Traitement de fichiers PDF contenant des documents
Vous pouvez utiliser Plug-in RICOH ProcessDirector pour Adobe Acrobat pour définir des groupes de pages, des propriétés de document, des marques, des options de support et de finition pour un modèle de fichier PDF. Enregistrez ces définitions dans un fichier de contrôle.
Les étapes d'un flot de travaux extraient des informations sur les documents dans un fichier PDF et les stockent dans un fichier des propriétés de document, structuré comme une table. Le fichier des propriétés de document permet à RICOH ProcessDirector d'effectuer des opérations sur des documents individuels plutôt que sur l'ensemble du travail.
Lorsque vous créez un flot de travaux pour recevoir des fichiers PDF, vous incluez une étape basée sur le modèle d'étape IdentifyPDFDocuments. Spécifiez le fichier de contrôle Plug-in RICOH ProcessDirector pour Adobe Acrobat contenant la définition du groupe de pages et toutes les propriétés de document. Cette étape génère un fichier de propriétés de document qui représente un inventaire de tous les documents du travail.
Pour traiter des documents individuels, vous pouvez ajouter des étapes à la phase Assembler du flux de travail, basées sur les modèles d'étape suivants :
- GroupDocuments permet de classer tous les documents en groupes basés sur six propriétés de document maximum. Par exemple, si vous disposez d'un fichier de 5000 documents d'annexes de police d'assurance, vous pouvez tous les regrouper dans toutes les combinaisons de type de police (véhicule ou habitation) et d'état.
- SortDocuments permet de trier des documents selon six propriétés de document au maximum. Par exemple, vous pouvez classer par ordre alphabétique les annexes de police d'assurance dans chaque groupe de manière à obtenir toutes les polices véhicules des états de A à Z, suivies par les polices habitation des états de A à Z.
- SplitDocuments vous permet de diviser un travail volumineux en plusieurs travaux plus petits, en fonction du nombre de documents ou du nombre de feuilles dans le travail plus petit.
Chacune de ces étapes ajoute ou modifie des informations dans le fichier de propriétés de document sans modifier le contenu du travail PDF d'origine. Des informations sont ajoutées au fichier de propriétés de document créé initialement pour identifier tous les documents, par exemple l'emplacement de chaque document dans le fichier PDF réorganisé.
Après avoir défini les étapes permettant de classer les documents selon les nouveaux regroupement et ordre souhaités, ajoutez une étape à la phase Assembler du flot de travaux afin de générer un nouveau fichier PDF dont les documents individuels sont organisés selon cet ordre. Utilisez une étape basée sur le modèle d'étape BuildPDFFromDocuments si vous souhaitez créer un travail de sortie unique, basé sur les documents que vous venez de classer. Si, toutefois, vous souhaitez créer des travaux de sortie distincts parce que vous avez utilisé l'étape SplitDocuments ou vous souhaitez imprimer chaque groupe de documents créé par l'étape GroupDocuments séparément, utilisez pour cela une étape basée sur le modèle d'étape CreateJobsFromDocuments.
Pour permettre une manipulation plus complexe des documents, vous pouvez ajouter plusieurs fichiers de contrôle Plug-in RICOH ProcessDirector pour Adobe Acrobat qui définissent les différents repères à ajouter à chaque document. Indiquez le nom des fichiers de contrôle contenant ces définitions lorsque vous créez l'étape BuildPDFFromDocuments dans la phase Assembler d'un flot de travaux.
Le reste du flot de travaux qui traite les travaux PDF est identique à celui que vous obtiendriez si Prise en charge document PDF n'était pas installé. Des étapes peuvent permettre le repositionnement du travail d'impression si vous devez réparer un bourrage papier ou réimprimer des documents sélectionnés, et une étape basée sur le modèle d'étape PrintJobs gère le traitement de l'impression. Les étapes de la phase Terminé vous permettent de conserver le travail dans RICOH ProcessDirector pour un intervalle de temps que vous indiquez ; le travail est ensuite supprimé du système à l'expiration de cet intervalle.
Si vous souhaitez afficher les valeurs des propriétés de document dans l'interface utilisateur ou rechercher un document basé sur une valeur de propriété, incluez une étape WriteDocumentsToDatabase dans votre flot de travaux. Cette étape enregistre les valeurs de propriétés de document dans la base de données de documents.