PDF ファイルを拡張する Archive
文書または履歴情報をリポジトリーに保存できるように、RICOH ProcessDirector Plug-in for Adobe Acrobat を使ってサンプル PDF ファイルを拡張します。
ファイルには、文書を識別するページグループと、リポジトリー内の文書を検索するための文書プロパティーが必要です。RICOH ProcessDirector Plug-in for Adobe Acrobat を使用して、ページグループを識別します。 文書プロパティーの定義など、この手順で使用する RICOH ProcessDirector Plug-in for Adobe Acrobat 機能については詳しくは、RICOH ProcessDirector Plug-in for Adobe Acrobat のオンラインヘルプを参照してください。
Archive 機能で使用する PDF ファイルを拡張するには、次の手順に従います。
- PDF ファイルを Adobe Acrobat Professional で開き、をクリックして、RICOH ProcessDirector Plug-in for Adobe Acrobat をアクティブなツールにします。
- テキストベースのページグループを定義するには、使用するテキストを囲むボックスを描画します。テキストに基づいていないページグループを定義するには、任意の場所でボックスを描画します。ページグループの定義をクリックします。
- ページグループドロップダウンメニューから 固定長ページグループの作成または 選択したテキストが見つかったときにページグループを開始を選択します。ページグループは、固定のページ番号または PDF ファイル全体を通して繰り返し現れるテキストに基づいて定義できます。例えば、ページ 1 が各文書の最初のページに表示される場合、このテキストを使用してページグループを定義できます。
- 注意:
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テキストを使用してページグループの開始を定義する場合、このテキストはすべての文書の最初のページ上の同じ位置に現れる必要があります。
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サンプル PDF ファイルを使用してページグループを定義する場合は、選択するテキストの内容と位置が、実動 PDF ファイル間で一致していることを確認してください。
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- OKをクリックします。
- ページグループドロップダウンメニューから 固定長ページグループの作成または 選択したテキストが見つかったときにページグループを開始を選択します。
- をクリックして、PDF ファイル内の文書が正しく定義されていることを確認します。
- リポジトリー内の文書を検索するために使用したい最初の文書プロパティーを定義します。
- キャプチャーするデータの左上隅の少し上の部分を左クリックします。マウスをドラッグしてデータを囲むボックスを描画します。ボックスは、PDF ファイル内の最も長いデータをキャプチャーすることが可能な十分な大きさにしてください。PDF ファイル内の一部の文字には、文字の間隔を空けるために、他の文字よりも空白領域を大きく使用するものもあります。キャプチャーしたデータは、ダイアログの選択されたテキスト領域に表示されます。
- ポップアップメニューから文書プロパティーの定義を選択します。
- ドロップダウンリストから、RICOH ProcessDirector 文書プロパティーを選択します。ドロップダウンリストに含まれていない文書プロパティーを必要とする場合は、これらのカスタム文書プロパティーを
docCustomDefinitions.xmlファイルで定義する必要があります。それから構成ファイルを更新するために docCustom ユーティリティーを実行すると、それらのプロパティーがデータベースに追加されます。新しい文書プロパティーをロードした場合、それ以降、文書プロパティーを定義するあらゆる場所で、これらの値を RICOH ProcessDirector Plug-in for Adobe Acrobat で利用できるようになります。ldocCustomDefinitions.xmlファイルの編集、 docCustom ユーティリティーの実行、RICOH ProcessDirector 文書プロパティーのロードについては、RICOH ProcessDirector: 文書処理機能のインストールを参照してください。 - ［配置条件］セクションを使用して、文書プロパティーデータを抽出するページを指定します。各文書の最初のページから文書プロパティーデータを抽出する場合は、規則に基づくページを選択し、 すべての表面ページを選択します。
- OKをクリックして、文書プロパティーを作成します。
- をクリックし、PDF ファイル内でいくつかのページグループをスクロールして、RICOH ProcessDirector Plug-in for Adobe Acrobat が各ページグループで正しい文書プロパティー値を抽出していることを確認します。
- キャプチャーするデータの左上隅の少し上の部分を左クリックします。マウスをドラッグしてデータを囲むボックスを描画します。
- 上記の手順を繰り返し、リポジトリー内の文書を検索するために使用したいそれぞれの文書プロパティーを定義します。
- ページグループ定義と文書プロパティーを保存する準備が整ったら、をクリックします。
- 制御ファイルに名前を付けるか、デフォルト値を受け入れます。保存をクリックします。確認メッセージが表示されます。 OKをクリックします。
- RICOH ProcessDirector サーバーの RICOH ProcessDirector システムユーザーがアクセスできるディレクトリー内に制御ファイルを送信します。注意: Archive ワークフローを作成するときは、制御ファイルの名前と位置を、IdentifyPDFDocuments ステップテンプレートまたは BuildPDFFromDocuments ステップテンプレートに基づく各ステップに指定します。