocumentsInDatabaseは、文書プロパティーファイルの値を使用して、データベースの文書プロパティーを更新します。
• 再処理アクションを実行するには、文書処理機能による承認が必要です。ジョブの文書が他のジョブにも関連付けられている場合は、RICOH ProcessDirectorでオリジナルジョブを再処理することは文書処理機能で許可されません。
• 文書ポートレットから文書プロパティーノートブックを開くと、データベースから文書プロパティー値が取得されます。データベースに格納されているプロパティーだけがプロパティーノートブックに表示されます。

このリストには、データベースリソースの使用量に基づいてステップとアクションが順に表示されます。最もリソースを大量に使用する項目が最上段に表示されます。

1. RemoveJobs
2. CompleteDocuments
3. WriteDocumentsToDatabase
4. CreateJobsFromDocumentsまたはCreateAFPJobsFromDocuments
5. ユーザーインターフェースに［文書］テーブルを表示
6. ReadDocumentsFromDatabase
7. 再処理
8. ［文書］テーブルから文書プロパティーノートブックを開く