Ajout d'étapes permettant de chiffrer des fichiers PDF
Lorsque vous chiffrez un fichier PDF, vous pouvez spécifier un ou deux mots de passe. Le Mot de passe de propriétaire est le mot de passe principal. Il déverrouille complètement le fichier, de sorte que le destinataire puisse le lire, renseigner les champs du formulaire, et même modifier le contenu du fichier. Les étapes RICOH ProcessDirector nécessitent le même niveau d'accès que celui fourni par le Mot de passe de propriétaire lors du traitement des travaux, car elles apportent souvent des modifications à ces fichiers PDF.
Le Mot de passe utilisateur est un mot de passe plus limité. Il déverrouille le fichier de sorte qu'il puisse être lu, mais en aucun cas modifié. Ce mot de passe n'est nécessaire que si les deux conditions suivantes sont vérifiées :
- Le destinataire doit entrer un mot de passe pour ouvrir le fichier afin de le lire.
- Le destinataire ne doit pas être autorisé à modifier le document, par exemple, en remplissant des formulaires ou en modifiant son contenu.
Si le fichier ne contient pas d'informations sécurisées, vous pouvez le chiffrer afin qu'il puisse être ouvert sans mot de passe, mais que le Mot de passe de propriétaire soit nécessaire pour les fonctions de modification.
Pour ajouter une étape afin de chiffrer des fichiers PDF, procédez comme suit :
- Cliquez sur l'onglet Flot de travaux.
- Cliquez sur le nom du flot de travaux à modifier.
- En option: Désactivez le flot de travaux en cliquant sur le commutateur à gauche du nom du flot
de travaux. Si vous ne désactivez pas le flot de travaux pendant que vous le modifiez, les travaux qui l'utilisent continuent à suivre les étapes de la procédure. Lorsque vous enregistrez, le flot de travaux est momentanément désactivé, puis il est activé à nouveau. Les travaux qui sont en cours de traitement dans le flot de travaux pourraient se déplacer dans l'erreur.
- Ajoutez l'étape EncryptPDF pour traiter les fichiers PDF.La plupart des étapes du flot de travaux ne permettent pas de traiter des fichiers PDF chiffrés. Choisissez où vous placez cette étape avec soin afin d'éviter toute erreur de flot de travaux. Par exemple, si vous devez envoyer le document final sous forme de fichier PDF chiffré, cette étape doit être la plus proche possible de la fin du flot de travaux. Si vous devez envoyer le fichier PDF chiffré afin que le client ait un aperçu, cette étape peut être placée plus en amont dans le flot de travaux. Veillez à sauvegarder le fichier PDF chiffré à un autre emplacement que le répertoire spoule.
- Entrez le Mot de passe de propriétaire que vous souhaitez définir pour le fichier, puis sélectionnez le niveau Actions protégées par un mot de passe.
- Si le niveau Actions protégées par un mot de passe est défini sur Modifier, Saisir, Lire et que vous souhaitez que le destinataire entre un mot de passe pour ouvrir le fichier, saisissez un Mot de passe utilisateur. Si le niveau Actions protégées par un mot de passe est défini sur Modifier ou Modifier, Saisir, aucun Mot de passe utilisateur n'est requis.
- Si, lors des autres étapes du flot de travaux, il n'est pas nécessaire d'ouvrir le fichier PDF, vous pouvez utiliser la valeur par défaut pour la propriété Fichier PDF chiffré. Le travail par défaut, ${JobID.print.pdf}, remplace le fichier spoule du travail. Pour garder la version non chiffrée du fichier dans le répertoire spoule, en vue d'un traitement ultérieur, spécifiez une valeur différente pour la propriété Fichier PDF chiffré, telle que : ${getFileName(encrypted, pdf, write)}
- Enregistrez et activez le flot de travaux.