Remplacement des formulaires préimprimés
Au cours des cinq dernières années, cette banque a acheté dix banques plus petites. Elle se prépare actuellement à en acquérir d'autres. Elle utilise un système AFP pour imprimer ses documents internes sur des formulaires préimprimés. Ceux-ci contiennent tous des logos en couleur. Certains contiennent également des images d'arrière-plan ou des blocs de couleurs divisant chaque page en zones. Le système existant comprend les éléments suivants :
- RICOH InfoPrint Manager, avec la fonction Page Printer Formatting Aid (PPFA)
- Trois imprimantes InfoPrint 4000 par ligne en mode recto verso
- Deux imprimantes InfoPrint 4100 par ligne en mode recto verso
Les banques incorporées à la maison mère géraient différemment l'impression des documents. Certaines disposaient de leur propre atelier, tandis que d'autres sous-traitaient l'impression à des tiers. Le personnel de la banque principale amis un temps considérable à transférer en interne les opérations d'impression de ces banques, en commençant par celles des banques ayant sous-traité leurs impressions. Cinq modes opératoires ont été convertis. Par contre, les administrateurs des ateliers d'impression se trouvent confrontés à certains problèmes :
- L'augmentation de la charge de travail générée par ce fonctionnement en interne les oblige à augmenter la capacité d'impression de leurs systèmes.
- Chacune des banques incorporées possède toujours son propre logo et sa propre image de marque. Au moment de l'intégration de son processus d'impression, chaque banque disposait d'un minimum de cinq modèles de formulaire préimprimé, qui devaient être stockés et classés.
- Même si chaque type de formulaire préimprimé provient d'un même fournisseur, les couleurs présentent des différences notables.
- Il est prévu que les banques incorporées remplacent leurs logos et formulaires par ceux de l'entreprise mère, mais les dates ne sont pas encore fixées.
Bien sûr, le nombre croissant de formulaires à stocker impose des contraintes d'espace de stockage non négligeables. Les membres de l'équipe doivent donc imprimer plus, mais ils n'ont pas assez de place pour une autre imprimante par ligne en mode recto verso. S'ils pouvaient supprimer certains des documents à stocker, ils disposeraient de l'espace nécessaire pour installer une autre imprimante.
Solution
L'équipe Ricoh propose une solution d'impression couleur AFP pour effectuer les opérations suivantes :
- Transformation des formulaires préimprimés en documents couleur simples ; ces formulaires ne sont désormais plus nécessaires, ce qui permet de réduire la quantité de papier à stocker.
- Remplacement du logo et des formulaires de chaque banque acquise par ceux de l'entreprise mère, via un processus transparent.
- Optimisation de la gestion des ressources, afin d'améliorer le rendement.
- Uniformisation des couleurs d'un travail à l'autre.
La solution ajoute une imprimante par ligne InfoPrint 5000 en mode recto verso, et le programme AFP Resource Installer au système existant. Ensuite, elle met les autres composants à jour, de façon à ce qu'ils prennent en charge la gestion des couleurs AFP. La banque peut choisir les applications qui devront accepter les flots de travaux couleur, en tenant compte du fait que le rendement d'une imprimante par ligne InfoPrint 5000 sera moins important que celui d'une imprimante par ligne InfoPrint 4100. De plus, ces travaux d'impression ne pourront pas être exécutés sur une imprimante InfoPrint 4100 ou InfoPrint 4000 existante, car ces modèles ne prennent pas en charge les éléments couleur requis.
En se familiarisant avec le système, les techniciens d'imprimerie pourront préparer d'autres applications pour une migration finale vers la couleur, en leur ajoutant une fonction de prise en charge des échelles de gris de haute qualité, disponible sur les imprimantes InfoPrint 4100. Ensuite, ils pourront installer une autre imprimante couleur vers laquelle diriger les travaux d'impression (en remplaçant l'une des imprimantes par ligne InfoPrint 4000 existantes ou en supprimant suffisamment de documents pour créer l'espace disponible requis).
Diagramme de la solution d’ajout d’ et d’RICOH AFP Resource Installer et d'une imprimante InfoPrint 5000
Implémentation
Pour implémenter la solution d'impression couleur, les techniciens d'imprimerie de la banque travaillent avec l'équipe Ricoh en plusieurs phases :
- Planification de la solution d'impression couleur
- Déterminez l'emplacement de la bibliothèque de ressources, pour qu'elle soit accessible à toutes les applications qui en auront besoin.
- Déterminez les ressources qui devront ou pourront être sauvegardées sur l'imprimante, à des fins de réutilisation. Par exemple, les logos et les images d'arrière-plan devront probablement être conservés, contrairement aux fichiers de signatures.
- Installation et configuration du système
- Installez les imprimantes InfoPrint 5000.
- Appliquez les mises à jour de services permettant à RICOH InfoPrint Manager et à PPFA de prendre en charge les couleurs.
- Installation d'AFP Resource Installer.
- Configuration de la gestion des ressources pour une optimisation des performances
- Utilisez AFP Resource Installer pour installer les ressources CMR requises par les imprimantes InfoPrint 5000.
- Générez un fichier PDF à partir du formulaire préimprimé ou utilisez un logiciel graphique pour créer une image au format pleine page, qui servira d'image d'arrière-plan.
- Utilisez AFP Resource Installer pour installer le PDF ou l'image en tant que ressource d'objet données et associez-lui une ressource CMR de conversion des couleurs.
- Configurez RICOH InfoPrint Manager pour qu'il reconnaisse les bibliothèques de ressources utilisées par AFP Resource Installer et qu'il envoie des travaux d'impression à la nouvelle imprimante.
- Via PPFA, créez une définition de format et une définition de page appelant la nouvelle ressource
d'objet données.
Référez-vous à cet objet à l'aide de l'ID que vous avez indiqué lors de son installation.
- Copiez les définitions de format ou de page créées dans une bibliothèque de ressources existante.
- Test des opérations du système
- Créez un travail d'impression qui appelle les définitions de page et de format et pointe vers les nouvelles bibliothèques de ressources.
- Soumettez ce travail d'impression.
- Vérifiez la sortie couleur.